النتائج 1 إلى 6 من 6

الموضوع: تحليل و تصميم نظام محاسبي03

  1. #1

    تاريخ التسجيل
    Mon, 29 Oct 2007 10 PM:44:00
    المشاركات
    832
    معدل تقييم المستوى
    7

    افتراضي تحليل و تصميم نظام محاسبي03

    نظام المعلومات المحاسبية

    تحليل وتصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية تهدف الدراسة في هذا الفصل توضيح الأهمية المتزايدة للمعلومات بصورة عامة والمعلومات المحاسبية بصورة خاصة في الوحدة الاقتصادية وضرورة تصميم نظام يحكم إنتاج تلك المعلومات وفق منهج معين يتفق مع إمكانيات واحتياجات الوحدة الاقتصادية منها ، إضافة إلى توضيح متطلبات عملية التصميم وما يجب على مصمم النظام مراعاته من قواعد ومبادئ معينة بهدف إنشاء نظام فاعل وكفوء في الوحدة الاقتصادية . وعليه ، يتطرق الموضوع الى أهمية تصميم و تحليل و تصميم نظام المعلومات المحاسبية .
    أهمية تصميم نظام المعلومات المحاسبية . . إن أي وحدة اقتصادية هي في حاجة دائمة ومستمرة إلى المعل و مات لكي تضمن البقاء والاستمرار في مزاولة نشاطاتها وتحقيق الأهداف التي تبغيها. وقد ازدادت أهمية المعلومات في الوقت الحاضر أثرها تشكل ركنًا أساسيًا ومهمًا من أركان الوحدة الاقتصادية ، وأخذ يوصف تدفقها بأنه يعادل في أهميته تدفق الدم في الجسم الإنساني. ويمكن إجمال العوامل التي أدت إلى زيادة أهمية المعلومات في الوحدة الاقتصادية بالآتي :
    1. النمو في حجم الوحدة الاقتصادية : إن ازدياد حجم غالبية الوحدات -من حيث ازدياد وتنوع العمليات التي تحدث فيها- قد أدى إلى حدوث واضح في : عدد العاملين الذين يعملون فيها ، عدد العملاء الذين يتعاملون معها ، ازدياد رؤوس الأموال المستثمرة فيها ، تعدد الجهات ذات المصلحة المشتركة فيها ، الأمر الذي يؤدي إلى ضرورة إنتاج المعلومات وتقريرها بصورة مستمرة ودائمة.
    .2ازدياد قنوات الاتصال في الوحدة الاقتصادية : إن تعدد وتعقد العمليات التي أصبحت ت م ارسها غالبية الوحدات في الوقت الحاضر أدت إلى ضرورة تقسيم العمل فيها ضمن اختصاصات معينة يتعلق كل منها بمستوى إداري محدد ، الأمر الذي أدى إلى ضرورة وجود وازدياد قنوات الاتصال بين بعضها البعض لأغراض التنسيق بين مختلف الأعمال الضرورية ، وبما يعني ضرورة توفير المعلومات بصورة راسية وأفقية وتبادلها مع بعضها البعض.
    . تعدد أهداف الوحدة الاقتصادية . : لم يعد هدف الوحدة محصورًا في الوقت الحاضر بتحقيق اكبر ربح ، بل تعددت أهدافها أثرها لتشمل خفض التكاليف ومنع الإسراف وتحسين الإنتاجية.
    4. التأثر بالبيئة الخارجية . : من الواضح أن الوحدة الاقتصادية تتأ ثر بالبيئة التي تعمل في نطاقها وتؤثر بها ، وقد ازدادت هذه العلاقة في الوقت الحاضر نتيجة لكثرة التغيرات التي يمكن أن تحدث في البيئة والناتجة عن تغير الظروف التكنولوجية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية في الدولة ، وما يحدث بينها من تغيرات تؤثر في القرارات و السياسات التي تتبعها الوحدة الاقتصادية ، وعلى إدارة الوحدة أن تكون على دراية كافية بهذه الظروف وما يحدث فيها من تغيرات حتى يمكن أن تتخذ الخطوات الضرورية لملائمة عملياتها ونظامها لتتماشى مع هذه التغيرات وتلك الظروف ، ولاشك أن ذلك يتطلب قدرًا كبيراً من المعل و مات التي يجب أن تتوافر عنها.
    ومن خلال ما تقدم يتضح أن وجود المعلومات في أي وحدة اقتصادية قد اصبح أمرًا ضروريًا ، ولكنه -حتمًا-ليس كافيًا لحل جميع المشكلات التي تواجهها الوحدة إن لم توضع تلك المعلومات في "نظام" يمكن من خلاله الحصول على أية معلومات لازمة وضرورية في الوقت المناسب وبالقدر المناسب ، حيث أن وجود نظام للمعلومات سوف يحدد جودة المعلومات (الجيد والسيئ منه ا) لكي تستفاد الوحدة من المعلومات الجيدة عندما يمكن النظام طالب المعلومات من استرجاعها فور الحصول عليها، الأمر الذي لا يؤدي إلى ضياع خبرات الوحدة الاقتصادية وتجاربها.
    وتحتل المعلومات المحاسبية موقعًا هامًا وأساسيًا في أي وحدة اقتصادية ، ولذلك توصف بأنها "العينين التي ترى بهم ا" حيث إنها تبين –في أي وق ت - أين تقف الوحدة الاقتصادية وفي أي اتجاه تسير ، كما يجب أن تعطي صورة واضحة و د قيقة وتفصيلية عن الموقف الاقتصادي للوحدة الاقتصادية . كما أن المعلومات المحاسبية تمثل عاملا هامًا من عوامل نجاح متخذ القرار من حيث أنها تؤثر في توقعاته بالنسبة للأحداث القادمة وتوضيح رؤيته وتحسين أو تنمية إدراكه بالقوى التي تؤثر في موقف معين ، إضافة إلى أنها تؤدي إلى زيادة فاعلية تحركه لكي يكون قادرًا على عملية الاختيار بين البدائل (اتخاذ القرار) .
    ونظرًا لأهمية المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن يصمم نظامًا يقوم بإنتاجها وتحديد الجيد منها لتقديمه إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد منه وبالكمية المطلوبة ، وفي الوقت المناسب وبما يتلاءم مع الاحتياجات المختلفة ، حيث أن الذاكرة البشرية تكون قاصرة عن الاحتفاظ بالكمية الهائلة من البيانات والمعلومات التي تحدث وتنتج في الوحدة الاقتصادية واسترجاعها في الوقت المناسب... وعليه فإنه إذا ما تم تصميم نظام للمعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية فإنه سوف يؤمن العلاقة بين كل من مراكز القرارات في الوحدة الاقتصادية ومراكز التنفيذ ، وذلك عن طريق الحصول على البيانات من الأقسام التشغيلية المختلفة وتشغيلها بما يتلاءم مع حاجة متخذي القرارات، وبالتالي تشغيل القرارات الإدارية المتخذة (كمدخلات جديدة) وإنتاج المعلومات التي يمكن أن تستفاد منها كافة الجهات (الداخلية والخارجية) .
    إضافة إلى ذلك فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية سوف يعمل على تحقيق الآتي:
    .1تشغيل البيانات التي تنتج عن الأحداث الاق تصادية في الوحدة لإنتاج المعلومات اللازمة للجهات التي يهمها أمر تلك الوحدة ، على أن يتم ذلك في ظل تحقيق اقل تكلفة وأكبر منفعة ممكنة.
    2. تحقيق الرقابة الداخلية على جميع العناصر المادية في الوحدة..... 3 . إنتاج وتقديم التقارير والقوائم المالية اللازمة لكافة المستفيدين ، بالدقة المطلوبة وفي الوقت المناسب والكمية المناسبة .... 4. تحديث البيانات أو ًلا بأول عن طريق خزنها وتصنيفها حسب الحاجة إليها . .

    تحليل نظام المعلومات المحاسبية .
    تمثل عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الأسس المهمة للوحدة الاقتصادية عندم ا ترغب بدراسة النظام القائم أو تعديله أو تطويره ، حيث أن عملية تصميم نظام المعلومات لا تقتصر على تصميم جديد للنظام فقط ، أصبحت قد يشمل تعديل أو تطوير النظام القائم ، مما يعني انه يلزم تحليل نظام المعلومات المحاسبية قبل تصميمه في الوحدات الاقتصادية القائمة والتي تمارس نشاطها الاقتصادي بصورة فعلية.
    وتعرف عملية تحليل النظام –بصورة عامة - بأنها "عملية تجزئة الكل إلى أجزائه مع تفحص هذه الأجزاء وبيان علاقة كل جزء بالآخر ، للخروج بسلسلة من الخطوات نحو تحقيق نتيجة معينة بأكثر الطرق فعالية " كما يصفها البعض بأنها "المنهج الرشيد في حل المشكلات.
    وعليه فإن عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية سوف تتعلق بتوضيح كافة إجراءات عمل النظام من حيث تحديد تلك الإجراءات وعلاقاتها مع بعضها البعض في سبيل تحديد مدى كفاءة النظام ، من حيث مدخلاته ومخرجاته ، وكذلك الوقوف على أية مشكلات أو اختناقات يمكن أن تعترض أي خطوة من خطوات عمل النظام في سبيل التعرف على أسبابها ومن ثم معالجة هذه الأسباب.
    أسباب تحليل نظام المعلومات المحاسبية . هناك العديد من الأسباب التي تقتضي القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية من أهمها:-
    1. وجود مشكلات أو اختناقات في عمل النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية... 2. الرغبة في تقييم عمل النظام والتأكد من سلامة إجراءاته المعمول بها . .
    3. الرغبة في تحسين إجراءات النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية وتطويرها . .
    . 4الرغبة في تغيير طريقة تشغيل النظام ، مثل الانتقال من النظام ال يدوي إلى النظام الإلكتروني أو بالعكس، وذلك طبقاً لمدى الحاجة إلى ذلك.
    جهات تحليل نظام المعلومات المحاسبية . تختص الجهة التي يقع على عاتقها القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية بعمليات فحص النظام –بكافة نظمه الفرعي ة - ودراسة مدى كفاءة وفاعلية النظام في ضوء الأهداف المرسومة لعمله في الوحدة الاقتصادية المعينة.
    وبذلك يفترض محلل نظام المعلومات المحاسبية أن تتوفر فيه الخصائص الآتية:
    .1أن يكون على إلمام واسع كاف بنشاط الوحدة الاقتصادية في سبيل تحديد العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها وتأثيرها على عمل نظام المعلومات المحاسبية.
    .2أن يكون على إلمام بإجراءات العمل المحاسبي المتبعة والمصطلحات المحاسبية السائدة فيها.
    .3أن تكون له القدرة على تحديد وتشخيص المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع توافر القدرة على إقناع الإدارة على ضرورة معالجتها وفق الاقتراحات التي يضعها لذلك.
    .4أن يكون على إلمام كا  ف بعدد من فروع المعرفة الأخرى مثل : الإدارة ، الاقتصاد ، بحوث العمليات ، العلوم السلوكية ، الحاسبات الإلكترونية وما إلى ذلك من العلوم التي لها علاقة بالعمل المحاسبي .
    ويلاحظ أن هذه الخصائص تتوافر في الأشخاص الذين يكونون على إلمام بعلم المحاسبة بصورة رئيسية ، وعليه فإنه من الممكن أن يقوم بتحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الجهات الآتية :
    - محاسب الوحدة الاقتصادية أو مجموعة من موظفي قسم المحاسبة فيها.
    - المدقق الخارجي للوحدة الاقتصادية... - - مكاتب الاستشارات الإدارية والمحاسبية ...- الجمعيات العلمية والمهنية المختصة بعلم المحاسبة. -
    متطلبات تحليل نظام المعلومات المحاسبية
    بعد تحديد الجهة التي تقوم بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية (أو أي نظام فرعي ضمنه) ، يتطلب من محلل النظام الآتي :
    .1تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع وضع الاقتراحات والبدائل اللازمة لمعالجتها.
    .2تحديد نطاق عملية التصميم اللازمة ، من حيث تصميم نظام كامل جديد أو تعديل بعض أجزاء النظام القائم.
    .3دراسة وتحديد تكاليف عملية التصميم المقترحة بنا  ء على نتائج عملية التحليل ، وتوضيح مبررات المع الجة (عن طريق التصمي م ) من حيث المنافع التي يمكن الحصول عليها في حالة التصميم الجديد .
    .4تقديم تقرير مف  صل إلى إدارة الوحدة الاقتصادية بكافة المقترحات ، كي تعقد الإدارة اجتماعًا تدرس فيه نتائج تحليل النظام ، وتبين درجة موافقتها على ما تراه مناسبًا ، إضافة إلى قيامها بتحديد الجهة التي تقوم بعملية التعميم المقترحة.
    أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية
    تمثل أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية مجموعة الطرق التي يمكن أن يلجأ إليها محلل النظام في سبيل حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات في نظام المعلومات المحاسبية وتحديد أسبابها وبالتالي اقتراح معالجتها في ضوء ذلك .
    وبصورة عامة ، يمكن تصنيف أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية استنادًا إلى مدى القدرة على حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات القائمة سواء من قبل مستخدمي النظام أو من قبل محلل النظام مباشرة وكما يلي:
    أو ًلا. الأساليب المعتمدة على مستخدمي النظام . يمكن من خلال هذه الأساليب التعرف على مواطن الضعف في النظام القائم وبالتالي حصر وتحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، وذلك من خلال إمكانية ذلك .
    1. المقابلات الشخصية . حيث يحرص محلل النظام على مقابلة الأفراد الذين يخدمهم النظام (وخاصة من داخل الوحدة الاقتصادية) في سبيل تبادل الآراء والمقترحات التي من شأنها أن تساهم في تحديد المشكلات والاختناقات التي تواجههم ، ومن ثم التوصل إلى الحلول السليمة بشأنها.
    ويتطلب نجاح هذا الأسلوب من محلل النظام ضرورة توافر الآتي :
    آ. القدرة على إدارة الحوار والمناقشة مع المستويات الإدارية المختلفة وإقناعها بأهمية عملية التحليل ، وذلك لضمان الحصول على الإجابات الصحيحة والدقيقة للأسئلة المطروحة.
    ب. التحديد المسبق لموعد المقابلة وتهيئة الأسئلة اللازمة بما يتعلق بعمل النظام الذي يتم تحليله.
    ويتميز أسلوب المقابلات الشخصية بالمرونة في الحصول على المعلومات ، حيث أن الحوار المباشر بين كل من محلل النظام ومستخدمي النظام يتيح الفرصة للحصول على معلومات تفصيلية قد لا تتيحها الوسائل الأخرى نتيجة الجماليات ملاحظة محلل النظام للمستخدمين والظروف المحيطة بهم إضافة إلى ذلك فإن هذا الأسلوب يتيح للمحلل التأكد من مصداقية الإجابات التي يدلي بها المستخدمون نظرًا لإمكانية التعرف عن قرب للكيفية التي يتبعها المستخدمون في الت ع بير عن احتياجاتهم إضافة إلى إتاحة الفرصة لتوضيح أو إعادة صياغة ما قد يتم توجيهه من أسئلة للمستخدمين في حالة غموضها.
    إلا انه يمكن القول أن هذا الأسلوب قد يتعرض لبعض الانتقادات من حيث عدم قدرة المستخدمين على تحديد المشكلات أو الاختناقات التي تواجههم من خلا ل استخدام النظام أو عدم قدرتهم على توضيح وجهة نظرهم فيما يتعلق بكيفية حلول تلك المشكلات المطروحة .
    2. قوائم الاستبيان . . يمكن لمحلل النظام استخدام أسلوب قوائم الاستبيان في سبيل التخفيف من الانتقادات الموجهة لأسلوب المقابلات الشخصية ، إضافة إلى انه يفضل استخدام هذا الأسلوب في حالة وجود عدد كبير من المستخدمين وبالتالي عدم إمكانية إجراء مقابلات شخصية معهم خلال الفترة الزمنية المحددة للقيام بعملية التحليل.
    وتتضمن قوائم الاستبيان مجموعة من الأسئلة يطلب من الأفراد الموجهة لهم الإجابة عنها ، وقد تصمم الأسئلة بطريقة عامة عن المشكلة والمعلومات التي يحتاجها المديرون المختلفون وتوقيت لحصول عليها ومدى التفاصيل أو قد يتم تصميها بصورة تفصيلية موجهة لكل مدير على حدة.
    ولنجاح هذا الأسلوب يجب مراعاة طبيعة ونوعية الأسئلة الموجهة لمستخدمي النظام بحيث يراعى أن تصمم الاستبانة لتكون الإجابات فيها على أسئلة محددة ، فإذا كانت الإجابة بالنفي على سؤال معين فإن ذلك يعني وجود مشكلة أو عيب معين يجب معالجته ، مع ملاحظة أن تكون الأسئلة واضحة ومفهومة وشاملة بحيث تتلافى الغموض واللبس والتفسير المغاير أو تتجاهل بعض النقاط المهمة .
    ويمتاز أسلوب قوائم الاستبيان بمجموعة من المزايا أهمها:
    أ. انخفاض تكاليف تجميع البيانات ، حيث يمكن إرسال قوائم الاستبيان بالبريد أو غيره من الوسائل ، كما يمكن توزيعها على عدد كبير من الأفراد في وقت واحد وبالتالي الحصول على كم هائل من المعلومات في وقت قصير.
    ب. إمكانية تنميط العبارات المستخدمة في صياغة الأسئلة وثبات تسلسلها ، وكذلك توحيد التعليمات الخاصة بالإجابة عليها ، وهذا كله يؤدي إلى توحيد جانب كبير من المعلومات المرتبطة باحتياجات المستخدمين على كافة المستويات الإدارية .
    ج. شعور المستخدمين بحرية اكبر وثقة أعلى وهم بصدد الإجابة على ما تتضمنه القائمة من أسئلة وخاصة في تلك الحالات التي لا يطلب فيها ذكر أسماءهم الشخصية ، فهذا بلا شك يتيح لهم فرصة التعبير عن آرائهم بقدر اكبر من الحرية ، خاصة وأن قوائم الاستبيان لا تنطوي على ضرورة الإجابة الفورية للمستخدمين على ما يقدم إليهم من أسئلة.
    ومع ذلك فإن هناك بعض الانتقادات على أسلوب قوائم الاستبيان من أهمها إمكانية إهمال الإجابة على القائمة أو على بعض الأسئلة التي يحتويها أو عدم الدقة في الإجابة .. الخ من المعوقات الأخرى.
    وفي محاولة للجمع بين مزايا أسلوب المقاب لا ت الشخصية وقوائم الاستبيان فقد اقترح البعض إرسال قائمة الاستبيان إلى مستخدمي المعلومات (للنظام الذي يتم تحليل ه ) ، وذلك قبل إجراء المقابلات الشخصية ، مما يتيح لهم الاستعداد لاستيفاء قائمة الاستبيان بصورة أكثر تعبيرًا عن احتياجاتهم الفعلية واستخداماتهم للمع لومات واكتشاف المعوقات التي تعتري ذلك.

    ثانيًا. الأساليب المعتمدة على محلل النظام
    وهي مجموعة الأساليب التي يتم القيام بها من قبل محلل النظام مباشرة في سبيل تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام الواجب تحليله ، وهي تشمل الآتي :
    1. الملاحظات حيث يقو م محلل النظام بالاطلاع على كافة العمليات المتعلقة بالنظام الذي يقوم بتحليله وتحديد المشكلات والاختناقات من خلال ملاحظاته المباشرة ، وهو يعتمد في ذلك على خبرته وقدرته في ضوء ما يجب أن يكون عليه عمل النظام.
    ويمكن لمحلل النظام أن يعتمد في استنتاجاته من خلال الملاحظات عن طريق الاطلاع على دليل عمل النظام والمستندات والدفاتر والسجلات الخاصة بالنظام إضافة إلى الاطلاع على التقارير أو الشكاوي التي سجلت على عمل النظام من قبل من قبل الإدارات والأقسام المرتبطة بعمل النظام أو من قبل العملاء والموردين والجهات الأخرى التي لها علاقة بنتائج عمل النظام .
    ويلاحظ في كثير من الأحيان أن هناك عدداً كبيراً من العمليات المتعلقة بالنظام والتي يصعب على محلل النظام القيام بدراستها والاطلاع عليها ميدانيًا وتثبيت الملاحظات الخاصة بكل منها ، ولذلك قد يلجأ محلل النظام إلى استخدام أسلوب م تعارف عليه هو أسلوب العينات الإحصائية للوصول إلى نتائج مدعمة لحل المشكلات .

    2. استخدام خرائط التدفق Flow Charts .تستخدم خرائط التدفق في تصوير النظام ومكوناته وعلاقاته مع النظم الأخرى من خلال الرسوم التخطيطية التي تبرز الإجراءات المتبعة في ذلك .
    وهناك العديد من أنواع خرائط التدفق التي يمكن أن يعتمد عليها محلل النظام من أهمها:
    أ. الخريطة التنظيمية . تهدف الخريطة التنظيمية إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية في صورة راسية (عامودية) لتحديد مراكز المسؤولية الحالية في الوحدة الاقتصادية ومعرفة فيما إذا كانت هناك مجهود ات ضائعة أو تعارض في الاختصاصات إضافة إلى تحديد نقاط الضعف في نظام الرقابة الداخلية. ويتطلب استخدام الخريطة التنظيمية ضرورة الوضوح فيها من حيث فصل الوظائف الرئيسية عن الوظائف الاستشارية ، إضافة إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية التي تربطها مع بعضها البعض.
    ولكي يستطيع محلل نظام المعلومات المحاسبية من تحديد وحصر المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، فإن الأمر يتطلب ضرورة معرفة توصيف كل وظيفة من تحليل قياس العمل الذي يتم من خلاله تتبع النشاط الذي يقوم به كل عامل وقياس حجم الأعمال التي يتم إنجازها والو قت اللازم لكل مهمة من المهام التي يتم تأديتها ، وبالتالي يتم الحصول على البيانات الكافية عن المهام التي يؤديها الأفراد في مختلف الأقسام ، حيث أن ذلك يساعد في تحديد معدل المخرجات ومستويات الإنتاجية وبما يتيح معرفة مدى استغلال طاقة كل فرد ، وبالتالي يصبح بالإمكان إعادة توزيع العمل بين الموظفين بما يكفل كفاءة النظام ككل ومعرفة ما إذا كان هذا النظام قادر على استيعاب أي زيادة متوقعة في حجم الأعمال .
    تحليل توزيع الأعمال ، الذي يظهر توزيع الوقت الذي يستغرقه الموظف في المهام المنوط بها إليه ، حيث يتم في شكل مصفوفة إظهار الوقت الذي قضاه كل موظف في كل مهمة على حدة ، ومن خلال هذه المصفوفة يستطيع محلل النظام تحديد افضل توزيع ممكن للمهام.
    ب. خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات) . وهي تهدف إلى توضيح خطوط المسؤولية في صورة أفقية بين الوظائف الفرعية في الوحدة الاقتصاد ية ومن خلال توضيح تدفق البيانات وخطوط سير المستندات وانتقالها بين مختلف الإدارات والأقسام في سبيل التعرف على نقاط الضعف في الدور المستندية وازدواجية العمل التي تحدث فيها دون نبرر واضح.
    وعليه ، فإن محلل النظام سوف يقوم بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية من العمليات الأساسية في الوحدة الاقتصادية وتقييمها في ضوء ما يجب أن تكون عليه لكي يتمكن من حصر المشكلات والاختناقات في كل منها:
    ولكي يقوم محلل النظام بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية ، فإن الأمر يتطلب منه تحديد الآتي :
    - طبيعة العملية المراد بعداد خريطة إجراءات لها ... - الإجازات والأقسام ذات العلاقة المباشرة بالعملية .... - خطوط سير المستندات بين الإدارات والأقسام .
    -- عدد النسخ المطلوبة من المستندات والتقارير المطلوب إعدادها لكل الإدارات والأقسام.
    وفي سبيل تسهيل إعداد خرائط الإجراءات ، فإن هناك رموز متفق عليها بين المحاسبين والمدققين ومحللي النظم يستخدم في إعداد خرائط الإجراءات لتسهيل العمل بها وفق فهم متقارب ، يمكن توضيح أهمها بالآتي :

    حالة عملية

    تقوم إحدى الشركات الصناعة باستخراج تقارير تكاليف الإنتاج وتقارير انحراف التكاليف اعتمادًا على مجموعة من المست ندات والتقارير التي يتم تداولها بين كل من :
    إدارة الشؤون التجارية، إدارة التخطيط والمتابعة ، إدارة الحاسوب ، إدارة الإنتاج، إدارة الحسابات ، وتشمل هذه المستندات والتقارير كل م ن : جدول المبيعات المقدرة، تقارير عن المخزون ، جدول تعليمات الصنع ، مستندات تخطيط ا لإ نتاج ، جداول الإنتاج ، بطاقات الحركة ووقت العمل .
    ويمكن توضيح كيفية تدفق المستندات بين الإدارات المختلفة كما يلي :
    - جدول المبيعات المقدرة .1يمكن الحصول على جدول المبيعات المقدرة من خلال الحاسوب (الذي خزنت فيه البيانات اللازمة للموازنة التخطيطية الخاصة بالمبيعات) ، ويرسل إلى إدارة الشؤون التجارية – قسم المبيعات لتأييده وإرساله إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لكي يتم في ضوئه إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
    - تقارير عن المخزون .2استنادًا إلى البيانات المخزونة في الحاسوب والخاصة بنظام المخازن ، يتم استخراج تقارير عن المخزون تشمل : تقرير عن مخزون المواد الأولية ، تقرير عن مخزون الإنتاج التام ، بهدف إرسالها إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لأخذها بنظر الاعتبار عند إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
    - جدول تعليمات الصنع .3في ضوء ج دول المبيعات المقدرة وتقارير المخزون ، تقوم إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بإعداد جدول تعليمات الصنع (الأمر بالإنتاج ) بنسختين ، ترسل الأولى إلى الحاسوب وتحفظ النسخة الأخرى لديها لحين إكمال الإنتاج (لأغراض المقارنة) .
    4. مستندات تخطيط الإنتاج . وهي تشمل أمر الإنتاج وأذن صرف المواد التي يتم استخراجها بواسطة الحاسوب استنادًا إلى البيانات السابقة، وكالآتي:
    أ. أمر الإنتاج ، يتم إعداده بنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص، بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية.
    ب.إذن صرف المواد ، يتم إعداده بنسختين ترسلان معًا إلي إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتأييدهما وحفظ النسخة الأولى لديها . بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الشؤون التجارية مخزن الخامات لإعطاء الأمر بالصرف وإعادتها إلى الحاسوب مرة أخرى (للتحديث).
    5. جدول الإنتاج . يتم استخراج جدول الإنتاج بواسطة الحاسوب وبنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص (للتنفيذ) .
    6. بطاقات الحركة ووقت العمل . تقوم إدارة الإنتاج في المعمل المختص بإعداد بطاقات Move Tickets الحركة التي تبين تقدم العمل وانتقاله من حط إنتاجي إلى آخر ، إضافة إلى إعداد بطاقة بالوقت الفعلي الذي يستغرقه العمل في ذلك ، ثم ترسل إلى الحاسوب.
    7. تقرير تكاليف الإنتاج وانحراف التكاليف . في ضوء ال بيانات السابقة يمكن استخراج التقارير اللازمة عن العمليات الإنتاجية المنفذة وتشمل : تقرير تكاليف الإنتاج الذي يتم إرساله إلى إدارة الحسابات لقيده في دفاتر اليومية ، وتقرير انحراف التكاليف الذي يتم إرساله إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتوضيح أسباب الانحراف ، وكذلك لحفظ النسخة لديها.
    ج. خرائط النظم System Flow Charts وهي تتعلق بالنظم الفرعية التي يتكون منها النظام القائم ، حيث تعد خر يطة لكل نظام فرعي على حدة ، وتوضح مدخلاته ومخرجاته وتسلسل الإجراءات التي تستخدم فيه ، للوقوف على الإجراءات غير الضرورية ومعالجتها في ضوء ما هو مطلوب من كل نظام فرعي في النظام الكلي المطلوب تحقيق ه . وتستخدم في إعداد خرائط النظم ذات الرموز والأشكال المعتمدة في إعداد خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات ) .

