الهدف من هذا المقال معرفة كيف يتم التوصل إلى فهم الرقابة الداخلية .
تتنوع على نحو كبير في الممارسة العملية دراسة الرقابة الداخلية وتقدير خطر الرقابة . ففي الشركات الصغرى ، يتوصل العديد من المراجعين إلى مستوى كاف فقط من الفهم لتقدير ما إذا كانت القوائم المالية قابلة للمراجعة ، وتقييم بيئة الرقابة في ضوء إتجاه الإدارة ، وتحديد مدى ملائمة النظام المحاسبي للعميل . وعادة ، حتى يتم أداء المراجعة بكفاءة ، يتم تجاهل الرقابة الداخلية ، ويقدر خطر الرقابة عند المستوى الأقصى ، وبالتالي يتم تقدير خطر الإكتشاف على نحو منخفض .
أما في الشركات الكبرى ، خصوصا عند التعامل المتكرر مع الإدارة ، يحدد المراجع خطر الرقابة المقدر على نحو منخفض في معظم أجزاء المراجعة قبل أن تبدأ المراجعة ، ويتمثل المنهج المتعارف عليه في : ( ۱ ) التوصل إلى فهم بيئة الرقابة ، تحديد إجراءات تقدير الخطر ، دراسة نظام المعلومات والتوصيل المحاسبي ، التعرف على وسائل المتابعة عند مستوى تفصيلي ، ( ۲ ) التعرف على عناصر محددة للرقابة يمكن إستخدامها في تخفيض خطر الرقابة وتقدير خطر الرقابة ، ( ۳ ) تنفيذ إختبارات الرقابة للتحقق من فعالية الرقابة.
ويمكن للمراجع فقط أن يستنتج أنه يمكن تحديد خطر الرقابة على نحو منخفض بعد الإنتهاء من الخطوات الثلاث . وسيتم تقديم شرح تفصيلي للخطوات الثلاث التوضيح كيف يتم دراسة هيكل الرقابة الداخلية لدى العميل وتقدير خطر الرقابة تبعا لذلك .
الإجراءات الخاصة بالتحقق من تصميم وتنفيذ الرقابة الداخلية
Procedures to Determine Design and Placement in Operation
تتمثل مهمة المراجع في التوصل لفهم الرقابة الداخلية في إكتشاف مدى تنفيذ مكونات الرقابة الداخلية مع توثيق المعلومات التي تم الحصول عليها بطريقة مفيدة . وفيما يلي الإجراءات الخاصة بالتحقق من تصميم وتنفيذ الرقابة الداخلية .
تحديث وتقييم خبرة المراجع السابقة مع الوحدة الاقتصادية . يتم تنفيذ معظم عمليات المراجعة داخل الشركة بواسطة نفس منشأة المحاسبة سنوية . وفيما عدا عملية المراجعة التي يتم تنفيذها داخل الشركة للمرة الأولى ، يبدأ المراجع عمله وفي حوزته قدر كبير من المعلومات عن الرقابة الداخلية للعميل ، توصل إليه من خلال سنوات التعامل السابقة . ونظرا لأن الأنظمة وعناصر الرقابة لايتم تغييرها على نحو متكرر ، يمكن تحديث هذه المعلومات وإستخدامها في المراجعة الخاصة بالعام الحالي .
الإستفسار من أفراد العميل . تتمثل البداية المنطقية في تحديث المعلومات الخاصة بعملية المراجعة السابقة ، أو التوصل للمعلومات خلال عملية المراجعة الأولى ، في التعامل مع أفراد العميل ، ويتم تقديم الإستفسارات إلى كل من : الإدارة ، المشرفين ، والعاملين خلال مرحلة فهم الرقابة الداخلية .
