لكل شركة احتياجات محددة ومع وجود العديد من ميزات البرامج ونقاط الأسعار والجداول الزمنية للالتزام (رسوم أو اشتراك لمرة واحدة) وكل هذه الاشياء، قد يكون من الصعب إبقاء الأمور في نصابها الصحيح.
لمساعدتك على الاختيار، ضع في اعتبارك النصائح الخمس التالية:
- اختر برنامج محاسبة يناسب ميزانيتك
قبل أن تختار البرنامج المناسب، يجب أن تعرف أن تكلفة برامج المحاسبة تختلف من برنامج لآخر وغالبًا ما يزيد المبلغ مع عدد الميزات التي يوفرها البرنامج. إذا كنت تريد المزيد من الميزات قد تضطر إلى صرف المزيد من الأموال.
من المهم أن تفهم كيف يقارن السعر بالميزات المتاحة عند اختيار برنامج المحاسبة. آخر شيء تريده هو شراء برامج باهظة الثمن مع مجموعة من الميزات التي لن تستخدمها أبدًا. تحقق من معرفة ما إذا كان البرنامج يقدم نسخة تجريبية مجانية أو عرضًا توضيحيًا موجهًا ذاتيًا قبل الشراء.
تُباع بعض التطبيقات البرمجية مقابل رسوم كبيرة تُدفع مرة واحدة. اعتمادًا على البرنامج، قد تضطر إلى دفع نفقات إضافية مقابل التحديثات عند ظهورها. إذا كانت هذه هي الحالة، فلن تتمكن من التخطيط مسبقًا للرسوم الجديدة. إذا كان التحديث مطلوبًا، فستحتاج إلى دفع ثمنه.
تعمل البرامج الأخرى على اشتراك شهري أو سنوي. غالبًا ما يتم بيعها في عبوات بهيكل تسعير متدرج يسمح لك باختيار ما تحتاجه بالضبط. إذا اخترت برنامجًا يتقاضى رسومًا شهرية، فاعرف الشروط قبل الاشتراك.
أخيرًا وليس آخرًا احترس من الرسوم الخفية أو الإضافية. لا تريد أن تتفاجأ بالرسوم الإضافية لإنشاء الفواتير وتشغيل التقارير وتوفير الإعداد وخدمة العملاء وتخزين البيانات.
- أفضل برنامج محاسبة هو الذي تعرف كيفية استخدامه
إذا كنت مثل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة، فلديك معرفة عميقة في مجالك المحدد، وليس في مجال المحاسبة. لا تريد أن تقضي أسبوع عملك في تعلم مسك الدفاتر.
تأتي برامج المحاسبة مع جميع أنواع مستويات المهارات المختلفة في الاعتبار. بعضها بسيط ومصنوع لغير المحاسبين. البعض الآخر أكثر ملاءمة للمحاسبين. في النهاية، يجب أن تبحث عن البرامج التي تقدم موارد مجانية ودعم العملاء. بهذه الطريقة، إذا كنت بحاجة إلى تعلم شيء جديد، فهناك طريقة سهلة للتأكد من حصولك على المعلومات الصحيحة.
- حدد الميزات التي تحتاجها لبرنامج المحاسبة
الشيء الجيد في وجود العديد من الميزات للاختيار من بينها هو أنه يمكنك العثور على برنامج المحاسبة الذي يناسب احتياجاتك
فيما يلي بعض الميزات الشائعة التي قد تصادفك:
إنشاء وتتبع الفواتير
تجميع البيانات المالية
معالجة بطاقات الائتمان
التكامل مع الحسابات المصرفية
سجل تاريخ العملاء
للمساعدة في تنظيم البحث، قم بعمل قائمة تحقق بجميع الميزات التي تحتاجها رتب القائمة من أهم الميزات الضرورية إلى أقلها.
ابحث عن حل برمجي يدعم كل من الاحتياجات الحالية والاحتياجات المستقبلية. ابحث عن البرامج التي يمكن أن تنمو مع عملك.
- المرونة
تقوم البرامج المستندة إلى السحابة بتخزين المعلومات عبر الإنترنت حتى تتمكن من الوصول إلى البرنامج في أي مكان باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت. هناك الكثير من الإيجابيات هنا أنت لست مقيدًا بمكتب او بمكان العمل، ولا داعي للقلق بشأن فقد المعلومات المحاسبية إذا تعطل جهاز الكمبيوتر
- تأكد من ان البرنامج به دعم العملاء
قد تكون لديك أسئلة أو تحتاج إلى مساعدة في فهم برنامجك الجديد. وعندما يحين ذلك الوقت، ستحتاج إلى فريق دعم يمكنه المساعدة بسرعة وسهولة. سيكون دعم العملاء هو المفتاح للانتقال إلى البرامج الجديدة.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب وضعها في الاعتبار عند التفكير في دعم العملاء:
هل الدعم مجاني أم هناك رسوم إضافية متكررة؟
في أي منطقة زمنية هم؟ تأكد من أنك لا تضيع الكثير من الوقت بين المناطق الزمنية المختلفة.
هل فريق الدعم من ذوي الخبرة والمعرفة بالبرنامج واحتياجاتك؟
هل هناك أكثر من طريقة للحصول على دعم العملاء (مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة عبر الإنترنت)؟
كيفية اختيار برنامج المحاسبة
العناصر المذكورة أعلاه هي نقطة بداية. تحتاج أيضًا إلى مراعاة ما يلي:
التقارير: ابحث عن تقارير سهلة القراءة يمكن مشاركتها مع المحاسب أو المديرين أو غيرهم من الموظفين الموثوق بهم.
الأمان: تأكد من أن البرنامج يراعي اهتماماتك الأمنية.
الالتزام: اختر الالتزامات الشهرية أو السنوية (أيهما يناسب احتياجاتك).
المراجعات: ثق في العملاء الذين استخدموا البرنامج لأسابيع وشهور وحتى سنوات - دعهم يخبروك عن مدى جودة البرنامج.