    3. استخدام جداول القرارات . يعرف جدول القرار ات بأنه عرض جدولي يوضح المنطق الذي يتم اتخاذ القرارات بنا  ء عليه في نظام أو برنامج معين.
    وتستخدم جداول القرارات في الحالات التي تحكمها اعتبارات وشروط متعددة ، حيث أنها تعد أداة توثيقية تساعد على فهم وتحليل النظام القائم وكيفية المعالجة التي وضعت لعمل ال نظام ، حيث يمكن عن طريق هذه الجداول القيام بتلخيص حالات معقدة لاتخاذ القرارات بما يسهل عملية تحليل النظام بصورة مكملة لخرائط التدفق المتبعة (وليس بدي ً لا عنها) .
    ولغرض إعداد جدول القرارات لابد من معرفة مكوناته التي تشمل الخلايا الآتية:
    خلية الشروط المحتملة Condition Stub .1خلية إجابات الشروط Condition entries .2خلية القرارات المحتملة Action Stub .3خلية القرارات المتخذة Actions entries .4والتي يمكن توضيحها من خلال شكل الجدول المبسط الآتي :
    إجابات الشروط Condition entriesالشروط المحتملة Condition Stubالقرارات المتخذة Action entries Actions Stubالقرارات المحتملة
    ويلاحظ أن جدول القرارات هو عبارة عن مصفوفة تتكون من مجموعة من الصفوف والأعمدة التي يمكن توضيحها كما يلي:
    .1تمثل الشروط المحتملة كافة الظروف التي يمكن مواجهتها في حالة معينة ، وهي تدخل في جدول القرارات كأس ئلة محتملة يحتل كل سؤال فيها صفًا ضمن خلية الشروط المحتملة.
    .2تمثل إجابات الشروط مجموعة الإجابات التي يمكن أن تواجهها الأسئلة المحتملة ، وتكون الإجابة على كل سؤال (احتمال) (بنعم) أو (لا) من خلال مجموعة الأعمدة التي يتم تكوينها ضمن خلية إجابات الشروط.
    ويمكن تحديد عدد الأعمدة لإجابات الشروط وفق الصيغة الرياضية الآتية : عدد الأعمدة = 2 ن + 2
    حيث أن : ن: عدد الشروط
    فإذا كان عدد الشروط المحتملة ( 3) فإن عدد الأعمدة سوف يكون : 8 أعمدة = 2 + 2 × 3
    ويمثل عدد الأعمدة الحد الأعلى الذي يمكن أن تكون عليه إجابات الشروط، ويمكن تقليل عدد الأعمدة عن ذلك من خلال الممارسة العملية والقدرة على دمج الإجابات المتشابهة والمتكررة .
    .3تمثل القرارات المحتملة كافة القرارات التي يمكن اتخاذها ، وبالتالي فهي تمثل مجموعة الصفوف ضمن المصفوفة اعتمادًا على عدد القرارات المحتملة.
    .4تمثل القرارات المتخذة ، القرار الذي يتم الموافقة أو عدم الموافقة عليه في ضوء الشروط المحتملة وإجاباتها ، وذلك من خلال وضع علامة ( X ) في خلية تقاطع الأعمدة والصفوف لكل حالة من الحالات .

    تصميم نظام المعلومات المحاسبية . تتعلق عملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية بتنظيم العلاق ة بين عناصره وأجزائه، من خلال ترجمة الأهداف التي تبغي تحقيقها إلى نظام كامل وقابل للتشغيل بأقل تكلفة وأعلى منفعة ممكنة.
    ونظرًا لتشعب العلاقات بين نظام المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الفرعية الأخرى في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن تحدد الجهة التي تقوم بتصميم النظام على أساس إلمامها الواسع بكافة العلاقات التي يجب أن يؤمنها النظام وارتباطاتها مع بعضها البعض لكي يكون النظام المراد تصميمه فاع ً لا وكفوءًا بالدرجة المطلوبة .
    ولكي يتم تحقيق ذلك فإن الاتجاه السائد الآن هو أن يتولى المحاسب القيام بدور مصمم نظم المعلومات ، حيث يؤيد الكثير من الكّتاب ذلك بأقوالهم :
    -إن على المحاسب أن يأخذ زمام المبادرة في تصميم النظم ومن ثم تهيئة نفسه لمهنة جديدة بد ً لا من مجرد استمراره في مهنة قديمة .
    -إذا ما أراد المحاسب أن يحتفظ بسيطرته على توفير المعلومات المحاسبية للإدار ة فإن عليه أن يسعى إلى الحصول على النصيب الأكبر في تصميم وتشغيل نظام المعلومات.
    -إن عصر الحاسب قد وّفر للمحاسب لان يصبح مديرًا للمعلومات ، ويلاحظ أن قيام المحاسب بتصميم نظم المعلومات يعتبر أمرًا ممكنًا ، حيث أن عمل المحاسب يتطلب منه القيام بعمليات التجميع و القياس والتحليل للبيانات المالية وغير المالية وتجهيز المعلومات وتوزيعها إلى الجهات المستفيدة منها إضافة إلى تعامله مع النظم الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مما يؤدي إلى توسيع دائرة تأثيره وسلطته عليها وبالتالي توسيع مجال خدماته في الوحدة الاقتصادية.

    مناهج تصميم نظام المعلومات المحاسبية . يعرف المنهج Approach بأنه : الطريق المؤدي إلى الكشف عن الحقيقة في العلوم بواسطة طائفة من القواعد العامة التي تهيمن على سير العقل وتحدد عملياته حتى يصل إلى نتيجة معلومة.
    وعليه ، فإن منهج تصميم نظام المعلومات المحاسب ية هو : أسلوب علمي يعتمد على قواعد وإجراءات معينة في تنظيم العلاقة بين عناصر وأجزاء النظام بهدف المساعدة في تقديم المعلومات الخاصة بحل المشكلات في الوحدة الاقتصادية.
    وقد تعددت المناهج المتبعة في تصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية اعتمادًا على عدة عوامل أهمها:-
    .1حجم الوحدة الاقتصادية ، من حيث العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها يوميًا ، وما ينتج عنها من زيادة في كمية البيانات التي ينبغي تشغيلها وانتاجها كمعلومات في صورة تقارير وقوائم مالية بالكمية المناسبة وفي الوقت المناسب.
    .2طبيعة ا لعلاقات التنظيمية السائدة في الوحدة الاقتصادية ، من حيث تعدد وتنوع الوظائف والمستويات الإدارية وعلاقاتها الأفقية والراسية مع بعضها البعض.
    إمكانيات الوحدة الاقتصادية المادية والبشرية ،من حيث تطبيق أي من المناهج. .3شكل نظام المعلومات المحاسبية المرغوب تصميمه .
    .4وتأسيسًا على ذلك ، فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية يعتمد على المنهج الذي يتبع في تصميم نظام المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية .
    أو ً لا. المناهج التقليدية .. وهي المناهج التي كانت تتبع منذ فترة طويلة في تصميم نظم المعلومات وتشمل:
    منهج وظائف الوحدة الاقتصادية .1وهو يعتمد على أساس تصميم نظام معلومات لكل وظيفة من الوظائف التي تمارس في الوحدة الاقتصادية .
    ويتم تجهيز المعلومات لكل نظام معلومات خاص بوظيفة معينة بمعزل عن نظم المعلومات الأخرى الخاصة بوظائف أخرى.
    وتعتبر النظم المصممة بمثابة نظم معلومات رسمية تعمل وفق برامج وإجراءات معينة وبصورة مستمرة.
    وعليه، يتم تصميم نظام المعلومات المحاسبية كنظام رسمي في الوحدة الاقتصادية يقوم بإنتاج كل من : قوائم الدخل والمركز المالي وكشوف الأجور وتقارير المشتريات والمبيعات النقدية والمقبوضات والمدفوعات الأخرى.
    ويلاحظ عند اتباع هذا المنهج انه يؤدي إلى حدوث ازدواج في تقديم المعلومات حسب الوظائف المتعددة نتيجة انعدام الترابط والتنسيق وعمليات التبادل بين النظم الفرعية مع بعضها البعض ، مث ً لا : معلومات تكاليف الشراء التي يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة الشراء (نظام المشتريات والتخزين ) ، ويمكن أن يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة المحاسبة (نظام المعلومات المحاسبي ة ) عن نفس العنصر المشترى ، وبما يعني أن نظم المعلومات التي تصمم وفق هذا المنهج هي نظم غير متكاملة (أي منفصلة).
    ويمكن تحاشي عملية الازدواج في تقديم المعلومات إذا ما ت وفرت الرغبة في تحقيق التكامل بين النظم الفرعية على المدى الطويل . ويتم ذلك بتصميم نظم فرعية صغيرة حسب الوظائف الرسمية في الوحدة الاقتصادية لخدمة الأهداف المرسومة لها في المدى القصير مع العمل على تجميع هذه النظم في إطار موحد في المدى الطويل (في المستقبل) بحيث تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ذات علاقات إيجابية.
    .2منهج المستويات الإدارية . يعتمد هذا المنهج على تحديد المعلومات المطلوبة من قبل المديرين أو ً لا، حيث يتم سؤال المديرين أو ً لا في كافة المستويات الإدارية عن المعلومات التي يحتاجونها وعليه يتم تجزئة الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية من أعلى إلى اسفل حسب المستويات الإدارية الموجودة والتي غالبًا ما تشمل ثلاث مستويات هي : الإدارة العلي ا، الإدارة الوسطى، الإدارة التنفيذية .
    وفي ضوء تحديد احتياجات الإدارة من المعلومات يتم تحديد النظم الفرعية للنظام المراد تصميمه.
    ويؤخذ على هذا المنهج احتمال التركيز على احتياجات الإدارة العليا دون غيرها ، وبالتالي تصمم النظم الفرعية حسب تلك الاحتياجات فق ط دون مراعاة احتياجات المستويات الأخرى بنفس الدرجة نظرًا لقوة سلطة الإدارة العليا واحتمال تعلق درجة الرضا عن النظم المصممة بدرجة رضاها وموافقتها .
    3. منهج تجميع البيانات . يعتمد هذا المنهج على جمع أكبر قدر من البيانات كخطوة أولى في تصميم نظام المعلومات ، وع لى أساس هذا التجميع يتم تصميم النظم الفرعية أيضًا ، وقد يستمر العمل بعملية التجميع بالتدرج حتى بعد تصميم النظام وتكوين ما يطلق عليه "بنك البيانات".
    وتقوم فكرة بنوك البيانات على أن كل نظام فرعي يتم تصميمه في الوحدة الاقتصادية يستخدم قسمًا كبيراً من البيانات المشتركة بين جميع النظم الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية للمعلومات ، ومن هنا تبرز ميزة بنوك البيانات وهي ضمان تكامل الأقسام والوظائف الأخرى ا لمختلفة في الوحدة وتلافي حدوث الازدواج التي يمكن أن تحدث بدون ذلك.
    إلا أن هناك عدد من المشكلات الأساسية التي تواجه استخدام هذا المنهج تتعلق بإمكانية التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة وحاجة كل منها إلى درجة معينة من التفصيل اللازمة لعناصر البيانات التي يتم تجميعها.
    كذلك يؤخذ على هذا المنهج انه من الممكن تجميع الكثير من البيانات غير الضرورية والتي تكلف الوحدة الاقتصادية مبالغ كبيرة لا تحقق منها فائدة مبررة ، إضافة إلى كونه منهجًا نظريًا يصعب تطبيقه في الواقع العملي من حيث تجميع كافة البيانات أو ً لا ثم البدء بعملية التصميم.
    ومن خلال ما تقدم يمكن أن يلاحظ على المناهج التقليدية عند اتباعها في تصميم أي نظام للمعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية –بما فيها نظام المعلومات المحاسبية- أنها سوف تؤدي إلى عدم فاعليته وعدم كفاءته من حيث الآتي :
    .1إنها تركز اهتمامها ع لى عنصر المدخلات دون المخرجات وبما يؤدي إلى عدم الاهتمام باحتياجات المستفيدين المختلفة عند تصميم نظام المعلومات ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات السلوكية.
    .2إنها لا تؤدي إلى إنتاج معلومات مثلى ، حيث أن النظم الفرعية التي يتم تصميمها وفق المناهج التقليدية لا تعمل بصورة مترابطة ومتناسقة مما يخلق ازدواجا في العمل، إضافة إلى عدم تكامل المعلومات مع بعضها البعض ، وبما يؤدي إلى خلق قرارات لا تعتمد على البديل الأمثل ، وبما أنها لا تفي بالمتطلبات الإدارية.
    .3إنها تؤدي إلى ارتفاع تكاليف إنتاج المعلومات بدءًا من عملية الازدواج في العمل ومرورًا بعملية تجميع اكبر قدر من البيانات غير الضرورية والتي ينتج عنها معلومات غير ضرورية أيضًا ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات الاقتصادية .

    ثانيًا. المنهج الحديث "منهج النظم" .
    يعتبر منهج النظم " Systems Approach " من المناهج الحديثة التي أمكن استخدامها في تصميم نظم المعلومات ، حيث انه يعتمد على النظرة الكلية والمتكاملة للوحدة الاقتصادية بشكل عام من خلال النظم الفرعية التي تتواجد فيها بهدف تحققي الأهداف العامة التي تبغيها.
    ولما كان هدف أي نظام للمعلومات هو الوفاء بالاحتياجات المختلفة ل لوحدة الاقتصادية التي يعمل في نطاقها وتقديم الخدمة المطلوبة إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد

    متطلبات استخدام منهج النظم . إذا ما تم استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية فإن هناك عدة متطلبات رئيسية يستلزمها ذلك أهمها:
    .1تحديد الهدف العام النظام ، ومن ثم تجزئته إلى أهداف فرعية يقع تحقيقها على عاتق النظم الفرعية المراد تصميمها.
    تحديد العلاقات التي يمكن أن تنشأ بين النظم الفرعية لامكانية أخذها بنظر الاعتبار عند القيام بتصميم تلك النظم في سبيل تحقيق التكامل والترابط والتنسيق بين بعضها البعض .
    وعليه فإن استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية سوف يؤدي إلى التخفيف من الانتقادات الموجهة إلى المناهج التقليدية من يحث تلافي الازدواجية في تشغيل البيانات اكثر من مرة من قبل اكثر من نظام فرعي في الوحدة الاقتصادية ، وكذلك الوفاء بكامل الاحتياجات من المعلومات وإزالة ما يمكن أن يوجد من نقص في المعلومات التي تنتجها النظم الفرعية المتعددة لموضوع واحد ، وبما يؤدي إلى الوفاء بمتطلبات تقرير فاعلية النظام من حيث تلبية كافة احتياجات المستفيدين من المعلومات التي تساعدهم في اتخاذ القرارات الرشيدة ، وكذلك إمكانية خفض تكاليف المعلومات التي سوف ينتجها النظام الذي يتم تصميمه.

    طرق تصميم نظام المعلومات المحاسبية وفقاً لمنهج النظم . عند القيام بعملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية يمكن لمصمم النظام اختيار إحدى الطريقتين : الطريقة Integrated Information System التكاملية للتصميم والطريقة Modular Approach الترابطية للتصميم وسوف نتناول كل منن هاتين الطريقتين مع توضيح مزايا وعيوب كل منها وإمكانية تطبيقها في الواقع العملي.
    أو ًلا. الطريقة التكاملية للتصميم . تقوم هذه الطريقة على دراسة كافة احتياجات المستويات الإدارية من البيانات وتوحيدها في قاعدة واحدة للب يانات ، حيث يتم تشغيل البيانات المدخلية المرتبطة بمختلف الأحداث الاقتصادية مرة واحدة وبصورة مركزية بمجرد وقوعها ، ثم العمل على تخزينها لحين الاحتياج إليها من قبل مستخدميها . وبذلك فإن السمة المميزة لهذه الطريقة تتمثل في مركزية تشغيل البيانات ووجود قاعدة واحدة لها بما يقتضى على الازدواجية والتضارب الذي قد نشأ عن غياب هذا التكامل . وقد حدا هذا بالبعض إلى أن يطلق على هذه الطريقة (بطريقة قاعدة البيانات ) والتي تعد بمثابة المستودع العام لجميع البيانات ذات القيمة بالنسبة لمستخدمي المع لومات والتي يتم تنظيمها بما يكفل توفير احتياجاتهم من البيانات وقت الحاجة إليها بيسر وسهولة . ويتحقق ذلك من خلال (نظام إدارة قاعدة البيانا ت ) والذي يعد جز  ء رئيسيًا من النظام التكاملي ويعمل على التوفيق بين الكيفية التي يتم بها تخزين واستعادة البيانات وتلك ال تي يستهدفها المستخدمون ليتمكنوا من الاستناد إليها في مباشرتهم لمهامهم . ليس هذا فحسب بل إن (نظام إدارة قاعدة البيانات Data Base Management System ) يعد مسئو ً لا عن تنظيم البيانات المدخلية في قاعدة البيانات ، وتحديثها ، وتشغيلها ،واستعادتها عند الاحتياج إليها .وتجدر الإشارة إلى انه في ظل هذه الطريقة يتطلب الأمر ضرورة تنظيم البيانات بصورة تكفل توفير احتياجات كافة المستخدمين ودون قصر ذلك على فئة معينة من
    وهذا يقوم على افتراض ض مني مفاده مقدرة المستخدمين على أجزاء التعديلات المناسبة على البيانات التي تحويها القاعدة العامة للبيانات بما يكفل احتياجاتهم المختلفة.
    الأركان التي ترتكز عليها الطريقة التكاملية للتصميم . ترتكز هذه الطريقة على ركنين أساسيين مستوحين من مدخل النظم ويتمثلان في:
    التماسك Cohesiveness .1 . ووفقًا لركن التماسك فانه ينظر إلى النظام على انه بمثابة تجميع لمجموعة من العناصر أو الأجزاء التي يتم الربط فيما بينها في إطار متكامل . وهذا التجميع يتحقق من خلال النظر إلى المنظمة كوحدة وليس كأجزاء منفصلة ، وبالتالي فإن جميع الأن ظ مة
    الفرعية يجب أن تتكامل في نظام واحد للمعلومات ضمانًا لتلافي التضارب فيما بينهما .
    ليس هذا فحسب بل أن الأمر يتطلب أثناء دراسة المشكلات التي تعاني منها المنظمة ، تمهيداً للتوصل إلى الحلول الكفيلة بتلافيها ، أن يتم في إطار عام للمنظمة ككل وليس على مستوى كل من نشاطاتها الفرعية .حيث أن إغفال تلك النظرة الشاملة قد يؤدي إلى إيجاد الحلول الكفيلة بمعالجة المشكلات التي تعاني منها النشاطات الفرعية كل على حدة، إلا أنه قد تظهر مشكلات جديدة للنشاطات الأخرى أو للمنظمة ككل ، وقد تكون أكثر من حدة من المشكلات الأصلية .
    اتجاه التصميم من أعلى لأسفل .2وفقًا لهذا الركن ، وخلافًا لاتجاه التصميم في المدخل التقليدي ، فإن التصميم يبدأ من الأهداف العامة للمنظمة والتي تعد بمثابة المحور الذي تنطلق منه مختلف الإجراءات الكفيلة بتحقيقه ا. ويتميز اتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل بأنه يؤدي إلى تصميم نظام
    كما يتميز هذا الاتجاه بالقضاء على أحد عيوب المدخل التقليدي والذي يتمثل في تحديد المستويات الإ دارية الدنيا لنوع المعلومات التي ترفع إلى المستويات العليا والتي غالبًا ما تكون معلومات تجميعية عن أداء النشاطات المتكررة.
    وبالإضافة إلى ما تقدم فإن التصميم من أعلى إلى اسفل يساعد في تحديد احتياجات المستويات الإدارية العليا أو ً لا من المعلومات ثم من خلاله ا يتم تحديد معلومات المستويات الأخرى واليت يجب أن تعمل على تحقيق أهداف المستويات الإدارية العليا والتي تمثل أهداف المنظمة.
    ومن الطبيعي فإن اتباع المدخل التكاملي في التصميم يتطلب الكثير من المهارات الواجب توافرها في محللي الأنظمة ، إضافة إلى المعرفة الوا س عة بمختلف نشاطات المنظمة بما يكفل تدفق المعلومات بصورة غير متحيزة لأي منها وذلك لكافة المستويات الإدارية.
    ويتم تصميم النظام وفقًا لهذه الطريقة من خلال فريق عمل يشمل على العديد من التخصصات ،منها تحليل وتصميم الأنظمة المحاسبية ،والإنتاج ، والتسويق ، وحتى يتسنى لهذا الفريق أداء مهامه بكفاءة وبما يخدم مختلف النشاطات ، فانه يجب أن يتبع تنظيمًا المستويات الإدارية العليا المباشرة.

