القدرة على التواصل بشكل جيد أمر بالغ الأهمية في العديد من مجالات الحياة، ليس فقط في العمل. ولكن كيف يمكنك تحسين التواصل بين المحاسب والعميل؟
دعونا نلقي نظرة على أهمية التواصل الفعال
يعزز الشفافية والثقة
يساعد التواصل الواضح والمتسق على بناء الثقة مع العملاء مع تعزيز الشفافية كما يضمن الاتصال الفعال أن يعرف العملاء كيف ومتى يمكنك تلبية احتياجاتهم. إن الصراحة والصدق بشأن التغييرات في الأسعار أو السياسة المتبعة في العمل ستساعدك أيضًا على بناء العلاقات مع عملائك وتعزيزها.
خلق تجربة أفضل للجميع
يخلق التواصل تجربة أفضل لك ولموظفيك وعملائك من خلال سياسات وإجراءات الاتصال الواضحة، يمكنك التأكد من أن:
- الجميع في نفس الصفحة
- يعرف العملاء والموظفون ما هو متوقع منهم
فبدون التواصل، لا أحد يعرف من يقوم بماذا ومتى يتم الانتهاء من هذه المهمة مثلا. يتم اغفال موعد تسليم المهام في موعدها النهائي والمعلومات لا تصل للجميع ويصبح هناك بعض الارتباك بين فريق العمل.
اقرأ ايضاَ 9 مهارات اساسية يحتاجها المحاسب للنجاح
يساعد في بناء سير العمل بطريقة أكثر انسيابية
يمكن أن يساعد التواصل في تبسيط سير عملك في الواقع، أظهرت الأبحاث أن التواصل والتعاون يمكن أن يحسن إنتاجية الموظفين بنسبة 20-25 بالمائة.
عندما يكون لديك إجراءات قياسية مطبقة، سيعرف العملاء والموظفون كيفية عمل المهام وما يمكن توقعه.
وبدون إجراءات التواصل الفعالة، يكون من الصعب على الجميع أن يكونوا في نفس الصفحة وأن يتم إكمال المهام بكفاءة.
يضع حدودًا واضحة
إلى جانب تحسين الكفاءة وبناء الثقة، يساعدك التواصل أيضًا على وضع الحدود وتخفيف العمل على فريقك. يعرف العملاء ما يمكن توقعه من شركتك وما هو متوقع منهم. على سبيل المثال، يمكن أن تحميهم من الإجهاد والإرهاق من خلال التواصل مع موظفيك خلال ساعات وأيام معينة فقط من الأسبوع. ويتم إعلام العملاء بسياساتك ويجب عليهم عدم توقع رد من فريقك خارج هذه الساعات.
وضع حدود واضحة أمر ضروري في الأعمال التجارية يمكن ان يساعد ذلك في ضمان عدم إرهاق موظفيك أو تحميلهم أعباء المهام أو الرسائل التي تستهلك الكثير من وقتهم.
فلنلق نظرة على كيف يمكن للمحاسب تحسين التواصل مع العميل.
التواصل الفعال مع العميل ليس عرضيًا. يمكن أن تساعد السياسات والإجراءات المدروسة جيدًا في ضمان تحركك أنت وموظفيك وعملائك دائمًا بخطوة مع بعضكم البعض.
اقرأ ايضاَ 7 مهارات محاسبية للمحاسب القانوني
التواصل بطريقة صحيحة من البداية
يجب أن يبدأ الاتصال الفعال على الفور وعندما تتحدث لأول مرة مع العملاء المحتملين.
- طرح الأسئلة على العملاء المحتملين
- تعلم المزيد عن احتياجاتهم
يمكن أن يساعدك فهم العملاء المحتملين واحتياجاتهم في العثور على أفضل طريقة لخدمتهم. بدلاً من ذلك، قد تجد أن العميل المحتمل ليس هو الخيار الصحيح لشركتك، وقد يتم تقديم احتياجاته بشكل أفضل في مكان آخر.
كن استباقيًا بشأن التواصل
يمكن أن يساعدك اتباع نهج استباقي للتواصل مع العملاء في تجنب الارتباك والتحديات القادمة على الطريق اتبع هذا النهج منذ البداية لضمان تجربة شاملة أفضل لموظفيك وعملائك.
فيما يلي بعض المؤشرات:
عند التواصل مع العملاء، تأكد من أنهم يفهمون ما سيكون عليه العمل مع شركتك. كيف ستعقد الاجتماعات؟ كيف ستتواصل وكم مرة؟ كيف يمكنهم التواصل معك إذا احتاجوا إلى مساعدة أو كانت لديهم أسئلة؟
كن صريحًا وصادقًا وشاملًا عند شرح أسعارك. ما هي رسومك؟ ما الذي تتضمنه رسومك؟ ما الذي يعتبر خارج النطاق؟ متى يجب على العملاء الدفع وكيف؟ غالبًا ما يكون التسعير امراَ مهمًا للعملاء، لذا كن مفصلاً قدر الإمكان لتجنب سوء التواصل والصعوبات.
تأكد من فهم العملاء لما هو متوقع منهم كم مرة سيحتاجون لتقديم المعلومات؟ ما المواعيد النهائية التي يجب أن يكونوا على علم بها؟
سيساعد توصيل هذه التفاصيل المهمة مبكرًا في تقليل التأخير وتقليل الأخطاء ومنع الارتباك عند التحدث معهم. كلما كانت خدمتك أكثر ملاءمة وخالية من الإجهاد، زاد احتمال استمرار العملاء معك كما سيتعامل موظفوك أيضًا مع أعباء عمل أقل.
أبق على اتصال مع العملاء
- يعني التواصل الفعال أيضًا أن تكون متسقًا ومتواصلًا مع العملاء باستمرار.
- قدم تحديثات سريعة وبسيطة لإبقاء العملاء على اطلاع بما تم.
لا يجب أن تستغرق الاتصالات وقتا طويلا يريد العملاء فقط أن يتم إطلاعهم على انه تم إكمال المهام.
سيؤدي تحسين التواصل بين المحاسب والعميل إلى إنشاء تجربة شاملة أفضل لجميع الأطراف. للحصول على أفضل النتائج، قم بتطوير مهارات التواصل للموظفين من البداية تأكد من أن الجميع دائمًا على نفس الصفحة، ويعرف ما يمكن توقعه، ويفهم ما هو متوقع منهم. إذا تمكنت من تحقيق هذا الهدف، فستكون شركتك في طريقها للنجاح.