قراءة كتيبات النظم والسياسات الموضوعة لدى العميل . حتى يتم تصميم وتنفيذ والحفاظ على الرقابة الداخلية ، يجب أن تقوم الوحدة الإقتصادية بعمليات مكثفة للتوثيق . ويشمل ذلك مستندات وكتيبات تحدد السياسة الموضوعة من قبل الوحدة الإقتصادية ( مثل ميثاق السلوك بالشركة ، وكتيبات النظم والمستندات الخاصة بها ( مثل الكتيبات المحاسبية والخرائط التنظيمية ) . ويجب أن يقرأ المراجعة هذه المعلومات ثم مناقشتها مع أفراد العميل للتأكد من أنه يتم تفسيرها وفهما على نحو ملائم .
فحص المستندات والدفاتر . يتم من خلال كافة المكونات الخمس للرقابة الداخلية إنشاء العديد من المستندات والدفاتر ، ويتم توضيح ذلك إلى درجة ما في كتيبات النظم والسياسات . ويمكن للمراجع من خلال فحص الدفاتر والمستندات الفعلية والتي تم التعامل معها على نحو مكتمل أن يتعرف بشكل دقيق وحى على محتويات الكتيبات وأن يفهمها تماما . ويوفر أيضأ فحص المستندات والدفاتر الأدلة الخاصة بمدى تنفيذ سياسات وإجراءات الرقابة في الواقع .
ملاحظة الأنشطة والتشغيل بالوحدة الإقتصادية. بالإضافة إلى فحص المستندات والدفاتر المكتملة ، يمكن للمراجع أن يلاحظ أداء أفراد العميل خلال التشغيل وإعداد المستندات والدفاتر وتنفيذ الأنشطة الرقابية والمحاسبية ، ويعزز ذلك فهم المراجع و معرفته عن الرقابة أثناء التنفيذ .
ويمكن أن يتم دمج كل من : الملاحظة ، التوثيق ، والإستفسار على نحو ملائم وفعال لتحقيق التشغيل الروتيني للعمليات والسابق الإشارة إليه . وعن طريق هذا الإجراء ، يستطيع المراجع إختيار مستند أو أكثر من بداية حدوث عملية مالية معينة وتتبع التشغيل المحاسبي لها بالكامل ( يمكن أن يتم ذلك لأكثر من عملية مالية ) . ويتم في كل مرحلة من مراحل التشغيل تقديم الإستفسارات وملاحظة الأنشطة الجارية ، بالإضافة إلى فحص عمليات التوثيق المكتملة للعملية المالية ( أو للعمليات المالية ) .
توثيق الفهم Documentation of the Understanding
يوجد ثلاثة أساليب شائعة التوثيق فهم الرقابة الداخلية ، وهي : الوصف النظري ، خرائط التدفق ، وقوائم إستقصاء الرقابة الداخلية . ويمكن أن يتم إستخدامها على نحو منفصل أو موحد . وفيما يلي مناقشة لكل أسلوب منها .
الوصف النظري . يتمثل هذا الأسلوب في وصف كتابي للرقابة الداخلية لدى العميل . ويجب توفر الخصائص التالية في الوصف النظري الملائم للنظام المحاسبي والرقابة المرتبطة بها:
· نشأة كل مستند وسجل داخل النظام ، وعلى سبيل المثال ، يجب أن يحدد الوصف من أين تأتي طلبات العملاء وكيف تظهر فواتير البيع .
· و كافة عمليات التشغيل داخل النظام ، وعلى سبيل المثال ، إذا كانت قيمة المبيعات تتحدد من خلال برنامج بالحاسب الإلكتروني عن طريق ضرب الكميات التي تم شحنها بأسعار البيع المعيارية المخزنة في البرنامج ، يجب أن يتم وصف ذلك .
· تنظيم كل مستند وسجل داخل النظام . يجب التعبير عن كيفية ملء المستندات ، ارسالها للعملاء ، أو التخصص منها بعد إتمام العملية المالية .
· توضيح عناصر الرقابة التي تناسب تقدير خطر الرقابة . ويشمل ذلك عادة الفصل بين الواجبات ( فصل التسجيل عن التعامل مع النقدية ) ، الترخيصات والموافقات ( الموافقة على الإنتمان ) والتحقق الداخلي ( مقارنة الوحدات المباعة مع عقود المبيعات ) .