    الانتقادات الموجهة للطريقة التكاملية للتصميم . يؤخذ على هذه الطريقة ارتفاع تكاليف المصاحبة له لما يستلزم من معدات تشغيل للمعلومات غا ية في التعقيد وبما يؤدي إلى عدم كفاية الموارد المتاحة للكثير من المنظمات لتمويل مثل هذه الأنظمة . كما أن إنشاء القاعدة العامة للبيانات يتطلب بصدد تصميم هذه القاعدة الاستعانة بالعناصر التي تتصف بالكفاءة في التنسيق بين مختلف الاحتياجات من المعلومات والعمل على توفيرها . ولهذا فإن البعض يرى أن الطريقة التكاملية للتصميم
    وفي ضوء اختلاف القرارات الإدارية وما تستلزمه من معلومات قد تختلف في خصائصها فإن ذلك يعني عدم واقعية الطريقة التكاملية في العمل على توفير احتياجات المستخدمين من المعلومات الملائمة.
    وكما أوضحت إحدى الدراسات التي قامت بها الجمعية الوطنية الأمريكية للمحاسبين فإن هذه الطريقة تعد غير واقعية حتى بالنسبة للدول التي تعد رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات والتي يتوافر لدى منظماتها رؤوس أموال ضخمة وكوادر بشرية ذات مهارات عالية ، ولذلك لا يحتمل انتشار تطبيق هذه الطريقة في المستقبل القريب.
    2. الطريقة الترابطية للتصميم . نتيجة للانتقادات التي وجهت لكل من المدخل التقليدي ، والطريقة التكاملية للتصميم ، فقد ظهرت طريقة بديلة تجمع بين مزايا كل منهما وهي تعرف بالطريقة الترابطية . وتقوم هذه الطريقة على نفس الأركان التي تقوم عليها الطريقة التكاملية والمستوحاة أساسًا من مدخل النظم المشتملة في اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل و التماسك .
    ومفهوم اتجاه التصميم لا يختلف عما هو عليه في ظل ا لطريقة الترابطية ، حيث يبدأ في ضوء الأهداف العامة للمنظمة وينتهي بالعمل على ربط مخرجات كافة الأنظمة الفرعية باحتياجات مختلف القرارات التي تتخذها المستويات الإدارية والتي تكفل تحقيق تلك الأهداف . غير انه خلافًا للطريقة التكاملية والتي بموجبها يتحقق التماسك م ن خلال مركزية تجهيز البيانات ووجود قاعدة واحدة لها ، فإن ذلك التماسك وفقًا للطريقة ويتمثل الهدف من هذه الطريقة في ضمان الاستقلال النسبي للأنظمة الفرعية في إدخال بياناتها وتشغيلها وتحديثها واستبعادها مع الاحتفاظ بنوع من الترابط فيما بينها .
    وهذا يعني أن هذه الطريقة تجمع بين مزايا كل من المدخل التقليدي والذي يقوم على اللامركزية ، والطريقة التكاملية واليت تقوم على المركزية كنتيجة لاحتفاظ كل من الأنظمة الفرعية بقاعدة للبيانات خاصة بها تتفاعل مع الأنظمة الفرعية الأخرى من خلال شبكة اتصال.
    ولهذا فانه يتم تصميم كل من الأنظمة الفرعية وفقًا لهذه الطريقة بصورة منفردة نظرًا لصعوبة تصميم ال نظام الشامل كوحدة واحدة ، مع الأخذ في الاعتبار ضرورة تفاعل كل من الأنظمة الفرعية مع غيرها من الأنظمة . وهذا يعني انه وفقًا لهذه الطريقة يقوم كل نظام فرعي في الأنظمة المحاسبية بالتشغيل أو التجهيز الذاتي للمعلومات الخاصة به ، مع التفاعل مع غيره من الأنظمة الفرعية من خلال شبكة الاتصال ليستكمل احتياجاته من المعلومات لتكون له القدرة على تلبية احتياجات كافة مستويات المستخدمين من المعلومات.
    مزايا الطريقة الترابطية للتصميم . تتميز هذه الطريقة بالعديد من المزايا يمكن تلخيص أهمها فيما يلي:
    .1بساطة شبكة الاتصال ، حيث تقتصر على الربط بين النظام الفرعي وكل من مستخدمي ذلك النظام والأنظمة الفرعية التي تتفاعل معه فق ط . وهذا يقضي على أحد الانتقادات الموجهة لطريقة التكاملية والمتمثلة في ربط المستخدمين بقاعدة واحدة للبيانات من خلال شبكة اتصال واحدة ، مما يجعل ذلك الربط أمرًا غ ير واقعي لما يتطلبه من مهارات عالية في التصميم وأجهزة غاية في التعقيد.
    .2تزداد أهمية اتباع هذه الطريقة في تلك الحالات التي تكون فيها احتياجات المستخدمين من المعلومات تتفاوت في نوعيتها ، حيث أن الهدف الرئيسي من هذه الطريقة هو العمل على تصميم نظام يوفر الاحتي اجات الفعلية لكل مجموعة من مجموعة المستخدمين على حدة ، بخلاف ما تقوم عليه الطريقة التكاملية والتي تعمل على توفير مخرجات موحدة لكافة المستخدمين بافتراض مقدرتهم على إجراء التعديلات المناسبة عليها لتصبح ملائمة لاستخداماتهم ، مما قد يؤدي إلى عدم توفير الاحتياج ات الفعلية للكثير منهم.
    .3تعد هذه الطريقة مناسبة في حالة انتشار مصادر البيانات المدخلية في مواقع متفرقة ويتطلب الأمر تشغيلها بمجرد وقوع الأحداث المرتبطة بها ودون الحاجة لتجميعها تمهيداً لتشغيلها مركزيًا كما هو الحال في ظل الطريقة التكاملية.
    .4إن تعدد المنتجات واتساع المنظمات يتطلب ضرورة الاستعانة بالطريقة الترابطية للتصميم ليتم توفير احتياجات مختلف المستويات الإدارية من المعلومات التفصيلية التي تتفق مع طبيعة مختلف النشاطات.
    .5في حقيقة الأمر نجد أن الطريقة الترابطية للتصميم قد أحدث تغيرًا كبيراً في فلسفة تصميم الأنظمة نتيجة للتطورات التكنولوجية في المكونات المادية (أهمها الحاسبات الإلكترونية الصغيرة Mini Computer ) لأنظمة المعلومات ذات التكلفة المنخفضة نسبيًا والتي تتيح تشغيل كم هائل من البيانات المدخلية وتخزينها وتوصيلها بكفاءة عالية.
    .6تتميز هذه الطريقة بالمرونة الكافية في تصميم أنظمة فرعية جديدة أو تعديل أنظمة قائمة فيوقت قصير ودون أن يؤثر ذلك على بقية الأنظمة الفرعية القائمة التي ينطوي عليها النظام الشامل .
    .7بالإضافة إلى ما سبق فإن هذه الطريقة تعمل على ضمان المزيد من السرية والحماية للبيانات خلافًا للطريقة التك املية والتي تقوم على إتاحة كافة البيانات التي تنطوي عليها القاعدة العامة للبيانات لكافة المستخدمين .
    ونتيجة للمزايا التي تحظى بها الطريقة الترابطية فإننا نجد في الواقع العملي اتجاهًا متزايدًا نحو استخدامها في تصميم الأنظمة ، مما حدا بالكثيرين إلى التنبؤ ب التوسع في استخدام هذه الطريقة في المستقبل القريب.
    غير أنه يؤخذ على هذه الطريقة أن ما قد تنطوي عليه من مبالغة في استقلالية الأنظمة الفرعية مع صعوبة التعامل بينها ، قد ينتج عنه تعذر التنسيق فيما بينها ، ورغم ذلك فإن هذا الانتقاد يمكن التغلب عليه من خلال الا س تعانة بعناصر ذات مهارات عالية في مجال التصميم مع الالتزام بركني التصميم المتمثلين في التماسك واتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل.
    وبعد الانتهاء من استعراض المداخل المختلفة للتصميم فإننا سوف نتناول فيما يلي الخطوات المتبعة لتصميم نظم المعلومات والوسائل التي ي ستعين بها مصممي الأنظمة في عملية التصميم.

    خطوات تصميم نظام المعلومات المحاسبية . بعد تحديد الجهة التي تقوم بتصميم نظام المعلومات المحاسبية ، يتطلب الأمر من مصمم النظام القيام بالخطوات المتسلسلة الآتية :
    الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية .... الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد ..... الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره.
    الخطوة الرابعة : التحول إلى النظام الجديد.... الخطوة الخامسة : تقييم النظام الجديد ... الخطوة السادسة : تقديم تقرير للإدارة .
    الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية . يتطلب من مصمم النظام المعلومات المحاسبية ضرورة القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية للتعرف على جملة أمور يمكن أن تساعده في تسهيل عملية التخطيط للنظام المقترح تصميمه، ومن هذه الأمور:-
    1. طبيعة نشاط الوحدة الاقتصادية . حيث أن النظام المقترح تصميمه يعتمد بصورة كبيرة على النشاط الذي تمارسه
    الوحدة الاقتصادية ، وهو يختلف من نشاط إلى آخر ، فالنظام الذي يمكن أن يصمم لنشاط صناعي يختلف عنه لنشاط زراعي أو تمويلي أو خدمي ،كما يجب على مصمم النظام تحديد النشاط الرئيسي الذي تمارسه ا لوحدة الاقتصادية وفصله عن الأنشطة العرضية لأخرى.
    2. الهيكل القانوني للوحدة الاقتصادية . يمكن تقسيم الوحدات الاقتصادية اعتمادًا على هيكلها القانوني إلى مشاريع فردية صغيرة ، شركات الأشخاص (التضامن) ، شركات الأموال (المساهمة) ، وقد تكون الشركات عامة أو خاصة أو مختلطة ، وبالتالي فإن عملية التصميم المقترحة سوف تختلف من شكل لآخر نظرًا لاختلاف طبيعة العمليات المالية والاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية .
    3. الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية . تختلف طبيعة البيانات والمعلومات التي يمكن تقديمها من قبل نظام المعلوم ات المحاسبية اعتمادًا على طبيعة العلاقات التنظيمية التي يمكن أن تنشأ في الوحدة الاقتصادية بصورة راسية حسب المستويات الإدارية المختلفة التي يمكن أن تتواجد في
    الوحدة الاقتصادية ، وكذلك بصورة أفقية اعتمادًا على التقسيمات الإدارية داخل كل مستوى إداري ، وبالتالي فإن عملية تصميم نظام المعلومات سوف تتأثر بطبيعة التقسيمات الإدارية الموجودة في الوحدة الاقتصادية.
    4. أهداف النظام . يجب على مصمم النظام التعرف على الأهداف العامة للوحدة الاقتصادية وباعتبارها النظام الكلي لكافة نظم المعلومات التي يمكن أن تنشأ فيها ، وكذلك ا لتعرف على أهداف نظم المعلومات الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مع التركيز على أهداف نظام المعلومات المحاسبية وعلاقاتها مع أهداف نظم المعلومات الفرعية الأخرى انطلاقًا من مفهوم منهج النظم.
    5. تحديد المستفيدين من نظام المعلومات المحاسبية .. يجب على مصمم نظام المعلومات المحاسبية تحديد نوعية المعلومات التي يقدمها نظام المعلومات المحاسبية وطبيعة المستفيدين منها ، في سبيل الوقوف على الحد الأدنى الذي يجب تقديمه من المعلومات ، وبالتالي تحديد حالات النقص في بعض المعلومات التي يجب توفيرها وأخذها بنظر الاعتبار عند القيام بعملية التصميم.
    التأكد من المشكلات والاختناقات الموجودة في النظام القائم .6يهدف الوقوف على أسبابها واقتراح طريقة معالجتها من خلال عملية التصميم الجديدة سواء كانت عملية تصميم للنظام بكامله أو لأحد نظمه الفرعية.
    وبعد الانتهاء من عملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية يقوم مصمم النظام بإعداد خطة تفصيلية يعرضها على إدارة الوحدة الاقتصادية بشأن تصميم أو تطوير نظام المعلومات المحاسبية القائم والاتفاق على النطاق الذي ستتم وفقه عملية التصميم كأن يكون شام ً لا للنظام ككل أو لجزء منه ، إضافة إلى الحصول على م و افقة الإدارة على الأعمال التي ينوي المصمم القيام بها نظرًا لما يمكن أن تمثله موافقة الإدارة من عامل مهم في تسهيل مهمة مصمم النظام أثناء قيامه بعملية التصميم وتنفيذ النظام الجديد ، كذلك يجب على مصمم النظام الاتفاق مع الإدارة على أتعابه في ضوء الأعمال التي سيقوم بها .
    الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد . بعد حصول مصمم النظام عللا موافقة الإدارة يمكنه أن يقوم بالإجراءات العملية التي تستلزمها عملية التصميم والتي سبق وأن وضع خطة عامة لها عند القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية.
    وقبل البدء الفعلي بعملية التصميم يجب على مصمم النظام أن يأخذ بنظر الاعتبار مجموعة من المبادئ أو المعايير التي تمثل أساسًا مهمًا تبنى عليه عملية تصميم النظام الجديد في سبيل الخروج بنظام جيد خال من المشكلات أو الاختناقات أو الصعوبات التي يمكن أن تتخلل عمله خلال عملية ال تنفيذ ، ومن أهم هذه المبادئ أو المعايير الآتي :
    .1الجدوى الاقتصادية للنظام . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يأخذ بنظر الاعتبار الإمكانات المادية للوحدة الاقتصادية بحيث تبرر كلفته للمنفعة المراد تحقيقها بالصورة الأفضل ، فليس من المعقول أن يتم تصميم نظام يستخدم الحاسوب بكلف مليون دينار مث ً لا لوحدة صغيرة ذلت رأس مال لا يتعدى مائة ألف دينار ، ولا تتعامل إلا في حدود ضيقة ومع عملاء (مستفيدين) محددين.
    2. الملائمة . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يتلاءم مع طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحد ة الاقتصادية ، حيث أن بعض الوحدات الاقتصادية تعتمد على النظم الجاهزة (المستوردة) التي قد تؤدي إلى الفشل عند تطبيقها بسبب عدم ملاءمتها.
    3. إمكانية التطبيق . وهو يتطلب توافر الإمكانات البشرية من الناحيتين الفنية والإدارية لكي يكون بالإمكان تشغيل النظام وادارته بص ورة جيدة وصحيحة تقوده إلى تحقيق الأهداف التي من أجلها صمم، كما يفترض بالإمكانات البشرية أن تكون بالكفاءة المطلوبة والفهم المناسب لكافة خصائص النظام وأهدافه.
    تكامل وترابط عمليات الوحدة الاقتصادية . إن تكامل وترابط العمليات التي تمارسها الوحدة الاقتصادية يعتبر أمرًا ضروريًا عند اتباع منهج النظم ، حيث أن تحقيق هدف الوحدة ككل يتطلب أن يكون هناك تعاونًا متبادلاً بين كافة العمليات مثل : الإنتاج ، البيع ، التخزين ، الشراء ، وبالتالي فإن أي معلومات يتطلب توفيرها لأية عملية يجب معرفة علاقاتها وارتباطاتها مع العملي ات الأخرى ،وهو ما يتطلب أخذه بنظر الاعتبار من قبل مصمم النظام.
    5. السهولة والوضوح في النظام المصمم . عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ينبغي مراعاة السهولة في الاستخدام والوضوح في اللغة ، لكي يمكن تقبل النظام من قبل المستفيدين منه ، حيث أن عدم مراعاة ذلك يؤدي إلى إثارة اللبس بالنسبة للمستفيدين الذين ليس لديهم الخبرة الكافية في استخدام أي نظام للحواسيب ، الأمر الذي يؤدي إلى تخوفهم من استخدام النظام ، وفي حالة فرضه عليهم فانهم سوف يرجعون كل الأخطاء التي تحدث بسببهم إلى النظام الجديد عند تص ميمه ، إضافة إلى ذلك فإن النظام المعقد سوف يؤدي إلى إرهاق الأفراد القائمين على عمله ،وبما يؤدي إلى احتمال حدوث أخطاء كبيرة في عملية صياغة التقارير التي تسلب النظام المعقد خاصية إعطاء معلومات سليمة.
    وعليه ، فإن الأمر يستلزم التبسيط والوضوح في تصميم نظام ا لمعلومات المحاسبية مع عدم الإخلال أو التقليل من الأهداف التي ينبغي تحقيقها ، فكلما خوطب المسؤولون بلغة قريبة من أسلوب تفكيرهم ووفقًا لاختصاصهم كلما أمكن خلق وعي محاسبي يستفاد منه في تف  هم عمل النظام ويستعان به في تطوير النظام القائم بأقل مجهود إداري ممكن.
    6. المرونة .6ينبغي مراعاة مبدأ المرونة عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية بحيث تكون له القدرة على الوفاء بالاحتياجات التي تحصل نتيجة نم الوحدة الاقتصادية أو أحد أنشطتها خلال فترة زمنية يتم التكهن بها مستقب ً لا ، إضافة لما يمكن أن يحصل من تغييرات مختلفة في عمليات التخطيط والرقابة وفق ما تبغيه الوحدة الاقتصادية .
    وبعد اخذ النقاط السابقة بنظر الاعتبار فإن العمل الأساسي لمصمم نظام المعلومات المحاسبية سوف ينصب في توضيح إجراءات عمل النظام وفق توفير مجموعة المقومات الأساسية التي يمكن أن يتكون منها نظام المعومات المحا س بية ، وذلك من خلال تصميم النماذج الخاصة بكل منها وكما يلي :-
    أو ًلا. تصميم المجموعة المستندية . يمثل وجود المستندات نقطة البداية في عمل نظام المعلومات المحاسبية من حيث أنها تمثل الأساس المهم في توفير البيانات اللازمة لعمل النظام .
    ويمكن لمصمم النظام أن يقو م بتصميم مجموعة المستندات اللازمة لوحدة الاقتصادية اعتمادًا على طبيعة نشاطها وطبيعة العمليات المالية والأحداث الاقتصادية التي تقوم بها ، حيث انه لا يوجد شكل محدد وموحد للمستندات التي يمكن تداولها في الوحدات الاقتصادية بصورة عامة، وانما هناك اختلافات كثيرة في نوعية وحجم البيانات التي يمكن أن تحتويها تلك المستندات .
    وبصورة عامة يمكن أن يقوم مصمم نظام المعلومات المحاسبية بتصميم نوعين أساسيين من المستندات اللازمة لأداء العمل المحاسبي هما :
    المستندات الثبوتية .1تحتوي المستندات الثبوتية على البيانات التي يؤيد من خلالها العمليات التي حدثت في الوحدة الاقتصادية بصورة فعلية وحقيقية ، وتعتبر مستندات مرافقة ومؤيدة للمستندات المحاسبية. . ومن أمثلة المستندات الثبوتية :قوائم الشراء (الخاصة بالمشتريات المختلف ة ) وقوائم البيع (الخاصة بالمبيعات المختلفة ) وعقود الإيجار (في حالة عمليات الاستئجار من الغير أو الإيجار إلى الغير ) وسندات الملكية الخاصة بالموجودات الثابتة مثل المباني والأراضي ، وكذلك السيارات ، وبوليصات التأمين والأوراق التجارية (بمختلف أنواعها).. الخ.
    المستندات المحاسبية . .. وهي المستندات التي توضح طبيعة العمليات الم ح اسبية الخاصة بالأحداث الاقتصادية التي قامت بها الوحدة الاقتصادية ، وهي تفيد في توضيح كيفية المعالجة المحاسبية في السجلات والدفاتر المحاسبية.
    وتصنف المستندات المحاسبية إلى الأنواع الرئيسية الآتية:
    آ. مستند القبض : الذي ينظم في حالة استلام الوحدة الاقتصاد ية نقدية أو صكوك من الغير ، وهو بذلك يتعلق بالإيرادات التي يمكن أن تحصل عليها الوحدة الاقتصادية .
    ب. مستند الصرف : الذي ينظم في حالة صرف الوحدة الاقتصادية نقدية أو صكوك إلى الغير ، وهو بذلك يتعلق بالمدفوعات التي يمكن أن تدفعها الوحدة الاقتصادية.
    ج.مستند قيد اليومية : الذي ينظم التسوية النقدية التي تتطلب صرف مبلغ نقدي أو بموجب صك ولقبض مبلغ نقدي أو بصك .
    ثانيًا: تصميم المجموعة الدفترية . تمثل المجموعة الدفترية الوعاء الذي يتم فيه تفريغ البيانات التي تحتويها المجموعة المستندية وما يمكن أن يتم عليها من عمليات وإجراءات محاسبية متعددة .
    ولكي يقوم مصمم النظام بتحديد وتصميم المجموعة الدفترية فأن هناك مجموعة من الطرق التي يمكن أن يستخدم أحدها اعتمادًا على حجم الوحدة الاقتصادية وكمية البيانات المتولدة عن الأحداث الاقتصادية التي يمكن أن تحدث فيها ، وقد اتخذت هذه الطرق مسميات الدول التي استخدمتها لأول مرة وهي تتمثل بالآتي :-
    1. الطريقة الأمريكية . وهي تعتمد على مسك دفتر واحد تسجل فيه كافة العمليات المالية وترحل إلى الحسابات المتأثرة بها أيضًا وذلك عن طريق تقسيم كل صفة من صفات الدفتر إلى قسمين يحتوي أحدهما على قيد اليو مية بينما يوضح القسم الأخر حقول الترحيل إلى الجانب المدين والدائن من الحسابات المتأثرة.
    ويمكن القول أن الطريقة الأمريكية يمكن أن تستخدم في حالة المشاريع الفردية الصغيرة الحجم أو الوحدات الاقتصادية الخاصة مثل الجمعيات لتعاونية والنوادي نظرًا لمحدودية أحداثها الاقتصادية وبالتالي صغر حجم البيانات المتولدة عنها.
    2. الطريقة الإيطالية . وهي تعتمد على مسك دفترين أحدهما لليومية العامة والأخر للأستاذ العام ، وهي غالبًا ما تستخدم في الوحدات الاقتصادية صغيرة الحجم.
    3. الطريقة الإنكليزية . وهي تعتمد على ثلاثة أنواع من الدفاتر هي :
    آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ... ج. دفتر أستاذ عام .
    وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم حيث تعتمد عدد دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعدة على حجم العمليات التي تحدث الوحدات الاقتصادية.
    4. الطريقة الفرنسية . وهي تعتمد على مسك أربعة أنواع من الدفاتر هي :
    آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. دفتر يومية عامة ....ج. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ...د. دفتر أستاذ عام .
    وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم وهي تختلف عن الطريقة الإنك ليزية في وجود دفتر يومية عامة يمكن أن يستفاد منه في الوصول إلى الاجماليات الخاصة والأقسام أو الفروع التي يمكن أن تفيد في معرفة بعض البيانات الخاصة بتلك الأقسام أو الفروع.
    ويمكن القول انه بصورة عامة يمكن لمصمم نظام المعلومات المحاسبية أن يقوم بتصميم الصنفين الرئيسيين الآتيين ضمن المجموعة الدفترية وهما :
    1. الدفاتر القانونية . وهي مجموعة الدفاتر التي يوجب قانون الشركات ضرورة إمساكها في الوحدات الاقتصادية.
    وقد نص قانون التجارة العراقي رقم ( 30 ) لسنة 1984 على وجوب مسك الآتي:
    آ. دفتر اليومية ، الذي تقيد فيه تفص ي ً لا ويومًا بيوم جميع العمليات التجارية التي تقوم بها
    الوحدة الاقتصادية .
    ب. دفاتر اليومية المساعدة ، التي يقيد فيها تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات التجارية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية .
    ج. دفتر الأستاذ ، الذي ترحل أليه كافة القيود التي تم تسجيلها في دفاتر اليومية .
    2. الدفاتر والسجلات العرفية . وهي كافة الدفاتر والسجلات التي جرى العرف على إمساكها ن قبل الوحدات الاقتصادية ، وهي تختلف من وحدة اقتصادية لأخرى اعتمادًا على طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية وحجمها وطبيعة النظام المحاسبي المستخ د م في تنظيم حساباتها، ومن أمثلتها السجلات الإحصائية وأراق العمل ، وكما يأتي :
    آ. السجلات الإحصائية : التي تسجل فيها جميع البيانات الإضافية التي تعتبر لازمة لتوضيح أو تحليل العمليات التي قامت بها الوحدة الاقتصادية وبما يمكن أن يساهم في خدمة الجهات التي قد تح تاج إليها ، أن تشمل هذه لسجلات على إحصائيات وحدات المبيعات والمشتريات وتحليلها حسب الأسواق أو العملاء أو وكلاء البيع ، والفترات
    ب. أوراق العمل : التي تمثل مرافقات لمجموعة المستندات ومن أمثلتها :
    - قوائم الرواتب والأجور . -ورق عمل التسويات وتعديل الأخطاء الحسابية والمحاسبية . -ورقة عمل احتساب الاندثارات السنوية . -ورقة عمل تقييم بضاعة آخر المدة ...
    -ورقة عمل احتساب مبلغ الضريبة المستحقة على الوحدة الاقتصادية ... -ورقة عمل احتساب أقساط التأمين المستحقة ....
    -ورقة عمل توزيع مقسوم الأرباح إلى المساهمين . -ورقة عمل تحديد البضاعة الراكدة أو التالفة في المخازن . -أشرطة الحسابات التي تتضمن المبيعات النقدية اليومية ...
    -كشوفات الإنتاج اليومية أو الأسبوعية . -كشوفات الصادر المخزني الأسبوعية أو الشهرية . -قوائم الجرد . --مطابقات كشف البنك .
    ويفيد استخدام أوراق العمل في تحقيق الآتي :
    آ. تقليص عدد المستندات المس تخدمة ، فبد ً لا من تحرير مستند براتب كل موظف يجري إعداد مستند واحد شهري براتب جميع الموظفين .
    ب. تساعد في تحليل البيانات المحاسبية والمالية ، مثل تحليل المبيعات حسب المناطق الجغرافية أو حسب العملاء مما يساعد في اتخاذ القرارات المختلفة .
    ج. تلخيص عدد من الب يانات التي لا يمكن احتوائها في المستند لصغر حجمه ، مثلا إثبات أرقام قوائم الكهرباء أو الهاتف المدفوعة والمدة التي تخصها ومبلغ كل منها .
    د. تعتبر كدليل إثبات إضافي يعزز المستندات الأصلية .
    B]ثالثاً: تصميم دليل الحسابات .[/B] يمثل دليل الحسابات أداة مهمة لتسهيل أداء العمل المحاسبي في الحدة الاقتصادية من خلال ما يمكن أن يتضمنه من أسماء محددة لحسابات التي يمكن أن تتأثر بها أحداث الوحدة الاقتصادية والرموز أو الأرقام التي تعطى لها ، إضافة إلى أن دليل الحسابات يمكن أن يتضمن شرطًا موضحًا لكيفية إجراء بعض العمليات المح اسبية أو لكيفية استخدام بعض الوحدات المحاسبية المختلفة .
    ولغرض تصميم دليل الحسابات ينبغي على المصمم القيام بالآتي:
    - تحديد كافة الحسابات التي يمنك أن تتأثر بها عمليات الوحدة الاقتصادية وتوحيد مسمياتها وتبويبها وفق مجموعات متجانسة يمنك أن تحقق الأهداف المرجوة منها ...
    - توضيح مفاهيم الحسابات بصورة لا تقبل اللبس أو الغموض عند استخدامها في معالجة البيانات .
    .- الأخذ بنظر الاعتبار عامل المرونة في استيعاب أية حسابات إضافية يمكن أن تحتاج إليها الوحدة الاقتصادية في المستقبل لكي لا يتطلب ذلك إعادة النظر في عملية تصميم الدليل أو خلق مشكلات عمل النظام ككل .
    رابعًا: تصميم مجموعة التقارير والقوائم المالية . يقوم مصمم النظام المعلومات المحاسبة بتصميم مجموعة التقارير الخاصة بالنشاط الداخلي للوحدة الاقتصادية ومجموعة القوائم المالية الخاصة بالنشاط العام لها كما يلي:
    1. مجموعة التقار ير الداخلية : وهي تشمل كافة التقارير المتعلقة بالنشاطات الداخلية التي تتعلق بالعمليات التشغيلية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية من خلال كافة المستويات الإدارية التي يمكن أن تتواجد ضمن هيكلها التنظيمي وتختلف هذه
    آ. تقارير التشغيل اليومية : التي يقدم بصورة يومية إلى ملاحظي العمال وتهدف إلى بيان الانحرافات وتحليلها وبيان كيفية معالجتها من المصدر .
    ب.تقارير التشغيل الترخيصية : التي تقدم صورة أسبوعية إلى رؤساء الأقسام وتهدف إلى ترخيص بيان انحرافات الواردة بتقارير التشغيل واستخدام النسب المئوية لشرحها واقتراحات كيفية معالجتها.
    ج. .تقارير بيانية وإحصائية : التي تقدم بصورة شهرية إلى مديري الإدارات وتهدف إلى 􀑧
    توضيح البيانات المتعلقة بكفاءة الأداء (الفعلية والمخططة) وبيانات عن اتجاهات النشاط في الوحدة الاقتصادية ، وتحميل الانحرافات واقتراحات في حلها وبيانات عن التنبؤ بالنشاط للمدة المقبلة .
    د. تقارير مالية : التي تقدم بصورة ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية إلى الإدارة العليا وتهدف إلى تقديم بيانات عن المركز المالي المخطط والفعلي وبيانات عن نتائج الأعمال المخططة والفعلية وبيانات عن التحليل المالي للقوائم المالية وبيانات عن خطط وسياسات الوحدة الاقتصادية في المستقبل ومصادر تمويلها .
    ومن خلال ما تقدم يمكن توضيح أهمية إعداد التقارير الداخلية كما يلي :
    - لقياس تكلفة الأنشطة المختلفة والتي تقوم بها الوحدة الاقتصادية ....- تحديد الكفاءة النسبية لكل قسم من الأقسام ولكل مرحلة من المراحل ولإنتاج منتج معين .
    لقياس الكلفة الإنتاجية وربحية أعمال الوحدة .... - لتقييم مستوى الأداء للأفراد لمسؤولين بالوحدة ومدى وفائهم بمسؤولياتهم المحددة لهم مقدمًا .
    - لتقرير ما هي السياسات والإجراءات الإدارية الجديدة اللازمة للوصول إلى أهداف الوحدة... - لتقييم أنظمة الرقابة للوحدة -
    - للرقابة على عمليات الوحدة الاقتصادية ولإدخال التعديلات الضرورية اللازمة في طرق الإنتاج ولاتخاذ القرارات المالية والإنتاجية على أساس سليم .
    .- للمساعدة في وضع خطط للمستقبل والموازنات الخاصة بأنشطة الوحدة الاقتصادية. .8
    2. مجموعة القوائم المالية: وهي تشمل كافة القوائم التي تقدم في نهاية الفترة المالية إلى مجموعة المستخدمين من خارج الوحدة الاقتصادية للاستفادة منها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالوحدة الاقتصادية .
    وهناك ثلاث قوائم أساسية يتطلب إعدادها من قبل نظام المعلومات المحاسبة كأي وحدة اقتصادية هي :
    أ. قائمة الدخل : التي تهدف إلى تحديد نتيجة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية (من ربح أو خسار ة) خلال الفترة المالية وبذلك فهي تحتوي على كافة عناصر الإيرادات وكافة عناصر المصروفات التي تأثرت بالنشاط العام للوحدة الاقتصادية .
    ب. قائمة المركز المالي : التي تهدف إلى توضيح ممتلكات الوحدة الاقت ص ادية (موجوداتها) والتزاماتها تجاه الغير (الدائنين والمقرضين والمالكين أو المساهمين ) ، وعليه فهي تحتوي على كافة عناصر الموجودات (المتداولة) والأخرى الثابتة وكافة عناصر المطلوبات (المتداولة والطويلة الآجل والأخرى ) إضافة إلى حقوق الملكية (رأس المال واحتياجات والأرباح المحتجزة) .
    ج. قائمة التدفقات النقدية : التي تهدف إلى توضيح أثار وتغير في عنصر النقدية (وشبه النقدية) والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة لكل نشاط من الأنشطة الأساسية التي قامت
    الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره
    بعد الانتهاء من عملية تصميم النظام الجديد يقوم مصمم النظام بتطبيق واختبار الإجراءات الجديدة للتأكد من تحقيق أهداف المرسومة لها من أي صعوبات أو عقبات جوهرية وتتضمن عملية تطبيق النظام المصمم الجديد ضرورة القيام بمجموعة من الأنشطة الفرعية المتكاملة التي تشمل الآتي:
    وضع خطة تطبيق .1حيث أن الانتقال إلى مرحلة التطبيق يتطلب وجود خطة عملية واقعية تتضمن جدول بالأنشطة والموارد والمستلزمات المطلوب توفيرها لضمان سلامة ا لتطبيق ولكي يتم الانتهاء من هذه المرحلة ضمن الجدول الأمني لها .
    وتتضمن خطة التطبيق خلاصة بمواصفات نظام ونضمه ومكوناته وبرنامج شامل لتدريب الكادر الفني والإداري للنظام أو للمستفيدين بصورة عامة بالإضافة إلى أنشطة جوهرية ذات صلة بنيوية لتطبيق نظام المعلومات م ثل البرمجة وتهيئة ونصب الأجهزة والمعدات للنظام ولشبكة الاتصال فيه .
    2. نصب الأجهزة والمعدات اللازمة . حيث يقوم مصمم النظام بتجديد الأجهزة والمعدات اللازمة لعمل النظام الجديد وشراء الجديد منها في حالة عدم توفره في الوحدة الاقتصادية أو استبدال البعض الأخر وحسب متطلبات عمل النظام الجديدة إضافة إلى تهيئة الأماكن لنصب الأجهزة والمعدات ومستلزماتها من حيث التأثيث والتأكيد من السلامة الأمنية والتهوية والرطوبة المطلوبة .
    وفي حالة استخدام الحاسبات الإلكترونية فأن الأمر مصمم النظام تهيئة الأجهزة اللازمة من الحاسبات الإلكترونية وملحقاتها والبرامجيات الواجب تحملها أو إعداد البرامج الخاصة بالإجراءات اللازمة لعمل النظام الجديدة (بمساعدة المتخصصين والفنيين ذوي العلاقة) ومن ثم التأكد من سلامة التشغيل والأسس اللازمة لذلك .
    وبعد أن يتم التأكد من وضع خطة التطبيق ونصب الأجهزة والمعدات اللازمة يقوم مصمم النظام بعملية الاختبار للنظام الجديد من خلال تشغيله بصورة تجريبية للتأكد من نوعية الأداء العام للنظام ومعرفة درجة ونوعية استجابة النظام لحاجات ومتطلبات المستفيدين ، حيث يتم من خلال هذه العملية معرفة مدى تلبية النظام للأهداف المرسومة له والتأكد من تجاوز وحل المشكلات والاختناقات التي كانت موجودة في النظام القديم وكذلك مدى تطابق النتائج مع الاحتياجات الأساسية للمستفيدين من النظام .
    وتتضمن عملية الاختبار اللازمة لفحص نظام المعلومات الجديد القيام بالآتي:
    .1اختبار وفحص أجزاء ومكونات النظام م ن حيث كفاءة البرامج والأجهزة والقدرة على الإنجاز .
    .2اختبار الوظائف الأساسية للنظام الفرعي كل على حدة والوظائف الأخرى المشتركة معه.
    .3اختبار النظم الفرعية ، حيث يتم تدقيق وفحص أداء كل نظام فرعي من حيث كفاءة وظائفه ومكوناته الأصغر ، مع ضرورة التركيز الاستثنائي ع لى نشاط اختبار وفحص الطبيعة التكاملية لعمل النظم الفرعية التي يتشكل منها النظام
    .4الاختبار على مستوى النظام الكلي ، من حيث درجة كفاءة فاعليته في أداء الوظائف المالية وهي المحاسبية ، كما يتم التأكد من استيفاء النظام للمعايير الموضوعة عند التشغيل ومقارنتها بنتائج الأداء الفعلي للكشف عن نقاط الخلل وأشكال الإخفاق في كل من المدخلات والعمليات التشغيلية والمخرجات .
    الخطوة الرابعة : التحول إلى النظام الجديد . بعد الانتهاء من الخطوة السابقة ، يقوم مصمم النظام بإعداد مستلزمات التحول من النظام القديم إلى النظام المصمم الجديد وذلك من خلال وضع خطة عملية وواقعية للتحول من نظام المعلومات القديم إلى نظام المعلومات الجديد تشتمل على تحديد المدخل المناسب للتحول وتطبيقه وتهيئة الظروف المناسبة لضمان تحقيق عملية التحول بنجاح وهناك عدة مداخل للتحول من النظام القديم إلى النظام الجديد يمكن لمصمم النظام اختيار أحدها وهي:
    1. مدخل التحول المباشر (الفوري) . وهو يعتمد على تنفيذ النظام الجديد وإحلاله بد ً لا من النظام القديم بصورة مباشرة وكلية، وهو يستخدم في ح الة وجود صعوبة كبيرة في تجزئة عمل النظام إلى مراحل عديدة ، أو عندما توجد ضغوط شديدة من قبل المستفيدين بضرورة تشغيل النظام الجديد والاستفادة منه.
    ويؤخذ على هذا المدخل احتوائه على نسبة كبيرة من احتمالات الفشل حيث أن العاملين سوف يقاومون التغير المفاجئ والمب اشر في النظام الذي يعملون فيه ، إضافة إلى أن التحول المباشر سوف يخلق عدة أخطاء أثناء العمل بسبب عدم إعطاء الوقت الكافي للعاملين لفهم النظام الجديد وتدريبهم عليه وفق جدول زمني وخطة معينة .
    2. مدخل التحول المتوازي . وهو يعتمد على العمل وفق النظامين (القديم والج ديد) معًا بهدف توفير الفهم الكامل للإدارة والعاملين في النظام الجديد ومقارنة فوائده الجديدة من خلال مقارنة عمله مع عمل النظام القديم إضافة إلى توفير الوقت الكافي لتدريب العاملين على النظام الجديد.
    ويؤخذ على هذا المدخل بأنه مكلف، حيث يحتاج تنفيذ النظامين م ع ًا إلى تكاليف كبيرة. إضافة إلى انه قد لا يكون هناك موارد كافية للنظامين معًا في الوحدة الاقتصادية.
    3. مدخل التحول التدريجي . حيث يتم إحلال النظام الجديد بصورة تدريجية وعلى مراحل إلى أن يتم أشكال أنشطة تصميم وتشغيل النظام الجديد حيث يتم وفق هذا المدخل بإنجاز بعض العمليات بموجب النظام القديم وبعضها الأخر بموجب النظام الجديد ، وبذلك يتطلب مصمم النظام .
    ويلاحظ أن مدخل التحول التدريجي يحاول ن يخفف من الاستفادة الموجهة إلى المدخلين السابقين ، إلا أن تطبيقه يستلزم الحيطة والحذر من عدم إمكانية التطبيق الجزئي لعمليات النظام أو إمكانية حدوث ازدواجية في العمل وبالت الي حدوث مشكلات واختناقات جديدة من خلال عملية تشغيل النظام الجديد خلال فترة التحول هذه .
    الخطوة الخامسة : تقييم النظام الجديد . بعد أن يتم التحول من النظام القديم إلى النظام الجديد بصورة كلية ، يقوم مصمم النظام بتحديد فترة زمنية مناسبة لمراقبة عمل وأداء الن ظ ام الجديد والإجابة عن كل الاستفسارات التي يمكن أن ترد بشأنه .
    ومن خلال هذه المرحلة فأن مصمم النظام يمكن أن يقوم بتعديل بعض الإجراءات أو العمليات وفق ما يتناسب وطبيعة الأهداف المرسومة لعمل النظام الجديد في سبيل العمل على منع حدوث أي مشكلات أو اختناقات جديدة في عمل النظام .

    الخطوة السادسة : تقديم تقرير للإدارة بعد الانتهاء من الخطوات السابقة ،
    تكون مهمة مصمم النظام قد انتهت ، وعليه أن يقدم تقريرًا نهائياً لعملية الإدارة ، حيث يتضمن هذا التقرير – في الغالب – ملخًصا بالآتي :
    - استعراضًا للعمل الذي قام به المصمم . ... - دليلا مفصلا بالإجراءات المحاسبية الجديدة التي سوف تستخدم . ....
    - قائمة بنماذج المستندات والدفاتر والتقارير والقوائم المالية التي يقتضي استخدامها وفقًا للنظام الجديد .

    أسئلة الفصل الخامس
    س 1. ما المقصود بكل من : تحليل نظم المعلومات المحاسبية وتصميم نظم المعلومات المحاسبية ، وما هي العلاقة التي يمكن أن تنشأ بينهما .
    س 2. ما هي أهم المناهج التي يمكن اتباعها في عملية تصميم نظم المعلومات المحاسبية ،
    وأي منهج تفضله ، ولماذا .
    س 3. ما هي الأسباب التي تدعو الوحدة الاقتصادية إلى القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية فيها .
    س 4. ما هي أهم الأسباب التي يمكن استخدامها في عملية تحليل نظم المعلومات المحاسبية ، عددها وأشرح أي منها تفضل استخدامه إذا ما كلفت بعملية التحليل لدى أي وحدة اقتصادية .
    س 5. ما هي متطلبات استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية .
    س 6. إذا كلفت بتصميم نظام للمعلومات المحاسبية في إحدى الوحدة الاقتصادية الكبيرة و الحديثة:
    آ. ما هي الخطوات اللازمة للقيام بعملك ، عددها فقط .
    ب. ما هي أهم المستندات والدفاتر المحاسبية التي يجب تصميمها .
    ج. كيف يمكنك القيام بتحديد احتياجات المستفيدين من المعلومات المحاسبية .

    Prof. kasim M. Ibrahim Alhubaity Zeyad H. Yahya Alsaqah


    التعديل الأخير تم بواسطة جمال مغرابي ; Sun, 18 May 2008 الساعة 03 AM:19:37

  2. #2

    تاريخ التسجيل
    Sat, 09 Feb 2008 06 AM:45:00
    العمر
    34
    المشاركات
    2
    معدل تقييم المستوى
    0

    افتراضي

    الموضوع مفيد جدا وأجاب لى عن كثير من التساؤلات ولكن أنا عندى بعض الأستفسارات عن الأساسيات الهامة لخرائط التدفق بالتحديد وياريت تساعدنى فى فهمها لو سمحت
    التعديل الأخير تم بواسطة hoda ; Mon, 17 Mar 2008 الساعة 05 AM:16:09 سبب آخر: خطأ فى كتابة بعض الكلمات

  3. #3

    تاريخ التسجيل
    Mon, 29 Oct 2007 10 PM:44:00
    المشاركات
    832
    معدل تقييم المستوى
    7

    افتراضي

    من الممكن حل المسائل البرمجية مثلا بطريقة الخوارزم algorithms اذا كانت المسالة في مجملها تحل برمجيا و في هذه الحالة يكون الحل عبارة عن مجموعة اكواد و هذه الطريقة تسمى طريقة المخطط الإنسيابي , هي طريقة لرسوم مخطط يبين عمل التطبيق المراد , أو لإيجاد حل للبدء على أساسه بعمل برنامج أو تطبيق معين ...

    اذا قمنا بإيجاد بداية حل أو بداية تطبيق للمسالة عن طريق الخوارزم و لم نستطع التقدم الى الامام , نقوم انذاك بإيجاد الحل أو رسم مخطط لتنفيذه و طريقة عمله و سيره .. بواسطة خرائط التدفق Flow Chart ..


    بما أن طريقة الحل واحدة في كل من الخوارزم و خرائط التدفق , فستكون طريقة الحل في غالب الاحيان عبارة عن تحويل كل خطوة من خطوات الخوارزم , إلى ما يقابلها من شكل في المخطط التذفقي ...

  4. #4

    تاريخ التسجيل
    Mon, 29 Oct 2007 10 PM:44:00
    المشاركات
    832
    معدل تقييم المستوى
    7

    افتراضي أدوات تحليل وتصميم النظم

    أدوات تحليل وتصميم النظم

    تُضيف الحاسبات الإلكترونية قدرات هائلة لنظام المعلومات المحاسبية تزيد من فعاليته وقدرته على الاستجابة للمتطلبات المتغيرة والمتزايدة للمستخدمين.
    على الوحدات الاقتصادية الاستفادة من التطورات التقنبة السريعة في البيئة المحيطة بها حتى تضمن استمرارها وبقاءها في مجال المنافسة.
    تتطلب الاستفادة من التطورات التقنية ضرورة دراسة النظم الحالية إما لتطويرها وتحسينها أو لتغييرها واستبدالها بنظم أخرى.
    تبدأ خطوات دراسة النظم باتفاق كل من الإدارة ومستخدمي نظام المعلومات ومحللي النظم على أهداف التغييرات المقترحة وكذلك الاتفاق على احتياجات كل من الإدارة ومستخدمي النظام من المعلومات التي يجب أن يخرجها التغيير المقترح.
    ضرورة دراسة وتحليل النظام الحالي لتحديد ما هو متاح من امكانيات وموارد للإستفادة منها في تصميم التعديلات المقترحة في هذا النظام أو اقتراح نظام جديد.
    تُستخدم المقابلات الشخصية وقوائم الإستبيان للحصول على كثير من المعلومات عن النظام الحالي كما تُوجد أدوات أخرى هامة يُمكن استخدامها في عمليات تحليل وتصميم وتوثيق وتقييم ومراجعة نظم المعلومات المحاسبية مثل خرائط التدفق وجداول القرار وخرائط جانت.

    خرائط التدفق Flowcharts:
    هي رسم تصويري بإستخدام مجموعة من الرموز المتعارف عليها دولياً.
    يُوضح بيانياً تدفق البيانات والمعلومات وتتابع العمليات والأنشطة داخل نظام المعلومات.
    تُعتبر من الأدوات الأساسية لمحللي ومصممي النظم لأنها تُقدم صورة عن النظام الذي يتم دراسته بما يُمكن من فهمه وتحليله وتقييمه وإعادة تصميمه إذا لزم الأمر. كما أنها تُستخدم لتوثيق تفاصيل أنشطة النظام مؤيدة بالحقائق الخاصة بهذه التفاصيل بمه يُحقق الغرض الذي أُعدت الخريطة من أجله.
    هناك العديد من أنواع خرائط التدفق المستخدمة عملياً في تحليل وتصميم النظم إلا أن أهمها وأكثرها استخداماً هما خرائط تدفق النظم Systems Flowcharts وخرائط تدفق البرامج Programs Flowcharts

    خرائط تدفق النظم Systems Flowcharts
    تُركز خريطة تدفق نظام معلومات معين على التصوير البياني المنطقي لكيفية العمل وتتابع الأنشطة داخل هذا النظام من خلال الربط بين كل عناصر النظام بما في ذلك المدخلات والمخرجات وخطوات التشغيل وطرق ووسائل تخزين البيانات والمعلومات وإجراءات الرقابة المطبقة في نظام المعلومات. تُعتبر هذه الخرائط من أكثر أدوات تحليل النظم استخداماً للأسباب التالية:
    يكون الوصف التصويري البياني بإستخدام رموز نمطية معروفة عالمياً أكثر فعالية وأسهل وأفضل وسيلة لتوصيل رسالة معينة من الوصف الشفهي أو الوصف الكتابي لنفس الرسالة.

    تُركز خرائط تدفق نظام المعلومات المحاسبية على الأجزاء الرئيسية التي تُهم مستخدم الخرائط وتتضمن العناصر الأساسية لتشغيل العمليات داخل نظام المعلومات المحاسبية.

    تُوضح خريطة تدفق النظم الأفراد والأقسام والإدارات التي تقوم بتنقيذ الأنشطة المختلفة داخل نظام المعلومات ، ومدخلات ومخرجات كل نشاط ، والمقر النهائي لمخرجات النظام.

    رموز خرائط التدفق: هناك حاجة ملحة إلى استخدام رموز نمطية موحدة في إعداد هذه الخرائط نتيجة لزيادة أهميتها كوسيلة للإتصال.
    زادت أهمية استخدام هذه الرموز نظراً لزيادة نمو وتعقيد نظم التشغيل الآلي للبيانات.
    تُصنف هذه الرموز إلى أربعة مجموعات هي:
    1) مجموعة الرموز الأساسية .. 2) مجموعة الرموز الخاصة بالمدخلات والمخرجات
    3) مجموعة الرموز الخاصة بالتشغيل .. 4) مجموعة الرموز الإضافية

    أولاً: مجموعة الرموز الأساسية: هي الرموز المقابلة للوظائف الأساسية في تشغيل البيانات وهي رموز المدخلات والمخرجات والتشغيل والتدفق والملاحظات التفسيرية.
    ثانياً: الرموز الخاصة بالمدخلات والمخرجات: هي الرموز الخاصة بتمثيل وظائف إدخال البيانات وإخراج المعلومات وكذلك الوسيلة أو الوسيط الذي تُسجل عليه البيانات والمعلومات.
    ثالثاً: الرموز الخاصة بالتشغيل: وتختص بتمثيل وظائف التشغيل بالإضافة إلى تحديد النوع المعين من العمليات الذي يجب تنفيذه على البيانات.
    رابعاً: الرموز الإضافية: وهي الرموز التي تُستخدم لتوضيح الخريطة وجعلها أكثر ملاءمة لإظهار العمليات بصورة متكاملة.

    استخدام الرموز في خرائط التدفق: تُستخدم الرموز في خرائط التدفق لتمثيل الوظائف والأنشطة المختلفة داخل نظام المعلومات.
    تُستخدم الخطوط للوصل بين الرموز المختلفة على الخريطة وإظهار اتجاه التدفق داخل النظام.
    يبدأ الإتجاه الطبيعي للتدفق من اليمين إلى اليسار ومن أعلى إلى أسفل.
    في حالة وجود تدفق خلاف الإتجاه الطبيعي للتدفق ، أي وجود تدفق من اليسار إلى اليمين أو من أسفل إلى أعلى فيجب وضع رأس السهم لكي يُشير إلى الإتجاه المطلوب.
    يُفضل وضع رؤس أسهم على كل خط وفي أي اتجاه لزيادة توضيح التدفقات المختلفة خلال النظام.

    إعداد خرائط التدفق: يجب إعداد وتنظيم خريطة التدفق بالأسلوب الذي يُحقق الهدف الذي أُعدت من أجله خريطة تدفق النظم.
    يجب تنظيم الخريطة بالطريقة التي تُعبر تعبيراً صحيحاً وواضحاً عن النظام بحيث يتم استخدامها والإستفادة منها حالياً أو لاحقاً.
    يتم ترتيب خريطة التدفق في شكل أعمدة بحيث يسهل على قارئ الخريطة معرفة القسم أو الشخص الذي نشأ أو انتهى عنده المستند.

    خرائط تدفق المستندات Documents Flowcharts
    بعد الإنتهاء من إعداد خريطة تدفق نظام معلومات معين يتم اشتقاق خريطة تدفق المستندات من خريطة تدفق النظام.
    تُركز هذه الخريطة على المستندات المتدفقة داخل نظام المعلومات بغرض تتبع كل مستند مستخدم في هذا النظام.
    تُحدد نقاط نشأة المستند ومسارات توزيعه خلال الأقسام المختلفة داخل النظام حتى يصل المستند إلى مقره الأخير.
    خريطة تدفق المستندات لا تُظهر أي تفاصيل للإجراءات وخطوات التشغيل المختلفة كما في خريطة تدفق النظام لأنها تهتم فقط بتدفق المستندات.
    يتم إعداد خريطة تدفق المستندات بإستخدام رمز واحد فقط من رموز التدفق وهو رمز المستند.
    يتم ترتيب خريطة تدفق المستندات في شكل أعمدة بنفس الترتيب المستخدم في خريطة تدفق النظام.
    تتميز خريطة تدفق المستندات بالسهولة في الفهم لأنها لا تتضمن الكثير من التفاصيل ، وتُستخدم لإعطاء فكرة عامة عن شبكة الإتصالات داخل النظام لأن المستندات تُستخدم كوسيلة اتصال وبالتالي يتم استخدام خريطة تدفق المستندات كعنصر أساسي من عناصر توثيق المعلومات.