خريطة التدفق . تمثل خريطة التدفق للرقابة الداخلية تصوير رمزي بياني المستندات العميل وتدفقها المتتابع داخل الشركة . وتتضمن خريطة التدفق الملائمة الخصائص الأربعة التي سبق ذكرها عند تناول الوصف النظري .
وتتميز خريطة التدفق أساسا بأنها توفر نظرة عامة موجزة لنظام العميل بما يمكن المراجع من التعامل معها كأداة تحليلية مفيدة. وتساعد خربطة التدفق المعدة بشكل جيد في التعرف على أوجه القصور عن طريق توفير فهما واضحا للطريقة التي يتم من خلالها تشغيل النظام .
وهي تتفوق في معظم الإستخدامات على الوصف النظري كأسلوب يتم عن طريقة توصيل خصائص النظام ، وبصفة خاصة لإظهار مدى وجود فصل ملائم بين الواجبات . حيث يكون الأمر أيسر عند تتبع رسم بياني عن قراءة وصف نظري . ومن السهل أيضا أن يتم تحديث خريطة التدفق بالمقارنة بالوصف النظري .
وسيعد أمر غير عادي أن يتم إستخدام هذين الأسلوبين معا لوصف نفس النظام ، حيث أن كلاهما يهدف إلى وصف تدفق المستندات والسجلات في النظام المحاسبي ، ويتم في بعض الأحيان دمج الوصف النظري وخريطة التدفق معا . ويتوقف قرار إستخدام أحد هذين الأسلوبين أو استخدامهما معا على على عامين : السهولة النسبية للفهم الذي يمكن أن يحصل عليه المراجعون للسنة الحالية والسنة التالية ، والتكلفة النسبية للإعداد .
قائمة إستقصاء الرقابة الداخلية . يتم من خلال قائمة إستقصاء الرقابة الداخلية طرح أسئلة عن أنواع الرقابة في كل جانب من جوانب المراجعة كوسيلة لتوضيح الجوانب غير الملائمة في الرقابة الداخلية للمراجع . وفي معظم الأحوال يتم تصميمها للإجابة عن الأسئلة ب « نعم » أو « لا » . وتشير الإجابة ب « لا » إلى أوجه القصور المحتملة في الرقابة الداخلية .
وتتمثل الميزة الرئيسية من إستخدام قائمة الإستقصاء في أنها تغطي كل جانب بالمراجعة على نحو سریع و مناسب في بداية المراجعة ، ويتمثل العيب الرئيسي في أنه يتم فحص الجوانب الفردية في نظام العميل دون أن يتم توفير رؤية عامة . بالإضافة إلى ذلك لاتكون قائمة الإستقصاء القياسية قابلة التطبيق لدى بعض عملاء المراجعة ، خاصة الشركات الصغيرة .
و نرى أن إستخدام كل من قائمة الإستقصاء وخريطة التدفق أمرأ مرغوب به بشدة لفهم نظام العميل ، حيث توفر خرائط التدفق رؤية عامة عن النظام ، وتعد قائمة الإستقصاء قائمة إختبار مفيدة التذكير المراجع بالعديد من أنواع الرقابة المختلفة التي يجب أن تكون موجودة . وعندما يتم إستخدام الأسلوبين معا بشكل موحد ، سيتوافر للمراجع وصفة ممتازة للنظام .
ويكون أمرا مرغوب فيه أن يتم إستخدام الوصف النظري لدى العميل أو خرائط التدفق الخاصة بالعميل أو ترك العميل ليقوم بملء قائمة استقصاء الرقابة الداخلية . وعندما لا يكون ذلك متاحة من خلال العميل ، وهو ما يحدث غالبا ، يقوم المراجع بإعداد هذه الوسائل .
منقول،،،
المراجعة مدخل متكامل
ألفين أرينز – جيمس لوبك
ترجمة :-
د / محمد محمد عبد القادر الديسيطي
مراجعة :-
د / أحمد حامد حجاج