    مستخدمي خرائط التدفق: يتمثل المستخدمون الرئيسيون لخرائط التدفق في أربعة فئات وهم:
    1) المدير: يحتاج المدير إلى خرائط التدفق في المساعدة على حل التغييرات في متطلبات التشغيل وظهور الإختناقات في وظائف التشغيل وعدم التوازن في أعباء العمل. وكذلك في برامج التدريب لتوضيح تفاصيل نظام معين.
    2)المحاسب: يستخدم المحاسب خرائط التدفق للمساعدة في حل مشاكل التشغيل ، وتنسيق أنشطة النظام مع باقي النظم الفرعية الأخرى ، إضافةً إلى المشاركة في تحليل وتصميم النظم وخاصة نظام الرقابة الداخلية المحاسبية. كما يستخدم المحاسب خرائط التدفق في مجال توثيق النظام وتقييمه من فترة لأخرى.
    3)المتخصص في تشغيل البيانات: ويتم استخدام خرائط التدفق في أغراض تطوير وتحسين النظام الحالي أو تصميم نظام جديد. وتُعد خرائط التدفق في هذا المجال كأدوات أساسية لتحليل وتصميم وتطوير النظام.
    4) المراجع: تُعتبر خرائط التدفق من الأدوات الأساسية لعمليات الفحص والتقييم التي يقوم بها المراجعون. كما تثستخدم خرائط التدفق كأداة أساسية لتحليل وتقييم نظام الرقابة الداخلية وتحديد مدى إمكانية الإعتماد على هذا النظام.

    خرائط تدفق البرامج Programs Flowcharts
    يتم إعداد خرائط تدفق البرامج لشرح خطوات التشغيل التفصيلية للعمليات في نظام المعلومات المحاسبية.
    تظهر أهمية هذه الخرائط عند التشغيل بإستخدام الحاسبات الإلكترونية حيث تُستخدم في شرح التدفق المنطقي لبرنامج الحاسب.
    تكون خرائط تدفق البرامج تفصيلية إلى أقصى درجة وتُظهر التعليمات المطلوب من الحاسب تنفيذها خطوةً بخطوة.
    تُساعد في تحديد التدفقات المنطقية حيث تُبين تنفيذ الخطوات المطلوبة في البرنامج.
    يتم استخدامها أثناء عمليات كتابة واختبار وتوثيق وصيانة برنامج الحاسب.

    جداول القرار Decision Tables
    هي أداة تحليل وتصميم يستخدمها محللي النظم كأداة اتصال مع واضعي البرامج Programmers لوضع إطار عام في صورة جدول للأعمال التي يُمكن القيام بها أو القرارات التي يجب اتخاذها عندما تتحقق شروط معينة.
    تُعبر جداول القرار عن كل الحالات والظروف التي يُمكن أن تُوجد في النظام أو البرنامج ( المدخلات ) ومجموعة الأعمال أو القرارات التي يجب تنفيذها في كل حالة أو مجموعة من هذه الحالات ( المخرجات ).
    يتم ترجمة هذه الجداول إلى خرائط تدفق برامج تمهيداً لكتابة برامج الحاسب.
    تُظهر جداول القرار بوضوح كل العلاقات المنطقية المحتملة بين الحالات والظروف التي يُمكن أن يكون عليها النظام وبين الأعمال أو القرارات الملائمة لهذه الحالات.
    يُعاب على جداول القرار أنها لا تعكس التتابع الذي يجب أن يتم به تنفيذ العمليات داخل النظام.
    لا تُعتبر جداول القرار أداة تحليل وتصميم بديلة لخرائط التدفق بل تُعتبر أداة مكملة ومساعدة لها في عمليات تحليل وتصميم النظم والبرامج.
    تُعتبر جداول القرار وسيلة توثيق إضافية للنظام وعنصر مساعد على فهمه للمحاسبين والمراجعين.

    مكونات جداول القرار: تعتمد جداول القرار على فكرة تحقق الشرط وجواب الشرط ، أي أنها تقوم على فكرة أنه إذا تحقق الشرط أو الشروط المعينة إذن يجب القيام بالأعمال أو اتخاذ القرارات الملائمة لمقابلة لهذه الشروط.
    يتكون جدول القرار من جزئين ، جزء أول خاص بالسؤال ( إذا ) ويتضمن كل الحالات والظروف الممكنة كمدخلات ، وجزء ثاني خاص بالإستجابة ( إذن ) ويتضمن كل الأعمال أو القرارات الملائمة كمخرجات.
    تبدأ عملية إعداد جدول القرارات بتحديد كل الحالات أو الشروط المحتملة في النظام أو البرنامج المعين ثم تحديد الأعمال التي يجب تنفيذها أو القرارات التي يجب اتخاذها لمقابلة كل حالة أو مجموعة الحالات التي يُمكن أن تحدث مجتمعة.

    خرائط جانت Gantt Charts:
    يتم استخدام خرائط جانت عند تصميم وتنفيذ النظام الجديد المقترح أو عند تصميم وتنفيذ التعديلات في النظام الحالي.
    تُظهر خرائط جانت الأعمال المطلوب تنفيذها ، وتواريخ الإبتداء والإنتهاء المخططة لهذه الأعمال ، وكذلك تواريخ الإبتداء والإنتهاء الفعلية للأعمال التي تم تنفيذها.
    يتم رصد أنشطة المخرجات على خرائط جانت في شكل مستطيلات بإستخدام مقاييس الزمن. ويُمكن تعديل هذه الخرائط أثناء عملية التنفيذ للوفاء ببعض المتطلبات الخاصة.
    تتمثل الميزه الأساسية لخرائط جانت في تقديم نظرة عامة شاملة عن مدى التقدم في تنفيذ المشروع بمجرد النظر إلى الخريطه.
    لا يُشترط بالضرورة أن تكون العمليات متتابعة دائماً.
    خرائط جانت أداة إدارية مفيدة في المشروعات الكبيرة حيث تُساعد في الجدولة وفي التنسيق وتُقدم الوسائل لتقييم مدى التقدم في المشرعات.
    إعداد خرائط جانت لا يتطلب مجهودات أو بيانات مكثفة لذلك تكون منافعها أكبر من تكاليف إعدادها.



    .
    التعديل الأخير تم بواسطة جمال مغرابي ; Sun, 18 May 2008 الساعة 01 AM:14:42

  5. #5
    الصورة الرمزية سكون-الليل84
    تاريخ التسجيل
    Tue, 27 Apr 2010 03 PM:04:33
    العمر
    30
    المشاركات
    41
    معدل تقييم المستوى
    0

    افتراضي

    اقتباس المشاركة الأصلية كتبت بواسطة جمال مغرابي مشاهدة المشاركة
    نظام المعلومات المحاسبية

    تحليل وتصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية تهدف الدراسة في هذا الفصل توضيح الأهمية المتزايدة للمعلومات بصورة عامة والمعلومات المحاسبية بصورة خاصة في الوحدة الاقتصادية وضرورة تصميم نظام يحكم إنتاج تلك المعلومات وفق منهج معين يتفق مع إمكانيات واحتياجات الوحدة الاقتصادية منها ، إضافة إلى توضيح متطلبات عملية التصميم وما يجب على مصمم النظام مراعاته من قواعد ومبادئ معينة بهدف إنشاء نظام فاعل وكفوء في الوحدة الاقتصادية . وعليه ، يتطرق الموضوع الى أهمية تصميم و تحليل و تصميم نظام المعلومات المحاسبية .
    أهمية تصميم نظام المعلومات المحاسبية . . إن أي وحدة اقتصادية هي في حاجة دائمة ومستمرة إلى المعل و مات لكي تضمن البقاء والاستمرار في مزاولة نشاطاتها وتحقيق الأهداف التي تبغيها. وقد ازدادت أهمية المعلومات في الوقت الحاضر أثرها تشكل ركنًا أساسيًا ومهمًا من أركان الوحدة الاقتصادية ، وأخذ يوصف تدفقها بأنه يعادل في أهميته تدفق الدم في الجسم الإنساني. ويمكن إجمال العوامل التي أدت إلى زيادة أهمية المعلومات في الوحدة الاقتصادية بالآتي :
    1. النمو في حجم الوحدة الاقتصادية : إن ازدياد حجم غالبية الوحدات -من حيث ازدياد وتنوع العمليات التي تحدث فيها- قد أدى إلى حدوث واضح في : عدد العاملين الذين يعملون فيها ، عدد العملاء الذين يتعاملون معها ، ازدياد رؤوس الأموال المستثمرة فيها ، تعدد الجهات ذات المصلحة المشتركة فيها ، الأمر الذي يؤدي إلى ضرورة إنتاج المعلومات وتقريرها بصورة مستمرة ودائمة.
    .2ازدياد قنوات الاتصال في الوحدة الاقتصادية : إن تعدد وتعقد العمليات التي أصبحت ت م ارسها غالبية الوحدات في الوقت الحاضر أدت إلى ضرورة تقسيم العمل فيها ضمن اختصاصات معينة يتعلق كل منها بمستوى إداري محدد ، الأمر الذي أدى إلى ضرورة وجود وازدياد قنوات الاتصال بين بعضها البعض لأغراض التنسيق بين مختلف الأعمال الضرورية ، وبما يعني ضرورة توفير المعلومات بصورة راسية وأفقية وتبادلها مع بعضها البعض.
    . تعدد أهداف الوحدة الاقتصادية . : لم يعد هدف الوحدة محصورًا في الوقت الحاضر بتحقيق اكبر ربح ، بل تعددت أهدافها أثرها لتشمل خفض التكاليف ومنع الإسراف وتحسين الإنتاجية.
    4. التأثر بالبيئة الخارجية . : من الواضح أن الوحدة الاقتصادية تتأ ثر بالبيئة التي تعمل في نطاقها وتؤثر بها ، وقد ازدادت هذه العلاقة في الوقت الحاضر نتيجة لكثرة التغيرات التي يمكن أن تحدث في البيئة والناتجة عن تغير الظروف التكنولوجية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية في الدولة ، وما يحدث بينها من تغيرات تؤثر في القرارات و السياسات التي تتبعها الوحدة الاقتصادية ، وعلى إدارة الوحدة أن تكون على دراية كافية بهذه الظروف وما يحدث فيها من تغيرات حتى يمكن أن تتخذ الخطوات الضرورية لملائمة عملياتها ونظامها لتتماشى مع هذه التغيرات وتلك الظروف ، ولاشك أن ذلك يتطلب قدرًا كبيراً من المعل و مات التي يجب أن تتوافر عنها.
    ومن خلال ما تقدم يتضح أن وجود المعلومات في أي وحدة اقتصادية قد اصبح أمرًا ضروريًا ، ولكنه -حتمًا-ليس كافيًا لحل جميع المشكلات التي تواجهها الوحدة إن لم توضع تلك المعلومات في "نظام" يمكن من خلاله الحصول على أية معلومات لازمة وضرورية في الوقت المناسب وبالقدر المناسب ، حيث أن وجود نظام للمعلومات سوف يحدد جودة المعلومات (الجيد والسيئ منه ا) لكي تستفاد الوحدة من المعلومات الجيدة عندما يمكن النظام طالب المعلومات من استرجاعها فور الحصول عليها، الأمر الذي لا يؤدي إلى ضياع خبرات الوحدة الاقتصادية وتجاربها.
    وتحتل المعلومات المحاسبية موقعًا هامًا وأساسيًا في أي وحدة اقتصادية ، ولذلك توصف بأنها "العينين التي ترى بهم ا" حيث إنها تبين –في أي وق ت - أين تقف الوحدة الاقتصادية وفي أي اتجاه تسير ، كما يجب أن تعطي صورة واضحة و د قيقة وتفصيلية عن الموقف الاقتصادي للوحدة الاقتصادية . كما أن المعلومات المحاسبية تمثل عاملا هامًا من عوامل نجاح متخذ القرار من حيث أنها تؤثر في توقعاته بالنسبة للأحداث القادمة وتوضيح رؤيته وتحسين أو تنمية إدراكه بالقوى التي تؤثر في موقف معين ، إضافة إلى أنها تؤدي إلى زيادة فاعلية تحركه لكي يكون قادرًا على عملية الاختيار بين البدائل (اتخاذ القرار) .
    ونظرًا لأهمية المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن يصمم نظامًا يقوم بإنتاجها وتحديد الجيد منها لتقديمه إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد منه وبالكمية المطلوبة ، وفي الوقت المناسب وبما يتلاءم مع الاحتياجات المختلفة ، حيث أن الذاكرة البشرية تكون قاصرة عن الاحتفاظ بالكمية الهائلة من البيانات والمعلومات التي تحدث وتنتج في الوحدة الاقتصادية واسترجاعها في الوقت المناسب... وعليه فإنه إذا ما تم تصميم نظام للمعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية فإنه سوف يؤمن العلاقة بين كل من مراكز القرارات في الوحدة الاقتصادية ومراكز التنفيذ ، وذلك عن طريق الحصول على البيانات من الأقسام التشغيلية المختلفة وتشغيلها بما يتلاءم مع حاجة متخذي القرارات، وبالتالي تشغيل القرارات الإدارية المتخذة (كمدخلات جديدة) وإنتاج المعلومات التي يمكن أن تستفاد منها كافة الجهات (الداخلية والخارجية) .
    إضافة إلى ذلك فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية سوف يعمل على تحقيق الآتي:
    .1تشغيل البيانات التي تنتج عن الأحداث الاق تصادية في الوحدة لإنتاج المعلومات اللازمة للجهات التي يهمها أمر تلك الوحدة ، على أن يتم ذلك في ظل تحقيق اقل تكلفة وأكبر منفعة ممكنة.
    2. تحقيق الرقابة الداخلية على جميع العناصر المادية في الوحدة..... 3 . إنتاج وتقديم التقارير والقوائم المالية اللازمة لكافة المستفيدين ، بالدقة المطلوبة وفي الوقت المناسب والكمية المناسبة .... 4. تحديث البيانات أو ًلا بأول عن طريق خزنها وتصنيفها حسب الحاجة إليها . .

    تحليل نظام المعلومات المحاسبية .
    تمثل عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الأسس المهمة للوحدة الاقتصادية عندم ا ترغب بدراسة النظام القائم أو تعديله أو تطويره ، حيث أن عملية تصميم نظام المعلومات لا تقتصر على تصميم جديد للنظام فقط ، أصبحت قد يشمل تعديل أو تطوير النظام القائم ، مما يعني انه يلزم تحليل نظام المعلومات المحاسبية قبل تصميمه في الوحدات الاقتصادية القائمة والتي تمارس نشاطها الاقتصادي بصورة فعلية.
    وتعرف عملية تحليل النظام –بصورة عامة - بأنها "عملية تجزئة الكل إلى أجزائه مع تفحص هذه الأجزاء وبيان علاقة كل جزء بالآخر ، للخروج بسلسلة من الخطوات نحو تحقيق نتيجة معينة بأكثر الطرق فعالية " كما يصفها البعض بأنها "المنهج الرشيد في حل المشكلات.
    وعليه فإن عملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية سوف تتعلق بتوضيح كافة إجراءات عمل النظام من حيث تحديد تلك الإجراءات وعلاقاتها مع بعضها البعض في سبيل تحديد مدى كفاءة النظام ، من حيث مدخلاته ومخرجاته ، وكذلك الوقوف على أية مشكلات أو اختناقات يمكن أن تعترض أي خطوة من خطوات عمل النظام في سبيل التعرف على أسبابها ومن ثم معالجة هذه الأسباب.
    أسباب تحليل نظام المعلومات المحاسبية . هناك العديد من الأسباب التي تقتضي القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية من أهمها:-
    1. وجود مشكلات أو اختناقات في عمل النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية... 2. الرغبة في تقييم عمل النظام والتأكد من سلامة إجراءاته المعمول بها . .
    3. الرغبة في تحسين إجراءات النظام القائم أو أي من نظمه الفرعية وتطويرها . .
    . 4الرغبة في تغيير طريقة تشغيل النظام ، مثل الانتقال من النظام ال يدوي إلى النظام الإلكتروني أو بالعكس، وذلك طبقاً لمدى الحاجة إلى ذلك.
    جهات تحليل نظام المعلومات المحاسبية . تختص الجهة التي يقع على عاتقها القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية بعمليات فحص النظام –بكافة نظمه الفرعي ة - ودراسة مدى كفاءة وفاعلية النظام في ضوء الأهداف المرسومة لعمله في الوحدة الاقتصادية المعينة.
    وبذلك يفترض محلل نظام المعلومات المحاسبية أن تتوفر فيه الخصائص الآتية:
    .1أن يكون على إلمام واسع كاف بنشاط الوحدة الاقتصادية في سبيل تحديد العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها وتأثيرها على عمل نظام المعلومات المحاسبية.
    .2أن يكون على إلمام بإجراءات العمل المحاسبي المتبعة والمصطلحات المحاسبية السائدة فيها.
    .3أن تكون له القدرة على تحديد وتشخيص المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع توافر القدرة على إقناع الإدارة على ضرورة معالجتها وفق الاقتراحات التي يضعها لذلك.
    .4أن يكون على إلمام كا  ف بعدد من فروع المعرفة الأخرى مثل : الإدارة ، الاقتصاد ، بحوث العمليات ، العلوم السلوكية ، الحاسبات الإلكترونية وما إلى ذلك من العلوم التي لها علاقة بالعمل المحاسبي .
    ويلاحظ أن هذه الخصائص تتوافر في الأشخاص الذين يكونون على إلمام بعلم المحاسبة بصورة رئيسية ، وعليه فإنه من الممكن أن يقوم بتحليل نظام المعلومات المحاسبية إحدى الجهات الآتية :
    - محاسب الوحدة الاقتصادية أو مجموعة من موظفي قسم المحاسبة فيها.
    - المدقق الخارجي للوحدة الاقتصادية... - - مكاتب الاستشارات الإدارية والمحاسبية ...- الجمعيات العلمية والمهنية المختصة بعلم المحاسبة. -
    متطلبات تحليل نظام المعلومات المحاسبية
    بعد تحديد الجهة التي تقوم بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية (أو أي نظام فرعي ضمنه) ، يتطلب من محلل النظام الآتي :
    .1تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام القائم مع وضع الاقتراحات والبدائل اللازمة لمعالجتها.
    .2تحديد نطاق عملية التصميم اللازمة ، من حيث تصميم نظام كامل جديد أو تعديل بعض أجزاء النظام القائم.
    .3دراسة وتحديد تكاليف عملية التصميم المقترحة بنا  ء على نتائج عملية التحليل ، وتوضيح مبررات المع الجة (عن طريق التصمي م ) من حيث المنافع التي يمكن الحصول عليها في حالة التصميم الجديد .
    .4تقديم تقرير مف  صل إلى إدارة الوحدة الاقتصادية بكافة المقترحات ، كي تعقد الإدارة اجتماعًا تدرس فيه نتائج تحليل النظام ، وتبين درجة موافقتها على ما تراه مناسبًا ، إضافة إلى قيامها بتحديد الجهة التي تقوم بعملية التعميم المقترحة.
    أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية
    تمثل أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية مجموعة الطرق التي يمكن أن يلجأ إليها محلل النظام في سبيل حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات في نظام المعلومات المحاسبية وتحديد أسبابها وبالتالي اقتراح معالجتها في ضوء ذلك .
    وبصورة عامة ، يمكن تصنيف أساليب تحليل نظام المعلومات المحاسبية استنادًا إلى مدى القدرة على حصر ومعرفة المشكلات والاختناقات القائمة سواء من قبل مستخدمي النظام أو من قبل محلل النظام مباشرة وكما يلي:
    أو ًلا. الأساليب المعتمدة على مستخدمي النظام . يمكن من خلال هذه الأساليب التعرف على مواطن الضعف في النظام القائم وبالتالي حصر وتحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، وذلك من خلال إمكانية ذلك .
    1. المقابلات الشخصية . حيث يحرص محلل النظام على مقابلة الأفراد الذين يخدمهم النظام (وخاصة من داخل الوحدة الاقتصادية) في سبيل تبادل الآراء والمقترحات التي من شأنها أن تساهم في تحديد المشكلات والاختناقات التي تواجههم ، ومن ثم التوصل إلى الحلول السليمة بشأنها.
    ويتطلب نجاح هذا الأسلوب من محلل النظام ضرورة توافر الآتي :
    آ. القدرة على إدارة الحوار والمناقشة مع المستويات الإدارية المختلفة وإقناعها بأهمية عملية التحليل ، وذلك لضمان الحصول على الإجابات الصحيحة والدقيقة للأسئلة المطروحة.
    ب. التحديد المسبق لموعد المقابلة وتهيئة الأسئلة اللازمة بما يتعلق بعمل النظام الذي يتم تحليله.
    ويتميز أسلوب المقابلات الشخصية بالمرونة في الحصول على المعلومات ، حيث أن الحوار المباشر بين كل من محلل النظام ومستخدمي النظام يتيح الفرصة للحصول على معلومات تفصيلية قد لا تتيحها الوسائل الأخرى نتيجة الجماليات ملاحظة محلل النظام للمستخدمين والظروف المحيطة بهم إضافة إلى ذلك فإن هذا الأسلوب يتيح للمحلل التأكد من مصداقية الإجابات التي يدلي بها المستخدمون نظرًا لإمكانية التعرف عن قرب للكيفية التي يتبعها المستخدمون في الت ع بير عن احتياجاتهم إضافة إلى إتاحة الفرصة لتوضيح أو إعادة صياغة ما قد يتم توجيهه من أسئلة للمستخدمين في حالة غموضها.
    إلا انه يمكن القول أن هذا الأسلوب قد يتعرض لبعض الانتقادات من حيث عدم قدرة المستخدمين على تحديد المشكلات أو الاختناقات التي تواجههم من خلا ل استخدام النظام أو عدم قدرتهم على توضيح وجهة نظرهم فيما يتعلق بكيفية حلول تلك المشكلات المطروحة .
    2. قوائم الاستبيان . . يمكن لمحلل النظام استخدام أسلوب قوائم الاستبيان في سبيل التخفيف من الانتقادات الموجهة لأسلوب المقابلات الشخصية ، إضافة إلى انه يفضل استخدام هذا الأسلوب في حالة وجود عدد كبير من المستخدمين وبالتالي عدم إمكانية إجراء مقابلات شخصية معهم خلال الفترة الزمنية المحددة للقيام بعملية التحليل.
    وتتضمن قوائم الاستبيان مجموعة من الأسئلة يطلب من الأفراد الموجهة لهم الإجابة عنها ، وقد تصمم الأسئلة بطريقة عامة عن المشكلة والمعلومات التي يحتاجها المديرون المختلفون وتوقيت لحصول عليها ومدى التفاصيل أو قد يتم تصميها بصورة تفصيلية موجهة لكل مدير على حدة.
    ولنجاح هذا الأسلوب يجب مراعاة طبيعة ونوعية الأسئلة الموجهة لمستخدمي النظام بحيث يراعى أن تصمم الاستبانة لتكون الإجابات فيها على أسئلة محددة ، فإذا كانت الإجابة بالنفي على سؤال معين فإن ذلك يعني وجود مشكلة أو عيب معين يجب معالجته ، مع ملاحظة أن تكون الأسئلة واضحة ومفهومة وشاملة بحيث تتلافى الغموض واللبس والتفسير المغاير أو تتجاهل بعض النقاط المهمة .
    ويمتاز أسلوب قوائم الاستبيان بمجموعة من المزايا أهمها:
    أ. انخفاض تكاليف تجميع البيانات ، حيث يمكن إرسال قوائم الاستبيان بالبريد أو غيره من الوسائل ، كما يمكن توزيعها على عدد كبير من الأفراد في وقت واحد وبالتالي الحصول على كم هائل من المعلومات في وقت قصير.
    ب. إمكانية تنميط العبارات المستخدمة في صياغة الأسئلة وثبات تسلسلها ، وكذلك توحيد التعليمات الخاصة بالإجابة عليها ، وهذا كله يؤدي إلى توحيد جانب كبير من المعلومات المرتبطة باحتياجات المستخدمين على كافة المستويات الإدارية .
    ج. شعور المستخدمين بحرية اكبر وثقة أعلى وهم بصدد الإجابة على ما تتضمنه القائمة من أسئلة وخاصة في تلك الحالات التي لا يطلب فيها ذكر أسماءهم الشخصية ، فهذا بلا شك يتيح لهم فرصة التعبير عن آرائهم بقدر اكبر من الحرية ، خاصة وأن قوائم الاستبيان لا تنطوي على ضرورة الإجابة الفورية للمستخدمين على ما يقدم إليهم من أسئلة.
    ومع ذلك فإن هناك بعض الانتقادات على أسلوب قوائم الاستبيان من أهمها إمكانية إهمال الإجابة على القائمة أو على بعض الأسئلة التي يحتويها أو عدم الدقة في الإجابة .. الخ من المعوقات الأخرى.
    وفي محاولة للجمع بين مزايا أسلوب المقاب لا ت الشخصية وقوائم الاستبيان فقد اقترح البعض إرسال قائمة الاستبيان إلى مستخدمي المعلومات (للنظام الذي يتم تحليل ه ) ، وذلك قبل إجراء المقابلات الشخصية ، مما يتيح لهم الاستعداد لاستيفاء قائمة الاستبيان بصورة أكثر تعبيرًا عن احتياجاتهم الفعلية واستخداماتهم للمع لومات واكتشاف المعوقات التي تعتري ذلك.

    ثانيًا. الأساليب المعتمدة على محلل النظام
    وهي مجموعة الأساليب التي يتم القيام بها من قبل محلل النظام مباشرة في سبيل تحديد المشكلات والاختناقات التي تحدث في النظام الواجب تحليله ، وهي تشمل الآتي :
    1. الملاحظات حيث يقو م محلل النظام بالاطلاع على كافة العمليات المتعلقة بالنظام الذي يقوم بتحليله وتحديد المشكلات والاختناقات من خلال ملاحظاته المباشرة ، وهو يعتمد في ذلك على خبرته وقدرته في ضوء ما يجب أن يكون عليه عمل النظام.
    ويمكن لمحلل النظام أن يعتمد في استنتاجاته من خلال الملاحظات عن طريق الاطلاع على دليل عمل النظام والمستندات والدفاتر والسجلات الخاصة بالنظام إضافة إلى الاطلاع على التقارير أو الشكاوي التي سجلت على عمل النظام من قبل من قبل الإدارات والأقسام المرتبطة بعمل النظام أو من قبل العملاء والموردين والجهات الأخرى التي لها علاقة بنتائج عمل النظام .
    ويلاحظ في كثير من الأحيان أن هناك عدداً كبيراً من العمليات المتعلقة بالنظام والتي يصعب على محلل النظام القيام بدراستها والاطلاع عليها ميدانيًا وتثبيت الملاحظات الخاصة بكل منها ، ولذلك قد يلجأ محلل النظام إلى استخدام أسلوب م تعارف عليه هو أسلوب العينات الإحصائية للوصول إلى نتائج مدعمة لحل المشكلات .

    2. استخدام خرائط التدفق Flow Charts .تستخدم خرائط التدفق في تصوير النظام ومكوناته وعلاقاته مع النظم الأخرى من خلال الرسوم التخطيطية التي تبرز الإجراءات المتبعة في ذلك .
    وهناك العديد من أنواع خرائط التدفق التي يمكن أن يعتمد عليها محلل النظام من أهمها:
    أ. الخريطة التنظيمية . تهدف الخريطة التنظيمية إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية في صورة راسية (عامودية) لتحديد مراكز المسؤولية الحالية في الوحدة الاقتصادية ومعرفة فيما إذا كانت هناك مجهود ات ضائعة أو تعارض في الاختصاصات إضافة إلى تحديد نقاط الضعف في نظام الرقابة الداخلية. ويتطلب استخدام الخريطة التنظيمية ضرورة الوضوح فيها من حيث فصل الوظائف الرئيسية عن الوظائف الاستشارية ، إضافة إلى توضيح خطوط السلطة والمسؤولية التي تربطها مع بعضها البعض.
    ولكي يستطيع محلل نظام المعلومات المحاسبية من تحديد وحصر المشكلات والاختناقات التي تحدث فيه ، فإن الأمر يتطلب ضرورة معرفة توصيف كل وظيفة من تحليل قياس العمل الذي يتم من خلاله تتبع النشاط الذي يقوم به كل عامل وقياس حجم الأعمال التي يتم إنجازها والو قت اللازم لكل مهمة من المهام التي يتم تأديتها ، وبالتالي يتم الحصول على البيانات الكافية عن المهام التي يؤديها الأفراد في مختلف الأقسام ، حيث أن ذلك يساعد في تحديد معدل المخرجات ومستويات الإنتاجية وبما يتيح معرفة مدى استغلال طاقة كل فرد ، وبالتالي يصبح بالإمكان إعادة توزيع العمل بين الموظفين بما يكفل كفاءة النظام ككل ومعرفة ما إذا كان هذا النظام قادر على استيعاب أي زيادة متوقعة في حجم الأعمال .
    تحليل توزيع الأعمال ، الذي يظهر توزيع الوقت الذي يستغرقه الموظف في المهام المنوط بها إليه ، حيث يتم في شكل مصفوفة إظهار الوقت الذي قضاه كل موظف في كل مهمة على حدة ، ومن خلال هذه المصفوفة يستطيع محلل النظام تحديد افضل توزيع ممكن للمهام.
    ب. خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات) . وهي تهدف إلى توضيح خطوط المسؤولية في صورة أفقية بين الوظائف الفرعية في الوحدة الاقتصاد ية ومن خلال توضيح تدفق البيانات وخطوط سير المستندات وانتقالها بين مختلف الإدارات والأقسام في سبيل التعرف على نقاط الضعف في الدور المستندية وازدواجية العمل التي تحدث فيها دون نبرر واضح.
    وعليه ، فإن محلل النظام سوف يقوم بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية من العمليات الأساسية في الوحدة الاقتصادية وتقييمها في ضوء ما يجب أن تكون عليه لكي يتمكن من حصر المشكلات والاختناقات في كل منها:
    ولكي يقوم محلل النظام بإعداد خريطة إجراءات لكل عملية ، فإن الأمر يتطلب منه تحديد الآتي :
    - طبيعة العملية المراد بعداد خريطة إجراءات لها ... - الإجازات والأقسام ذات العلاقة المباشرة بالعملية .... - خطوط سير المستندات بين الإدارات والأقسام .
    -- عدد النسخ المطلوبة من المستندات والتقارير المطلوب إعدادها لكل الإدارات والأقسام.
    وفي سبيل تسهيل إعداد خرائط الإجراءات ، فإن هناك رموز متفق عليها بين المحاسبين والمدققين ومحللي النظم يستخدم في إعداد خرائط الإجراءات لتسهيل العمل بها وفق فهم متقارب ، يمكن توضيح أهمها بالآتي :

    حالة عملية

    تقوم إحدى الشركات الصناعة باستخراج تقارير تكاليف الإنتاج وتقارير انحراف التكاليف اعتمادًا على مجموعة من المست ندات والتقارير التي يتم تداولها بين كل من :
    إدارة الشؤون التجارية، إدارة التخطيط والمتابعة ، إدارة الحاسوب ، إدارة الإنتاج، إدارة الحسابات ، وتشمل هذه المستندات والتقارير كل م ن : جدول المبيعات المقدرة، تقارير عن المخزون ، جدول تعليمات الصنع ، مستندات تخطيط ا لإ نتاج ، جداول الإنتاج ، بطاقات الحركة ووقت العمل .
    ويمكن توضيح كيفية تدفق المستندات بين الإدارات المختلفة كما يلي :
    - جدول المبيعات المقدرة .1يمكن الحصول على جدول المبيعات المقدرة من خلال الحاسوب (الذي خزنت فيه البيانات اللازمة للموازنة التخطيطية الخاصة بالمبيعات) ، ويرسل إلى إدارة الشؤون التجارية – قسم المبيعات لتأييده وإرساله إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لكي يتم في ضوئه إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
    - تقارير عن المخزون .2استنادًا إلى البيانات المخزونة في الحاسوب والخاصة بنظام المخازن ، يتم استخراج تقارير عن المخزون تشمل : تقرير عن مخزون المواد الأولية ، تقرير عن مخزون الإنتاج التام ، بهدف إرسالها إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية لأخذها بنظر الاعتبار عند إعداد البيانات الخاصة بتعليمات الصنع .
    - جدول تعليمات الصنع .3في ضوء ج دول المبيعات المقدرة وتقارير المخزون ، تقوم إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بإعداد جدول تعليمات الصنع (الأمر بالإنتاج ) بنسختين ، ترسل الأولى إلى الحاسوب وتحفظ النسخة الأخرى لديها لحين إكمال الإنتاج (لأغراض المقارنة) .
    4. مستندات تخطيط الإنتاج . وهي تشمل أمر الإنتاج وأذن صرف المواد التي يتم استخراجها بواسطة الحاسوب استنادًا إلى البيانات السابقة، وكالآتي:
    أ. أمر الإنتاج ، يتم إعداده بنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص، بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية.
    ب.إذن صرف المواد ، يتم إعداده بنسختين ترسلان معًا إلي إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتأييدهما وحفظ النسخة الأولى لديها . بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الشؤون التجارية مخزن الخامات لإعطاء الأمر بالصرف وإعادتها إلى الحاسوب مرة أخرى (للتحديث).
    5. جدول الإنتاج . يتم استخراج جدول الإنتاج بواسطة الحاسوب وبنسختين ، ترسل النسخة الأولى إلى إدارة التخطيط والمتابعة – الشعبة الفنية بينما ترسل النسخة الثانية إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص (للتنفيذ) .
    6. بطاقات الحركة ووقت العمل . تقوم إدارة الإنتاج في المعمل المختص بإعداد بطاقات Move Tickets الحركة التي تبين تقدم العمل وانتقاله من حط إنتاجي إلى آخر ، إضافة إلى إعداد بطاقة بالوقت الفعلي الذي يستغرقه العمل في ذلك ، ثم ترسل إلى الحاسوب.
    7. تقرير تكاليف الإنتاج وانحراف التكاليف . في ضوء ال بيانات السابقة يمكن استخراج التقارير اللازمة عن العمليات الإنتاجية المنفذة وتشمل : تقرير تكاليف الإنتاج الذي يتم إرساله إلى إدارة الحسابات لقيده في دفاتر اليومية ، وتقرير انحراف التكاليف الذي يتم إرساله إلى إدارة الإنتاج في المعمل المختص لتوضيح أسباب الانحراف ، وكذلك لحفظ النسخة لديها.
    ج. خرائط النظم System Flow Charts وهي تتعلق بالنظم الفرعية التي يتكون منها النظام القائم ، حيث تعد خر يطة لكل نظام فرعي على حدة ، وتوضح مدخلاته ومخرجاته وتسلسل الإجراءات التي تستخدم فيه ، للوقوف على الإجراءات غير الضرورية ومعالجتها في ضوء ما هو مطلوب من كل نظام فرعي في النظام الكلي المطلوب تحقيق ه . وتستخدم في إعداد خرائط النظم ذات الرموز والأشكال المعتمدة في إعداد خرائط الإجراءات (خرائط تدفق المستندات ) .

    3. استخدام جداول القرارات . يعرف جدول القرار ات بأنه عرض جدولي يوضح المنطق الذي يتم اتخاذ القرارات بنا  ء عليه في نظام أو برنامج معين.
    وتستخدم جداول القرارات في الحالات التي تحكمها اعتبارات وشروط متعددة ، حيث أنها تعد أداة توثيقية تساعد على فهم وتحليل النظام القائم وكيفية المعالجة التي وضعت لعمل ال نظام ، حيث يمكن عن طريق هذه الجداول القيام بتلخيص حالات معقدة لاتخاذ القرارات بما يسهل عملية تحليل النظام بصورة مكملة لخرائط التدفق المتبعة (وليس بدي ً لا عنها) .
    ولغرض إعداد جدول القرارات لابد من معرفة مكوناته التي تشمل الخلايا الآتية:
    خلية الشروط المحتملة Condition Stub .1خلية إجابات الشروط Condition entries .2خلية القرارات المحتملة Action Stub .3خلية القرارات المتخذة Actions entries .4والتي يمكن توضيحها من خلال شكل الجدول المبسط الآتي :
    إجابات الشروط Condition entriesالشروط المحتملة Condition Stubالقرارات المتخذة Action entries Actions Stubالقرارات المحتملة
    ويلاحظ أن جدول القرارات هو عبارة عن مصفوفة تتكون من مجموعة من الصفوف والأعمدة التي يمكن توضيحها كما يلي:
    .1تمثل الشروط المحتملة كافة الظروف التي يمكن مواجهتها في حالة معينة ، وهي تدخل في جدول القرارات كأس ئلة محتملة يحتل كل سؤال فيها صفًا ضمن خلية الشروط المحتملة.
    .2تمثل إجابات الشروط مجموعة الإجابات التي يمكن أن تواجهها الأسئلة المحتملة ، وتكون الإجابة على كل سؤال (احتمال) (بنعم) أو (لا) من خلال مجموعة الأعمدة التي يتم تكوينها ضمن خلية إجابات الشروط.
    ويمكن تحديد عدد الأعمدة لإجابات الشروط وفق الصيغة الرياضية الآتية : عدد الأعمدة = 2 ن + 2
    حيث أن : ن: عدد الشروط
    فإذا كان عدد الشروط المحتملة ( 3) فإن عدد الأعمدة سوف يكون : 8 أعمدة = 2 + 2 × 3
    ويمثل عدد الأعمدة الحد الأعلى الذي يمكن أن تكون عليه إجابات الشروط، ويمكن تقليل عدد الأعمدة عن ذلك من خلال الممارسة العملية والقدرة على دمج الإجابات المتشابهة والمتكررة .
    .3تمثل القرارات المحتملة كافة القرارات التي يمكن اتخاذها ، وبالتالي فهي تمثل مجموعة الصفوف ضمن المصفوفة اعتمادًا على عدد القرارات المحتملة.
    .4تمثل القرارات المتخذة ، القرار الذي يتم الموافقة أو عدم الموافقة عليه في ضوء الشروط المحتملة وإجاباتها ، وذلك من خلال وضع علامة ( X ) في خلية تقاطع الأعمدة والصفوف لكل حالة من الحالات .

    تصميم نظام المعلومات المحاسبية . تتعلق عملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية بتنظيم العلاق ة بين عناصره وأجزائه، من خلال ترجمة الأهداف التي تبغي تحقيقها إلى نظام كامل وقابل للتشغيل بأقل تكلفة وأعلى منفعة ممكنة.
    ونظرًا لتشعب العلاقات بين نظام المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الفرعية الأخرى في الوحدة الاقتصادية ، فإن الأمر يتطلب أن تحدد الجهة التي تقوم بتصميم النظام على أساس إلمامها الواسع بكافة العلاقات التي يجب أن يؤمنها النظام وارتباطاتها مع بعضها البعض لكي يكون النظام المراد تصميمه فاع ً لا وكفوءًا بالدرجة المطلوبة .
    ولكي يتم تحقيق ذلك فإن الاتجاه السائد الآن هو أن يتولى المحاسب القيام بدور مصمم نظم المعلومات ، حيث يؤيد الكثير من الكّتاب ذلك بأقوالهم :
    -إن على المحاسب أن يأخذ زمام المبادرة في تصميم النظم ومن ثم تهيئة نفسه لمهنة جديدة بد ً لا من مجرد استمراره في مهنة قديمة .
    -إذا ما أراد المحاسب أن يحتفظ بسيطرته على توفير المعلومات المحاسبية للإدار ة فإن عليه أن يسعى إلى الحصول على النصيب الأكبر في تصميم وتشغيل نظام المعلومات.
    -إن عصر الحاسب قد وّفر للمحاسب لان يصبح مديرًا للمعلومات ، ويلاحظ أن قيام المحاسب بتصميم نظم المعلومات يعتبر أمرًا ممكنًا ، حيث أن عمل المحاسب يتطلب منه القيام بعمليات التجميع و القياس والتحليل للبيانات المالية وغير المالية وتجهيز المعلومات وتوزيعها إلى الجهات المستفيدة منها إضافة إلى تعامله مع النظم الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مما يؤدي إلى توسيع دائرة تأثيره وسلطته عليها وبالتالي توسيع مجال خدماته في الوحدة الاقتصادية.

    مناهج تصميم نظام المعلومات المحاسبية . يعرف المنهج Approach بأنه : الطريق المؤدي إلى الكشف عن الحقيقة في العلوم بواسطة طائفة من القواعد العامة التي تهيمن على سير العقل وتحدد عملياته حتى يصل إلى نتيجة معلومة.
    وعليه ، فإن منهج تصميم نظام المعلومات المحاسب ية هو : أسلوب علمي يعتمد على قواعد وإجراءات معينة في تنظيم العلاقة بين عناصر وأجزاء النظام بهدف المساعدة في تقديم المعلومات الخاصة بحل المشكلات في الوحدة الاقتصادية.
    وقد تعددت المناهج المتبعة في تصميم نظام المعلومات المحاسبية على مستوى الوحدة الاقتصادية اعتمادًا على عدة عوامل أهمها:-
    .1حجم الوحدة الاقتصادية ، من حيث العمليات الاقتصادية التي تحدث فيها يوميًا ، وما ينتج عنها من زيادة في كمية البيانات التي ينبغي تشغيلها وانتاجها كمعلومات في صورة تقارير وقوائم مالية بالكمية المناسبة وفي الوقت المناسب.
    .2طبيعة ا لعلاقات التنظيمية السائدة في الوحدة الاقتصادية ، من حيث تعدد وتنوع الوظائف والمستويات الإدارية وعلاقاتها الأفقية والراسية مع بعضها البعض.
    إمكانيات الوحدة الاقتصادية المادية والبشرية ،من حيث تطبيق أي من المناهج. .3شكل نظام المعلومات المحاسبية المرغوب تصميمه .
    .4وتأسيسًا على ذلك ، فإن تصميم نظام المعلومات المحاسبية يعتمد على المنهج الذي يتبع في تصميم نظام المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية .
    أو ً لا. المناهج التقليدية .. وهي المناهج التي كانت تتبع منذ فترة طويلة في تصميم نظم المعلومات وتشمل:
    منهج وظائف الوحدة الاقتصادية .1وهو يعتمد على أساس تصميم نظام معلومات لكل وظيفة من الوظائف التي تمارس في الوحدة الاقتصادية .
    ويتم تجهيز المعلومات لكل نظام معلومات خاص بوظيفة معينة بمعزل عن نظم المعلومات الأخرى الخاصة بوظائف أخرى.
    وتعتبر النظم المصممة بمثابة نظم معلومات رسمية تعمل وفق برامج وإجراءات معينة وبصورة مستمرة.
    وعليه، يتم تصميم نظام المعلومات المحاسبية كنظام رسمي في الوحدة الاقتصادية يقوم بإنتاج كل من : قوائم الدخل والمركز المالي وكشوف الأجور وتقارير المشتريات والمبيعات النقدية والمقبوضات والمدفوعات الأخرى.
    ويلاحظ عند اتباع هذا المنهج انه يؤدي إلى حدوث ازدواج في تقديم المعلومات حسب الوظائف المتعددة نتيجة انعدام الترابط والتنسيق وعمليات التبادل بين النظم الفرعية مع بعضها البعض ، مث ً لا : معلومات تكاليف الشراء التي يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة الشراء (نظام المشتريات والتخزين ) ، ويمكن أن يقدمها نظام المعلومات الخاص بوظيفة المحاسبة (نظام المعلومات المحاسبي ة ) عن نفس العنصر المشترى ، وبما يعني أن نظم المعلومات التي تصمم وفق هذا المنهج هي نظم غير متكاملة (أي منفصلة).
    ويمكن تحاشي عملية الازدواج في تقديم المعلومات إذا ما ت وفرت الرغبة في تحقيق التكامل بين النظم الفرعية على المدى الطويل . ويتم ذلك بتصميم نظم فرعية صغيرة حسب الوظائف الرسمية في الوحدة الاقتصادية لخدمة الأهداف المرسومة لها في المدى القصير مع العمل على تجميع هذه النظم في إطار موحد في المدى الطويل (في المستقبل) بحيث تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ذات علاقات إيجابية.
    .2منهج المستويات الإدارية . يعتمد هذا المنهج على تحديد المعلومات المطلوبة من قبل المديرين أو ً لا، حيث يتم سؤال المديرين أو ً لا في كافة المستويات الإدارية عن المعلومات التي يحتاجونها وعليه يتم تجزئة الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية من أعلى إلى اسفل حسب المستويات الإدارية الموجودة والتي غالبًا ما تشمل ثلاث مستويات هي : الإدارة العلي ا، الإدارة الوسطى، الإدارة التنفيذية .
    وفي ضوء تحديد احتياجات الإدارة من المعلومات يتم تحديد النظم الفرعية للنظام المراد تصميمه.
    ويؤخذ على هذا المنهج احتمال التركيز على احتياجات الإدارة العليا دون غيرها ، وبالتالي تصمم النظم الفرعية حسب تلك الاحتياجات فق ط دون مراعاة احتياجات المستويات الأخرى بنفس الدرجة نظرًا لقوة سلطة الإدارة العليا واحتمال تعلق درجة الرضا عن النظم المصممة بدرجة رضاها وموافقتها .
    3. منهج تجميع البيانات . يعتمد هذا المنهج على جمع أكبر قدر من البيانات كخطوة أولى في تصميم نظام المعلومات ، وع لى أساس هذا التجميع يتم تصميم النظم الفرعية أيضًا ، وقد يستمر العمل بعملية التجميع بالتدرج حتى بعد تصميم النظام وتكوين ما يطلق عليه "بنك البيانات".
    وتقوم فكرة بنوك البيانات على أن كل نظام فرعي يتم تصميمه في الوحدة الاقتصادية يستخدم قسمًا كبيراً من البيانات المشتركة بين جميع النظم الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية الأخرى ، حيث تستخدم معظم البيانات بصورة مشتركة من قبل جميع النظم الفرعية للمعلومات ، ومن هنا تبرز ميزة بنوك البيانات وهي ضمان تكامل الأقسام والوظائف الأخرى ا لمختلفة في الوحدة وتلافي حدوث الازدواج التي يمكن أن تحدث بدون ذلك.
    إلا أن هناك عدد من المشكلات الأساسية التي تواجه استخدام هذا المنهج تتعلق بإمكانية التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة وحاجة كل منها إلى درجة معينة من التفصيل اللازمة لعناصر البيانات التي يتم تجميعها.
    كذلك يؤخذ على هذا المنهج انه من الممكن تجميع الكثير من البيانات غير الضرورية والتي تكلف الوحدة الاقتصادية مبالغ كبيرة لا تحقق منها فائدة مبررة ، إضافة إلى كونه منهجًا نظريًا يصعب تطبيقه في الواقع العملي من حيث تجميع كافة البيانات أو ً لا ثم البدء بعملية التصميم.
    ومن خلال ما تقدم يمكن أن يلاحظ على المناهج التقليدية عند اتباعها في تصميم أي نظام للمعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية –بما فيها نظام المعلومات المحاسبية- أنها سوف تؤدي إلى عدم فاعليته وعدم كفاءته من حيث الآتي :
    .1إنها تركز اهتمامها ع لى عنصر المدخلات دون المخرجات وبما يؤدي إلى عدم الاهتمام باحتياجات المستفيدين المختلفة عند تصميم نظام المعلومات ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات السلوكية.
    .2إنها لا تؤدي إلى إنتاج معلومات مثلى ، حيث أن النظم الفرعية التي يتم تصميمها وفق المناهج التقليدية لا تعمل بصورة مترابطة ومتناسقة مما يخلق ازدواجا في العمل، إضافة إلى عدم تكامل المعلومات مع بعضها البعض ، وبما يؤدي إلى خلق قرارات لا تعتمد على البديل الأمثل ، وبما أنها لا تفي بالمتطلبات الإدارية.
    .3إنها تؤدي إلى ارتفاع تكاليف إنتاج المعلومات بدءًا من عملية الازدواج في العمل ومرورًا بعملية تجميع اكبر قدر من البيانات غير الضرورية والتي ينتج عنها معلومات غير ضرورية أيضًا ، وبما يعني أنها لا تفي بالمتطلبات الاقتصادية .

    ثانيًا. المنهج الحديث "منهج النظم" .
    يعتبر منهج النظم " Systems Approach " من المناهج الحديثة التي أمكن استخدامها في تصميم نظم المعلومات ، حيث انه يعتمد على النظرة الكلية والمتكاملة للوحدة الاقتصادية بشكل عام من خلال النظم الفرعية التي تتواجد فيها بهدف تحققي الأهداف العامة التي تبغيها.
    ولما كان هدف أي نظام للمعلومات هو الوفاء بالاحتياجات المختلفة ل لوحدة الاقتصادية التي يعمل في نطاقها وتقديم الخدمة المطلوبة إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد

    متطلبات استخدام منهج النظم . إذا ما تم استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية فإن هناك عدة متطلبات رئيسية يستلزمها ذلك أهمها:
    .1تحديد الهدف العام النظام ، ومن ثم تجزئته إلى أهداف فرعية يقع تحقيقها على عاتق النظم الفرعية المراد تصميمها.
    تحديد العلاقات التي يمكن أن تنشأ بين النظم الفرعية لامكانية أخذها بنظر الاعتبار عند القيام بتصميم تلك النظم في سبيل تحقيق التكامل والترابط والتنسيق بين بعضها البعض .
    وعليه فإن استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية سوف يؤدي إلى التخفيف من الانتقادات الموجهة إلى المناهج التقليدية من يحث تلافي الازدواجية في تشغيل البيانات اكثر من مرة من قبل اكثر من نظام فرعي في الوحدة الاقتصادية ، وكذلك الوفاء بكامل الاحتياجات من المعلومات وإزالة ما يمكن أن يوجد من نقص في المعلومات التي تنتجها النظم الفرعية المتعددة لموضوع واحد ، وبما يؤدي إلى الوفاء بمتطلبات تقرير فاعلية النظام من حيث تلبية كافة احتياجات المستفيدين من المعلومات التي تساعدهم في اتخاذ القرارات الرشيدة ، وكذلك إمكانية خفض تكاليف المعلومات التي سوف ينتجها النظام الذي يتم تصميمه.

    طرق تصميم نظام المعلومات المحاسبية وفقاً لمنهج النظم . عند القيام بعملية تصميم نظام المعلومات المحاسبية يمكن لمصمم النظام اختيار إحدى الطريقتين : الطريقة Integrated Information System التكاملية للتصميم والطريقة Modular Approach الترابطية للتصميم وسوف نتناول كل منن هاتين الطريقتين مع توضيح مزايا وعيوب كل منها وإمكانية تطبيقها في الواقع العملي.
    أو ًلا. الطريقة التكاملية للتصميم . تقوم هذه الطريقة على دراسة كافة احتياجات المستويات الإدارية من البيانات وتوحيدها في قاعدة واحدة للب يانات ، حيث يتم تشغيل البيانات المدخلية المرتبطة بمختلف الأحداث الاقتصادية مرة واحدة وبصورة مركزية بمجرد وقوعها ، ثم العمل على تخزينها لحين الاحتياج إليها من قبل مستخدميها . وبذلك فإن السمة المميزة لهذه الطريقة تتمثل في مركزية تشغيل البيانات ووجود قاعدة واحدة لها بما يقتضى على الازدواجية والتضارب الذي قد نشأ عن غياب هذا التكامل . وقد حدا هذا بالبعض إلى أن يطلق على هذه الطريقة (بطريقة قاعدة البيانات ) والتي تعد بمثابة المستودع العام لجميع البيانات ذات القيمة بالنسبة لمستخدمي المع لومات والتي يتم تنظيمها بما يكفل توفير احتياجاتهم من البيانات وقت الحاجة إليها بيسر وسهولة . ويتحقق ذلك من خلال (نظام إدارة قاعدة البيانا ت ) والذي يعد جز  ء رئيسيًا من النظام التكاملي ويعمل على التوفيق بين الكيفية التي يتم بها تخزين واستعادة البيانات وتلك ال تي يستهدفها المستخدمون ليتمكنوا من الاستناد إليها في مباشرتهم لمهامهم . ليس هذا فحسب بل إن (نظام إدارة قاعدة البيانات Data Base Management System ) يعد مسئو ً لا عن تنظيم البيانات المدخلية في قاعدة البيانات ، وتحديثها ، وتشغيلها ،واستعادتها عند الاحتياج إليها .وتجدر الإشارة إلى انه في ظل هذه الطريقة يتطلب الأمر ضرورة تنظيم البيانات بصورة تكفل توفير احتياجات كافة المستخدمين ودون قصر ذلك على فئة معينة من
    وهذا يقوم على افتراض ض مني مفاده مقدرة المستخدمين على أجزاء التعديلات المناسبة على البيانات التي تحويها القاعدة العامة للبيانات بما يكفل احتياجاتهم المختلفة.
    الأركان التي ترتكز عليها الطريقة التكاملية للتصميم . ترتكز هذه الطريقة على ركنين أساسيين مستوحين من مدخل النظم ويتمثلان في:
    التماسك Cohesiveness .1 . ووفقًا لركن التماسك فانه ينظر إلى النظام على انه بمثابة تجميع لمجموعة من العناصر أو الأجزاء التي يتم الربط فيما بينها في إطار متكامل . وهذا التجميع يتحقق من خلال النظر إلى المنظمة كوحدة وليس كأجزاء منفصلة ، وبالتالي فإن جميع الأن ظ مة
    الفرعية يجب أن تتكامل في نظام واحد للمعلومات ضمانًا لتلافي التضارب فيما بينهما .
    ليس هذا فحسب بل أن الأمر يتطلب أثناء دراسة المشكلات التي تعاني منها المنظمة ، تمهيداً للتوصل إلى الحلول الكفيلة بتلافيها ، أن يتم في إطار عام للمنظمة ككل وليس على مستوى كل من نشاطاتها الفرعية .حيث أن إغفال تلك النظرة الشاملة قد يؤدي إلى إيجاد الحلول الكفيلة بمعالجة المشكلات التي تعاني منها النشاطات الفرعية كل على حدة، إلا أنه قد تظهر مشكلات جديدة للنشاطات الأخرى أو للمنظمة ككل ، وقد تكون أكثر من حدة من المشكلات الأصلية .
    اتجاه التصميم من أعلى لأسفل .2وفقًا لهذا الركن ، وخلافًا لاتجاه التصميم في المدخل التقليدي ، فإن التصميم يبدأ من الأهداف العامة للمنظمة والتي تعد بمثابة المحور الذي تنطلق منه مختلف الإجراءات الكفيلة بتحقيقه ا. ويتميز اتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل بأنه يؤدي إلى تصميم نظام
    كما يتميز هذا الاتجاه بالقضاء على أحد عيوب المدخل التقليدي والذي يتمثل في تحديد المستويات الإ دارية الدنيا لنوع المعلومات التي ترفع إلى المستويات العليا والتي غالبًا ما تكون معلومات تجميعية عن أداء النشاطات المتكررة.
    وبالإضافة إلى ما تقدم فإن التصميم من أعلى إلى اسفل يساعد في تحديد احتياجات المستويات الإدارية العليا أو ً لا من المعلومات ثم من خلاله ا يتم تحديد معلومات المستويات الأخرى واليت يجب أن تعمل على تحقيق أهداف المستويات الإدارية العليا والتي تمثل أهداف المنظمة.
    ومن الطبيعي فإن اتباع المدخل التكاملي في التصميم يتطلب الكثير من المهارات الواجب توافرها في محللي الأنظمة ، إضافة إلى المعرفة الوا س عة بمختلف نشاطات المنظمة بما يكفل تدفق المعلومات بصورة غير متحيزة لأي منها وذلك لكافة المستويات الإدارية.
    ويتم تصميم النظام وفقًا لهذه الطريقة من خلال فريق عمل يشمل على العديد من التخصصات ،منها تحليل وتصميم الأنظمة المحاسبية ،والإنتاج ، والتسويق ، وحتى يتسنى لهذا الفريق أداء مهامه بكفاءة وبما يخدم مختلف النشاطات ، فانه يجب أن يتبع تنظيمًا المستويات الإدارية العليا المباشرة.

    الانتقادات الموجهة للطريقة التكاملية للتصميم . يؤخذ على هذه الطريقة ارتفاع تكاليف المصاحبة له لما يستلزم من معدات تشغيل للمعلومات غا ية في التعقيد وبما يؤدي إلى عدم كفاية الموارد المتاحة للكثير من المنظمات لتمويل مثل هذه الأنظمة . كما أن إنشاء القاعدة العامة للبيانات يتطلب بصدد تصميم هذه القاعدة الاستعانة بالعناصر التي تتصف بالكفاءة في التنسيق بين مختلف الاحتياجات من المعلومات والعمل على توفيرها . ولهذا فإن البعض يرى أن الطريقة التكاملية للتصميم
    وفي ضوء اختلاف القرارات الإدارية وما تستلزمه من معلومات قد تختلف في خصائصها فإن ذلك يعني عدم واقعية الطريقة التكاملية في العمل على توفير احتياجات المستخدمين من المعلومات الملائمة.
    وكما أوضحت إحدى الدراسات التي قامت بها الجمعية الوطنية الأمريكية للمحاسبين فإن هذه الطريقة تعد غير واقعية حتى بالنسبة للدول التي تعد رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات والتي يتوافر لدى منظماتها رؤوس أموال ضخمة وكوادر بشرية ذات مهارات عالية ، ولذلك لا يحتمل انتشار تطبيق هذه الطريقة في المستقبل القريب.
    2. الطريقة الترابطية للتصميم . نتيجة للانتقادات التي وجهت لكل من المدخل التقليدي ، والطريقة التكاملية للتصميم ، فقد ظهرت طريقة بديلة تجمع بين مزايا كل منهما وهي تعرف بالطريقة الترابطية . وتقوم هذه الطريقة على نفس الأركان التي تقوم عليها الطريقة التكاملية والمستوحاة أساسًا من مدخل النظم المشتملة في اتجاه التصميم من أعلى إلى أسفل و التماسك .
    ومفهوم اتجاه التصميم لا يختلف عما هو عليه في ظل ا لطريقة الترابطية ، حيث يبدأ في ضوء الأهداف العامة للمنظمة وينتهي بالعمل على ربط مخرجات كافة الأنظمة الفرعية باحتياجات مختلف القرارات التي تتخذها المستويات الإدارية والتي تكفل تحقيق تلك الأهداف . غير انه خلافًا للطريقة التكاملية والتي بموجبها يتحقق التماسك م ن خلال مركزية تجهيز البيانات ووجود قاعدة واحدة لها ، فإن ذلك التماسك وفقًا للطريقة ويتمثل الهدف من هذه الطريقة في ضمان الاستقلال النسبي للأنظمة الفرعية في إدخال بياناتها وتشغيلها وتحديثها واستبعادها مع الاحتفاظ بنوع من الترابط فيما بينها .
    وهذا يعني أن هذه الطريقة تجمع بين مزايا كل من المدخل التقليدي والذي يقوم على اللامركزية ، والطريقة التكاملية واليت تقوم على المركزية كنتيجة لاحتفاظ كل من الأنظمة الفرعية بقاعدة للبيانات خاصة بها تتفاعل مع الأنظمة الفرعية الأخرى من خلال شبكة اتصال.
    ولهذا فانه يتم تصميم كل من الأنظمة الفرعية وفقًا لهذه الطريقة بصورة منفردة نظرًا لصعوبة تصميم ال نظام الشامل كوحدة واحدة ، مع الأخذ في الاعتبار ضرورة تفاعل كل من الأنظمة الفرعية مع غيرها من الأنظمة . وهذا يعني انه وفقًا لهذه الطريقة يقوم كل نظام فرعي في الأنظمة المحاسبية بالتشغيل أو التجهيز الذاتي للمعلومات الخاصة به ، مع التفاعل مع غيره من الأنظمة الفرعية من خلال شبكة الاتصال ليستكمل احتياجاته من المعلومات لتكون له القدرة على تلبية احتياجات كافة مستويات المستخدمين من المعلومات.
    مزايا الطريقة الترابطية للتصميم . تتميز هذه الطريقة بالعديد من المزايا يمكن تلخيص أهمها فيما يلي:
    .1بساطة شبكة الاتصال ، حيث تقتصر على الربط بين النظام الفرعي وكل من مستخدمي ذلك النظام والأنظمة الفرعية التي تتفاعل معه فق ط . وهذا يقضي على أحد الانتقادات الموجهة لطريقة التكاملية والمتمثلة في ربط المستخدمين بقاعدة واحدة للبيانات من خلال شبكة اتصال واحدة ، مما يجعل ذلك الربط أمرًا غ ير واقعي لما يتطلبه من مهارات عالية في التصميم وأجهزة غاية في التعقيد.
    .2تزداد أهمية اتباع هذه الطريقة في تلك الحالات التي تكون فيها احتياجات المستخدمين من المعلومات تتفاوت في نوعيتها ، حيث أن الهدف الرئيسي من هذه الطريقة هو العمل على تصميم نظام يوفر الاحتي اجات الفعلية لكل مجموعة من مجموعة المستخدمين على حدة ، بخلاف ما تقوم عليه الطريقة التكاملية والتي تعمل على توفير مخرجات موحدة لكافة المستخدمين بافتراض مقدرتهم على إجراء التعديلات المناسبة عليها لتصبح ملائمة لاستخداماتهم ، مما قد يؤدي إلى عدم توفير الاحتياج ات الفعلية للكثير منهم.
    .3تعد هذه الطريقة مناسبة في حالة انتشار مصادر البيانات المدخلية في مواقع متفرقة ويتطلب الأمر تشغيلها بمجرد وقوع الأحداث المرتبطة بها ودون الحاجة لتجميعها تمهيداً لتشغيلها مركزيًا كما هو الحال في ظل الطريقة التكاملية.
    .4إن تعدد المنتجات واتساع المنظمات يتطلب ضرورة الاستعانة بالطريقة الترابطية للتصميم ليتم توفير احتياجات مختلف المستويات الإدارية من المعلومات التفصيلية التي تتفق مع طبيعة مختلف النشاطات.
    .5في حقيقة الأمر نجد أن الطريقة الترابطية للتصميم قد أحدث تغيرًا كبيراً في فلسفة تصميم الأنظمة نتيجة للتطورات التكنولوجية في المكونات المادية (أهمها الحاسبات الإلكترونية الصغيرة Mini Computer ) لأنظمة المعلومات ذات التكلفة المنخفضة نسبيًا والتي تتيح تشغيل كم هائل من البيانات المدخلية وتخزينها وتوصيلها بكفاءة عالية.
    .6تتميز هذه الطريقة بالمرونة الكافية في تصميم أنظمة فرعية جديدة أو تعديل أنظمة قائمة فيوقت قصير ودون أن يؤثر ذلك على بقية الأنظمة الفرعية القائمة التي ينطوي عليها النظام الشامل .
    .7بالإضافة إلى ما سبق فإن هذه الطريقة تعمل على ضمان المزيد من السرية والحماية للبيانات خلافًا للطريقة التك املية والتي تقوم على إتاحة كافة البيانات التي تنطوي عليها القاعدة العامة للبيانات لكافة المستخدمين .
    ونتيجة للمزايا التي تحظى بها الطريقة الترابطية فإننا نجد في الواقع العملي اتجاهًا متزايدًا نحو استخدامها في تصميم الأنظمة ، مما حدا بالكثيرين إلى التنبؤ ب التوسع في استخدام هذه الطريقة في المستقبل القريب.
    غير أنه يؤخذ على هذه الطريقة أن ما قد تنطوي عليه من مبالغة في استقلالية الأنظمة الفرعية مع صعوبة التعامل بينها ، قد ينتج عنه تعذر التنسيق فيما بينها ، ورغم ذلك فإن هذا الانتقاد يمكن التغلب عليه من خلال الا س تعانة بعناصر ذات مهارات عالية في مجال التصميم مع الالتزام بركني التصميم المتمثلين في التماسك واتجاه التصميم من أعلى إلى اسفل.
    وبعد الانتهاء من استعراض المداخل المختلفة للتصميم فإننا سوف نتناول فيما يلي الخطوات المتبعة لتصميم نظم المعلومات والوسائل التي ي ستعين بها مصممي الأنظمة في عملية التصميم.

    خطوات تصميم نظام المعلومات المحاسبية . بعد تحديد الجهة التي تقوم بتصميم نظام المعلومات المحاسبية ، يتطلب الأمر من مصمم النظام القيام بالخطوات المتسلسلة الآتية :
    الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية .... الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد ..... الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره.
    الخطوة الرابعة : التحول إلى النظام الجديد.... الخطوة الخامسة : تقييم النظام الجديد ... الخطوة السادسة : تقديم تقرير للإدارة .
    الخطوة الأولى : المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية . يتطلب من مصمم النظام المعلومات المحاسبية ضرورة القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية للتعرف على جملة أمور يمكن أن تساعده في تسهيل عملية التخطيط للنظام المقترح تصميمه، ومن هذه الأمور:-
    1. طبيعة نشاط الوحدة الاقتصادية . حيث أن النظام المقترح تصميمه يعتمد بصورة كبيرة على النشاط الذي تمارسه
    الوحدة الاقتصادية ، وهو يختلف من نشاط إلى آخر ، فالنظام الذي يمكن أن يصمم لنشاط صناعي يختلف عنه لنشاط زراعي أو تمويلي أو خدمي ،كما يجب على مصمم النظام تحديد النشاط الرئيسي الذي تمارسه ا لوحدة الاقتصادية وفصله عن الأنشطة العرضية لأخرى.
    2. الهيكل القانوني للوحدة الاقتصادية . يمكن تقسيم الوحدات الاقتصادية اعتمادًا على هيكلها القانوني إلى مشاريع فردية صغيرة ، شركات الأشخاص (التضامن) ، شركات الأموال (المساهمة) ، وقد تكون الشركات عامة أو خاصة أو مختلطة ، وبالتالي فإن عملية التصميم المقترحة سوف تختلف من شكل لآخر نظرًا لاختلاف طبيعة العمليات المالية والاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية .
    3. الهيكل التنظيمي للوحدة الاقتصادية . تختلف طبيعة البيانات والمعلومات التي يمكن تقديمها من قبل نظام المعلوم ات المحاسبية اعتمادًا على طبيعة العلاقات التنظيمية التي يمكن أن تنشأ في الوحدة الاقتصادية بصورة راسية حسب المستويات الإدارية المختلفة التي يمكن أن تتواجد في
    الوحدة الاقتصادية ، وكذلك بصورة أفقية اعتمادًا على التقسيمات الإدارية داخل كل مستوى إداري ، وبالتالي فإن عملية تصميم نظام المعلومات سوف تتأثر بطبيعة التقسيمات الإدارية الموجودة في الوحدة الاقتصادية.
    4. أهداف النظام . يجب على مصمم النظام التعرف على الأهداف العامة للوحدة الاقتصادية وباعتبارها النظام الكلي لكافة نظم المعلومات التي يمكن أن تنشأ فيها ، وكذلك ا لتعرف على أهداف نظم المعلومات الفرعية الموجودة في الوحدة الاقتصادية مع التركيز على أهداف نظام المعلومات المحاسبية وعلاقاتها مع أهداف نظم المعلومات الفرعية الأخرى انطلاقًا من مفهوم منهج النظم.
    5. تحديد المستفيدين من نظام المعلومات المحاسبية .. يجب على مصمم نظام المعلومات المحاسبية تحديد نوعية المعلومات التي يقدمها نظام المعلومات المحاسبية وطبيعة المستفيدين منها ، في سبيل الوقوف على الحد الأدنى الذي يجب تقديمه من المعلومات ، وبالتالي تحديد حالات النقص في بعض المعلومات التي يجب توفيرها وأخذها بنظر الاعتبار عند القيام بعملية التصميم.
    التأكد من المشكلات والاختناقات الموجودة في النظام القائم .6يهدف الوقوف على أسبابها واقتراح طريقة معالجتها من خلال عملية التصميم الجديدة سواء كانت عملية تصميم للنظام بكامله أو لأحد نظمه الفرعية.
    وبعد الانتهاء من عملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية يقوم مصمم النظام بإعداد خطة تفصيلية يعرضها على إدارة الوحدة الاقتصادية بشأن تصميم أو تطوير نظام المعلومات المحاسبية القائم والاتفاق على النطاق الذي ستتم وفقه عملية التصميم كأن يكون شام ً لا للنظام ككل أو لجزء منه ، إضافة إلى الحصول على م و افقة الإدارة على الأعمال التي ينوي المصمم القيام بها نظرًا لما يمكن أن تمثله موافقة الإدارة من عامل مهم في تسهيل مهمة مصمم النظام أثناء قيامه بعملية التصميم وتنفيذ النظام الجديد ، كذلك يجب على مصمم النظام الاتفاق مع الإدارة على أتعابه في ضوء الأعمال التي سيقوم بها .
    الخطوة الثانية : تصميم النظام الجديد . بعد حصول مصمم النظام عللا موافقة الإدارة يمكنه أن يقوم بالإجراءات العملية التي تستلزمها عملية التصميم والتي سبق وأن وضع خطة عامة لها عند القيام بعملية المسح الميداني الشامل للوحدة الاقتصادية.
    وقبل البدء الفعلي بعملية التصميم يجب على مصمم النظام أن يأخذ بنظر الاعتبار مجموعة من المبادئ أو المعايير التي تمثل أساسًا مهمًا تبنى عليه عملية تصميم النظام الجديد في سبيل الخروج بنظام جيد خال من المشكلات أو الاختناقات أو الصعوبات التي يمكن أن تتخلل عمله خلال عملية ال تنفيذ ، ومن أهم هذه المبادئ أو المعايير الآتي :
    .1الجدوى الاقتصادية للنظام . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يأخذ بنظر الاعتبار الإمكانات المادية للوحدة الاقتصادية بحيث تبرر كلفته للمنفعة المراد تحقيقها بالصورة الأفضل ، فليس من المعقول أن يتم تصميم نظام يستخدم الحاسوب بكلف مليون دينار مث ً لا لوحدة صغيرة ذلت رأس مال لا يتعدى مائة ألف دينار ، ولا تتعامل إلا في حدود ضيقة ومع عملاء (مستفيدين) محددين.
    2. الملائمة . ينبغي بنظام المعلومات المحاسبية المراد تصميمه أن يتلاءم مع طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحد ة الاقتصادية ، حيث أن بعض الوحدات الاقتصادية تعتمد على النظم الجاهزة (المستوردة) التي قد تؤدي إلى الفشل عند تطبيقها بسبب عدم ملاءمتها.
    3. إمكانية التطبيق . وهو يتطلب توافر الإمكانات البشرية من الناحيتين الفنية والإدارية لكي يكون بالإمكان تشغيل النظام وادارته بص ورة جيدة وصحيحة تقوده إلى تحقيق الأهداف التي من أجلها صمم، كما يفترض بالإمكانات البشرية أن تكون بالكفاءة المطلوبة والفهم المناسب لكافة خصائص النظام وأهدافه.
    تكامل وترابط عمليات الوحدة الاقتصادية . إن تكامل وترابط العمليات التي تمارسها الوحدة الاقتصادية يعتبر أمرًا ضروريًا عند اتباع منهج النظم ، حيث أن تحقيق هدف الوحدة ككل يتطلب أن يكون هناك تعاونًا متبادلاً بين كافة العمليات مثل : الإنتاج ، البيع ، التخزين ، الشراء ، وبالتالي فإن أي معلومات يتطلب توفيرها لأية عملية يجب معرفة علاقاتها وارتباطاتها مع العملي ات الأخرى ،وهو ما يتطلب أخذه بنظر الاعتبار من قبل مصمم النظام.
    5. السهولة والوضوح في النظام المصمم . عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية ينبغي مراعاة السهولة في الاستخدام والوضوح في اللغة ، لكي يمكن تقبل النظام من قبل المستفيدين منه ، حيث أن عدم مراعاة ذلك يؤدي إلى إثارة اللبس بالنسبة للمستفيدين الذين ليس لديهم الخبرة الكافية في استخدام أي نظام للحواسيب ، الأمر الذي يؤدي إلى تخوفهم من استخدام النظام ، وفي حالة فرضه عليهم فانهم سوف يرجعون كل الأخطاء التي تحدث بسببهم إلى النظام الجديد عند تص ميمه ، إضافة إلى ذلك فإن النظام المعقد سوف يؤدي إلى إرهاق الأفراد القائمين على عمله ،وبما يؤدي إلى احتمال حدوث أخطاء كبيرة في عملية صياغة التقارير التي تسلب النظام المعقد خاصية إعطاء معلومات سليمة.
    وعليه ، فإن الأمر يستلزم التبسيط والوضوح في تصميم نظام ا لمعلومات المحاسبية مع عدم الإخلال أو التقليل من الأهداف التي ينبغي تحقيقها ، فكلما خوطب المسؤولون بلغة قريبة من أسلوب تفكيرهم ووفقًا لاختصاصهم كلما أمكن خلق وعي محاسبي يستفاد منه في تف  هم عمل النظام ويستعان به في تطوير النظام القائم بأقل مجهود إداري ممكن.
    6. المرونة .6ينبغي مراعاة مبدأ المرونة عند تصميم نظام المعلومات المحاسبية بحيث تكون له القدرة على الوفاء بالاحتياجات التي تحصل نتيجة نم الوحدة الاقتصادية أو أحد أنشطتها خلال فترة زمنية يتم التكهن بها مستقب ً لا ، إضافة لما يمكن أن يحصل من تغييرات مختلفة في عمليات التخطيط والرقابة وفق ما تبغيه الوحدة الاقتصادية .
    وبعد اخذ النقاط السابقة بنظر الاعتبار فإن العمل الأساسي لمصمم نظام المعلومات المحاسبية سوف ينصب في توضيح إجراءات عمل النظام وفق توفير مجموعة المقومات الأساسية التي يمكن أن يتكون منها نظام المعومات المحا س بية ، وذلك من خلال تصميم النماذج الخاصة بكل منها وكما يلي :-
    أو ًلا. تصميم المجموعة المستندية . يمثل وجود المستندات نقطة البداية في عمل نظام المعلومات المحاسبية من حيث أنها تمثل الأساس المهم في توفير البيانات اللازمة لعمل النظام .
    ويمكن لمصمم النظام أن يقو م بتصميم مجموعة المستندات اللازمة لوحدة الاقتصادية اعتمادًا على طبيعة نشاطها وطبيعة العمليات المالية والأحداث الاقتصادية التي تقوم بها ، حيث انه لا يوجد شكل محدد وموحد للمستندات التي يمكن تداولها في الوحدات الاقتصادية بصورة عامة، وانما هناك اختلافات كثيرة في نوعية وحجم البيانات التي يمكن أن تحتويها تلك المستندات .
    وبصورة عامة يمكن أن يقوم مصمم نظام المعلومات المحاسبية بتصميم نوعين أساسيين من المستندات اللازمة لأداء العمل المحاسبي هما :
    المستندات الثبوتية .1تحتوي المستندات الثبوتية على البيانات التي يؤيد من خلالها العمليات التي حدثت في الوحدة الاقتصادية بصورة فعلية وحقيقية ، وتعتبر مستندات مرافقة ومؤيدة للمستندات المحاسبية. . ومن أمثلة المستندات الثبوتية :قوائم الشراء (الخاصة بالمشتريات المختلف ة ) وقوائم البيع (الخاصة بالمبيعات المختلفة ) وعقود الإيجار (في حالة عمليات الاستئجار من الغير أو الإيجار إلى الغير ) وسندات الملكية الخاصة بالموجودات الثابتة مثل المباني والأراضي ، وكذلك السيارات ، وبوليصات التأمين والأوراق التجارية (بمختلف أنواعها).. الخ.
    المستندات المحاسبية . .. وهي المستندات التي توضح طبيعة العمليات الم ح اسبية الخاصة بالأحداث الاقتصادية التي قامت بها الوحدة الاقتصادية ، وهي تفيد في توضيح كيفية المعالجة المحاسبية في السجلات والدفاتر المحاسبية.
    وتصنف المستندات المحاسبية إلى الأنواع الرئيسية الآتية:
    آ. مستند القبض : الذي ينظم في حالة استلام الوحدة الاقتصاد ية نقدية أو صكوك من الغير ، وهو بذلك يتعلق بالإيرادات التي يمكن أن تحصل عليها الوحدة الاقتصادية .
    ب. مستند الصرف : الذي ينظم في حالة صرف الوحدة الاقتصادية نقدية أو صكوك إلى الغير ، وهو بذلك يتعلق بالمدفوعات التي يمكن أن تدفعها الوحدة الاقتصادية.
    ج.مستند قيد اليومية : الذي ينظم التسوية النقدية التي تتطلب صرف مبلغ نقدي أو بموجب صك ولقبض مبلغ نقدي أو بصك .
    ثانيًا: تصميم المجموعة الدفترية . تمثل المجموعة الدفترية الوعاء الذي يتم فيه تفريغ البيانات التي تحتويها المجموعة المستندية وما يمكن أن يتم عليها من عمليات وإجراءات محاسبية متعددة .
    ولكي يقوم مصمم النظام بتحديد وتصميم المجموعة الدفترية فأن هناك مجموعة من الطرق التي يمكن أن يستخدم أحدها اعتمادًا على حجم الوحدة الاقتصادية وكمية البيانات المتولدة عن الأحداث الاقتصادية التي يمكن أن تحدث فيها ، وقد اتخذت هذه الطرق مسميات الدول التي استخدمتها لأول مرة وهي تتمثل بالآتي :-
    1. الطريقة الأمريكية . وهي تعتمد على مسك دفتر واحد تسجل فيه كافة العمليات المالية وترحل إلى الحسابات المتأثرة بها أيضًا وذلك عن طريق تقسيم كل صفة من صفات الدفتر إلى قسمين يحتوي أحدهما على قيد اليو مية بينما يوضح القسم الأخر حقول الترحيل إلى الجانب المدين والدائن من الحسابات المتأثرة.
    ويمكن القول أن الطريقة الأمريكية يمكن أن تستخدم في حالة المشاريع الفردية الصغيرة الحجم أو الوحدات الاقتصادية الخاصة مثل الجمعيات لتعاونية والنوادي نظرًا لمحدودية أحداثها الاقتصادية وبالتالي صغر حجم البيانات المتولدة عنها.
    2. الطريقة الإيطالية . وهي تعتمد على مسك دفترين أحدهما لليومية العامة والأخر للأستاذ العام ، وهي غالبًا ما تستخدم في الوحدات الاقتصادية صغيرة الحجم.
    3. الطريقة الإنكليزية . وهي تعتمد على ثلاثة أنواع من الدفاتر هي :
    آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ... ج. دفتر أستاذ عام .
    وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم حيث تعتمد عدد دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعدة على حجم العمليات التي تحدث الوحدات الاقتصادية.
    4. الطريقة الفرنسية . وهي تعتمد على مسك أربعة أنواع من الدفاتر هي :
    آ. مجموعة دفاتر يومية مساعدة .... ب. دفتر يومية عامة ....ج. مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة ...د. دفتر أستاذ عام .
    وتستخدم هذه الطريقة في الوحدات الاقتصادية كبيرة الحجم وهي تختلف عن الطريقة الإنك ليزية في وجود دفتر يومية عامة يمكن أن يستفاد منه في الوصول إلى الاجماليات الخاصة والأقسام أو الفروع التي يمكن أن تفيد في معرفة بعض البيانات الخاصة بتلك الأقسام أو الفروع.
    ويمكن القول انه بصورة عامة يمكن لمصمم نظام المعلومات المحاسبية أن يقوم بتصميم الصنفين الرئيسيين الآتيين ضمن المجموعة الدفترية وهما :
    1. الدفاتر القانونية . وهي مجموعة الدفاتر التي يوجب قانون الشركات ضرورة إمساكها في الوحدات الاقتصادية.
    وقد نص قانون التجارة العراقي رقم ( 30 ) لسنة 1984 على وجوب مسك الآتي:
    آ. دفتر اليومية ، الذي تقيد فيه تفص ي ً لا ويومًا بيوم جميع العمليات التجارية التي تقوم بها
    الوحدة الاقتصادية .
    ب. دفاتر اليومية المساعدة ، التي يقيد فيها تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات التجارية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية .
    ج. دفتر الأستاذ ، الذي ترحل أليه كافة القيود التي تم تسجيلها في دفاتر اليومية .
    2. الدفاتر والسجلات العرفية . وهي كافة الدفاتر والسجلات التي جرى العرف على إمساكها ن قبل الوحدات الاقتصادية ، وهي تختلف من وحدة اقتصادية لأخرى اعتمادًا على طبيعة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية وحجمها وطبيعة النظام المحاسبي المستخ د م في تنظيم حساباتها، ومن أمثلتها السجلات الإحصائية وأراق العمل ، وكما يأتي :
    آ. السجلات الإحصائية : التي تسجل فيها جميع البيانات الإضافية التي تعتبر لازمة لتوضيح أو تحليل العمليات التي قامت بها الوحدة الاقتصادية وبما يمكن أن يساهم في خدمة الجهات التي قد تح تاج إليها ، أن تشمل هذه لسجلات على إحصائيات وحدات المبيعات والمشتريات وتحليلها حسب الأسواق أو العملاء أو وكلاء البيع ، والفترات
    ب. أوراق العمل : التي تمثل مرافقات لمجموعة المستندات ومن أمثلتها :
    - قوائم الرواتب والأجور . -ورق عمل التسويات وتعديل الأخطاء الحسابية والمحاسبية . -ورقة عمل احتساب الاندثارات السنوية . -ورقة عمل تقييم بضاعة آخر المدة ...
    -ورقة عمل احتساب مبلغ الضريبة المستحقة على الوحدة الاقتصادية ... -ورقة عمل احتساب أقساط التأمين المستحقة ....
    -ورقة عمل توزيع مقسوم الأرباح إلى المساهمين . -ورقة عمل تحديد البضاعة الراكدة أو التالفة في المخازن . -أشرطة الحسابات التي تتضمن المبيعات النقدية اليومية ...
    -كشوفات الإنتاج اليومية أو الأسبوعية . -كشوفات الصادر المخزني الأسبوعية أو الشهرية . -قوائم الجرد . --مطابقات كشف البنك .
    ويفيد استخدام أوراق العمل في تحقيق الآتي :
    آ. تقليص عدد المستندات المس تخدمة ، فبد ً لا من تحرير مستند براتب كل موظف يجري إعداد مستند واحد شهري براتب جميع الموظفين .
    ب. تساعد في تحليل البيانات المحاسبية والمالية ، مثل تحليل المبيعات حسب المناطق الجغرافية أو حسب العملاء مما يساعد في اتخاذ القرارات المختلفة .
    ج. تلخيص عدد من الب يانات التي لا يمكن احتوائها في المستند لصغر حجمه ، مثلا إثبات أرقام قوائم الكهرباء أو الهاتف المدفوعة والمدة التي تخصها ومبلغ كل منها .
    د. تعتبر كدليل إثبات إضافي يعزز المستندات الأصلية .
    B]ثالثاً: تصميم دليل الحسابات .[/B] يمثل دليل الحسابات أداة مهمة لتسهيل أداء العمل المحاسبي في الحدة الاقتصادية من خلال ما يمكن أن يتضمنه من أسماء محددة لحسابات التي يمكن أن تتأثر بها أحداث الوحدة الاقتصادية والرموز أو الأرقام التي تعطى لها ، إضافة إلى أن دليل الحسابات يمكن أن يتضمن شرطًا موضحًا لكيفية إجراء بعض العمليات المح اسبية أو لكيفية استخدام بعض الوحدات المحاسبية المختلفة .
    ولغرض تصميم دليل الحسابات ينبغي على المصمم القيام بالآتي:
    - تحديد كافة الحسابات التي يمنك أن تتأثر بها عمليات الوحدة الاقتصادية وتوحيد مسمياتها وتبويبها وفق مجموعات متجانسة يمنك أن تحقق الأهداف المرجوة منها ...
    - توضيح مفاهيم الحسابات بصورة لا تقبل اللبس أو الغموض عند استخدامها في معالجة البيانات .
    .- الأخذ بنظر الاعتبار عامل المرونة في استيعاب أية حسابات إضافية يمكن أن تحتاج إليها الوحدة الاقتصادية في المستقبل لكي لا يتطلب ذلك إعادة النظر في عملية تصميم الدليل أو خلق مشكلات عمل النظام ككل .
    رابعًا: تصميم مجموعة التقارير والقوائم المالية . يقوم مصمم النظام المعلومات المحاسبة بتصميم مجموعة التقارير الخاصة بالنشاط الداخلي للوحدة الاقتصادية ومجموعة القوائم المالية الخاصة بالنشاط العام لها كما يلي:
    1. مجموعة التقار ير الداخلية : وهي تشمل كافة التقارير المتعلقة بالنشاطات الداخلية التي تتعلق بالعمليات التشغيلية التي تقوم بها الوحدة الاقتصادية من خلال كافة المستويات الإدارية التي يمكن أن تتواجد ضمن هيكلها التنظيمي وتختلف هذه
    آ. تقارير التشغيل اليومية : التي يقدم بصورة يومية إلى ملاحظي العمال وتهدف إلى بيان الانحرافات وتحليلها وبيان كيفية معالجتها من المصدر .
    ب.تقارير التشغيل الترخيصية : التي تقدم صورة أسبوعية إلى رؤساء الأقسام وتهدف إلى ترخيص بيان انحرافات الواردة بتقارير التشغيل واستخدام النسب المئوية لشرحها واقتراحات كيفية معالجتها.
    ج. .تقارير بيانية وإحصائية : التي تقدم بصورة شهرية إلى مديري الإدارات وتهدف إلى 􀑧
    توضيح البيانات المتعلقة بكفاءة الأداء (الفعلية والمخططة) وبيانات عن اتجاهات النشاط في الوحدة الاقتصادية ، وتحميل الانحرافات واقتراحات في حلها وبيانات عن التنبؤ بالنشاط للمدة المقبلة .
    د. تقارير مالية : التي تقدم بصورة ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية إلى الإدارة العليا وتهدف إلى تقديم بيانات عن المركز المالي المخطط والفعلي وبيانات عن نتائج الأعمال المخططة والفعلية وبيانات عن التحليل المالي للقوائم المالية وبيانات عن خطط وسياسات الوحدة الاقتصادية في المستقبل ومصادر تمويلها .
    ومن خلال ما تقدم يمكن توضيح أهمية إعداد التقارير الداخلية كما يلي :
    - لقياس تكلفة الأنشطة المختلفة والتي تقوم بها الوحدة الاقتصادية ....- تحديد الكفاءة النسبية لكل قسم من الأقسام ولكل مرحلة من المراحل ولإنتاج منتج معين .
    لقياس الكلفة الإنتاجية وربحية أعمال الوحدة .... - لتقييم مستوى الأداء للأفراد لمسؤولين بالوحدة ومدى وفائهم بمسؤولياتهم المحددة لهم مقدمًا .
    - لتقرير ما هي السياسات والإجراءات الإدارية الجديدة اللازمة للوصول إلى أهداف الوحدة... - لتقييم أنظمة الرقابة للوحدة -
    - للرقابة على عمليات الوحدة الاقتصادية ولإدخال التعديلات الضرورية اللازمة في طرق الإنتاج ولاتخاذ القرارات المالية والإنتاجية على أساس سليم .
    .- للمساعدة في وضع خطط للمستقبل والموازنات الخاصة بأنشطة الوحدة الاقتصادية. .8
    2. مجموعة القوائم المالية: وهي تشمل كافة القوائم التي تقدم في نهاية الفترة المالية إلى مجموعة المستخدمين من خارج الوحدة الاقتصادية للاستفادة منها في اتخاذ القرارات المتعلقة بالوحدة الاقتصادية .
    وهناك ثلاث قوائم أساسية يتطلب إعدادها من قبل نظام المعلومات المحاسبة كأي وحدة اقتصادية هي :
    أ. قائمة الدخل : التي تهدف إلى تحديد نتيجة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية (من ربح أو خسار ة) خلال الفترة المالية وبذلك فهي تحتوي على كافة عناصر الإيرادات وكافة عناصر المصروفات التي تأثرت بالنشاط العام للوحدة الاقتصادية .
    ب. قائمة المركز المالي : التي تهدف إلى توضيح ممتلكات الوحدة الاقت ص ادية (موجوداتها) والتزاماتها تجاه الغير (الدائنين والمقرضين والمالكين أو المساهمين ) ، وعليه فهي تحتوي على كافة عناصر الموجودات (المتداولة) والأخرى الثابتة وكافة عناصر المطلوبات (المتداولة والطويلة الآجل والأخرى ) إضافة إلى حقوق الملكية (رأس المال واحتياجات والأرباح المحتجزة) .
    ج. قائمة التدفقات النقدية : التي تهدف إلى توضيح أثار وتغير في عنصر النقدية (وشبه النقدية) والتدفقات النقدية الداخلة والخارجة لكل نشاط من الأنشطة الأساسية التي قامت
    الخطوة الثالثة : تطبيق النظام الجديد واختباره
    بعد الانتهاء من عملية تصميم النظام الجديد يقوم مصمم النظام بتطبيق واختبار الإجراءات الجديدة للتأكد من تحقيق أهداف المرسومة لها من أي صعوبات أو عقبات جوهرية وتتضمن عملية تطبيق النظام المصمم الجديد ضرورة القيام بمجموعة من الأنشطة الفرعية المتكاملة التي تشمل الآتي:
    وضع خطة تطبيق .1حيث أن الانتقال إلى مرحلة التطبيق يتطلب وجود خطة عملية واقعية تتضمن جدول بالأنشطة والموارد والمستلزمات المطلوب توفيرها لضمان سلامة ا لتطبيق ولكي يتم الانتهاء من هذه المرحلة ضمن الجدول الأمني لها .
    وتتضمن خطة التطبيق خلاصة بمواصفات نظام ونضمه ومكوناته وبرنامج شامل لتدريب الكادر الفني والإداري للنظام أو للمستفيدين بصورة عامة بالإضافة إلى أنشطة جوهرية ذات صلة بنيوية لتطبيق نظام المعلومات م ثل البرمجة وتهيئة ونصب الأجهزة والمعدات للنظام ولشبكة الاتصال فيه .
    2. نصب الأجهزة والمعدات اللازمة . حيث يقوم مصمم النظام بتجديد الأجهزة والمعدات اللازمة لعمل النظام الجديد وشراء الجديد منها في حالة عدم توفره في الوحدة الاقتصادية أو استبدال البعض الأخر وحسب متطلبات عمل النظام الجديدة إضافة إلى تهيئة الأماكن لنصب الأجهزة والمعدات ومستلزماتها من حيث التأثيث والتأكيد من السلامة الأمنية والتهوية والرطوبة المطلوبة .
    وفي حالة استخدام الحاسبات الإلكترونية فأن الأمر مصمم النظام تهيئة الأجهزة اللازمة من الحاسبات الإلكترونية وملحقاتها والبرامجيات الواجب تحملها أو إعداد البرامج الخاصة بالإجراءات اللازمة لعمل النظام الجديدة (بمساعدة المتخصصين والفنيين ذوي العلاقة) ومن ثم التأكد من سلامة التشغيل والأسس اللازمة لذلك .
    وبعد أن يتم التأكد من وضع خطة التطبيق ونصب الأجهزة والمعدات اللازمة يقوم مصمم النظام بعملية الاختبار للنظام الجديد من خلال تشغيله بصورة تجريبية للتأكد من نوعية الأداء العام للنظام ومعرفة درجة ونوعية استجابة النظام لحاجات ومتطلبات المستفيدين ، حيث يتم من خلال هذه العملية معرفة مدى تلبية النظام للأهداف المرسومة له والتأكد من تجاوز وحل المشكلات والاختناقات التي كانت موجودة في النظام القديم وكذلك مدى تطابق النتائج مع الاحتياجات الأساسية للمستفيدين من النظام .
    وتتضمن عملية الاختبار اللازمة لفحص نظام المعلومات الجديد القيام بالآتي:
    .1اختبار وفحص أجزاء ومكونات النظام م ن حيث كفاءة البرامج والأجهزة والقدرة على الإنجاز .
    .2اختبار الوظائف الأساسية للنظام الفرعي كل على حدة والوظائف الأخرى المشتركة معه.
    .3اختبار النظم الفرعية ، حيث يتم تدقيق وفحص أداء كل نظام فرعي من حيث كفاءة وظائفه ومكوناته الأصغر ، مع ضرورة التركيز الاستثنائي ع لى نشاط اختبار وفحص الطبيعة التكاملية لعمل النظم الفرعية التي يتشكل منها النظام
    .4الاختبار على مستوى النظام الكلي ، من حيث درجة كفاءة فاعليته في أداء الوظائف المالية وهي المحاسبية ، كما يتم التأكد من استيفاء النظام للمعايير الموضوعة عند التشغيل ومقارنتها بنتائج الأداء الفعلي للكشف عن نقاط الخلل وأشكال الإخفاق في كل من المدخلات والعمليات التشغيلية والمخرجات .
    الخطوة الرابعة : التحول إلى النظام الجديد . بعد الانتهاء من الخطوة السابقة ، يقوم مصمم النظام بإعداد مستلزمات التحول من النظام القديم إلى النظام المصمم الجديد وذلك من خلال وضع خطة عملية وواقعية للتحول من نظام المعلومات القديم إلى نظام المعلومات الجديد تشتمل على تحديد المدخل المناسب للتحول وتطبيقه وتهيئة الظروف المناسبة لضمان تحقيق عملية التحول بنجاح وهناك عدة مداخل للتحول من النظام القديم إلى النظام الجديد يمكن لمصمم النظام اختيار أحدها وهي:
    1. مدخل التحول المباشر (الفوري) . وهو يعتمد على تنفيذ النظام الجديد وإحلاله بد ً لا من النظام القديم بصورة مباشرة وكلية، وهو يستخدم في ح الة وجود صعوبة كبيرة في تجزئة عمل النظام إلى مراحل عديدة ، أو عندما توجد ضغوط شديدة من قبل المستفيدين بضرورة تشغيل النظام الجديد والاستفادة منه.
    ويؤخذ على هذا المدخل احتوائه على نسبة كبيرة من احتمالات الفشل حيث أن العاملين سوف يقاومون التغير المفاجئ والمب اشر في النظام الذي يعملون فيه ، إضافة إلى أن التحول المباشر سوف يخلق عدة أخطاء أثناء العمل بسبب عدم إعطاء الوقت الكافي للعاملين لفهم النظام الجديد وتدريبهم عليه وفق جدول زمني وخطة معينة .
    2. مدخل التحول المتوازي . وهو يعتمد على العمل وفق النظامين (القديم والج ديد) معًا بهدف توفير الفهم الكامل للإدارة والعاملين في النظام الجديد ومقارنة فوائده الجديدة من خلال مقارنة عمله مع عمل النظام القديم إضافة إلى توفير الوقت الكافي لتدريب العاملين على النظام الجديد.
    ويؤخذ على هذا المدخل بأنه مكلف، حيث يحتاج تنفيذ النظامين م ع ًا إلى تكاليف كبيرة. إضافة إلى انه قد لا يكون هناك موارد كافية للنظامين معًا في الوحدة الاقتصادية.
    3. مدخل التحول التدريجي . حيث يتم إحلال النظام الجديد بصورة تدريجية وعلى مراحل إلى أن يتم أشكال أنشطة تصميم وتشغيل النظام الجديد حيث يتم وفق هذا المدخل بإنجاز بعض العمليات بموجب النظام القديم وبعضها الأخر بموجب النظام الجديد ، وبذلك يتطلب مصمم النظام .
    ويلاحظ أن مدخل التحول التدريجي يحاول ن يخفف من الاستفادة الموجهة إلى المدخلين السابقين ، إلا أن تطبيقه يستلزم الحيطة والحذر من عدم إمكانية التطبيق الجزئي لعمليات النظام أو إمكانية حدوث ازدواجية في العمل وبالت الي حدوث مشكلات واختناقات جديدة من خلال عملية تشغيل النظام الجديد خلال فترة التحول هذه .
    الخطوة الخامسة : تقييم النظام الجديد . بعد أن يتم التحول من النظام القديم إلى النظام الجديد بصورة كلية ، يقوم مصمم النظام بتحديد فترة زمنية مناسبة لمراقبة عمل وأداء الن ظ ام الجديد والإجابة عن كل الاستفسارات التي يمكن أن ترد بشأنه .
    ومن خلال هذه المرحلة فأن مصمم النظام يمكن أن يقوم بتعديل بعض الإجراءات أو العمليات وفق ما يتناسب وطبيعة الأهداف المرسومة لعمل النظام الجديد في سبيل العمل على منع حدوث أي مشكلات أو اختناقات جديدة في عمل النظام .

    الخطوة السادسة : تقديم تقرير للإدارة بعد الانتهاء من الخطوات السابقة ،
    تكون مهمة مصمم النظام قد انتهت ، وعليه أن يقدم تقريرًا نهائياً لعملية الإدارة ، حيث يتضمن هذا التقرير – في الغالب – ملخًصا بالآتي :
    - استعراضًا للعمل الذي قام به المصمم . ... - دليلا مفصلا بالإجراءات المحاسبية الجديدة التي سوف تستخدم . ....
    - قائمة بنماذج المستندات والدفاتر والتقارير والقوائم المالية التي يقتضي استخدامها وفقًا للنظام الجديد .

    أسئلة الفصل الخامس
    س 1. ما المقصود بكل من : تحليل نظم المعلومات المحاسبية وتصميم نظم المعلومات المحاسبية ، وما هي العلاقة التي يمكن أن تنشأ بينهما .
    س 2. ما هي أهم المناهج التي يمكن اتباعها في عملية تصميم نظم المعلومات المحاسبية ،
    وأي منهج تفضله ، ولماذا .
    س 3. ما هي الأسباب التي تدعو الوحدة الاقتصادية إلى القيام بعملية تحليل نظام المعلومات المحاسبية فيها .
    س 4. ما هي أهم الأسباب التي يمكن استخدامها في عملية تحليل نظم المعلومات المحاسبية ، عددها وأشرح أي منها تفضل استخدامه إذا ما كلفت بعملية التحليل لدى أي وحدة اقتصادية .
    س 5. ما هي متطلبات استخدام منهج النظم في تصميم نظام المعلومات المحاسبية .
    س 6. إذا كلفت بتصميم نظام للمعلومات المحاسبية في إحدى الوحدة الاقتصادية الكبيرة و الحديثة:
    آ. ما هي الخطوات اللازمة للقيام بعملك ، عددها فقط .
    ب. ما هي أهم المستندات والدفاتر المحاسبية التي يجب تصميمها .
    ج. كيف يمكنك القيام بتحديد احتياجات المستفيدين من المعلومات المحاسبية .

    Prof. kasim M. Ibrahim Alhubaity Zeyad H. Yahya Alsaqah




    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جميل جدا جدا جدا جدا جدا جدا
    وهل جزاء الإحسان إلا الإ حسان.فسبحان
    الله وبحمده سبحان ربي العظيم

  6. #6

    تاريخ التسجيل
    Sun, 13 Nov 2011 06 PM:04:12
    العمر
    23
    المشاركات
    4
    معدل تقييم المستوى
    0

    افتراضي رد: تحليل و تصميم نظام محاسبي03

    ربنا يجازيك يا استاذ لاني عن جد استفدت منه
    ربنا يكرمك

معلومات الموضوع

الأعضاء الذين يشاهدون هذا الموضوع

الذين يشاهدون الموضوع الآن: 1 (0 من الأعضاء و 1 زائر)

المواضيع المتشابهه

  1. بالعربية . ملخصات ppt لكتاب عن تحليل و تصميم النظم الحذيثة .
    بواسطة جمال مغرابي في المنتدى نظم المعلومات المحاسبية
    مشاركات: 4
    آخر مشاركة: Thu, 01 Aug 2013, 12 AM:47:38
  2. تصميم نظام محاسبى
    بواسطة هشام في المنتدى المحاسبة المالية
    مشاركات: 21
    آخر مشاركة: Sun, 13 May 2012, 10 PM:00:07
  3. مطلوب تصميم نظام محاسبى لشركة
    بواسطة mooo7sen في المنتدى المنتدى العام للعلوم المالية والمحاسبية
    مشاركات: 9
    آخر مشاركة: Fri, 30 Mar 2012, 11 AM:44:10
  4. أريد تصميم نظام مخزون.
    بواسطة oracle في المنتدى البرامج المحاسبية والتطبيقات العملية
    مشاركات: 11
    آخر مشاركة: Tue, 26 Apr 2011, 05 PM:27:32
  5. تحليل و تصميم الانظمة المعلوماتية
    بواسطة جمال مغرابي في المنتدى المنتدى العام لتكنولوجيا المعلومات
    مشاركات: 10
    آخر مشاركة: Mon, 30 Jun 2008, 10 PM:50:06

المفضلات

المفضلات

ضوابط المشاركة

  • لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
  • لا تستطيع الرد على المواضيع
  • لا تستطيع إرفاق ملفات
  • لا تستطيع تعديل مشاركاتك
  •