حلول لإعداد الموظفين للعمل عن بعد ^مميز

مع اتجاه العديد من الشركات للعمل عن بعد أصبح العمل أكثر صعوبة فأصبح التأثير على العمليات التجارية امراً ملموسا، فبعض الشركات التي تحتاج الى موظفين قامت بتأجيل عملية التوظيف بالكامل وبالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة لا يمكن تأجيل التوظيف لأجل غير مسمى. فلمساعدة موظفيك على النجاح في العمل عن بعد بالرغم من التحديات إليك بعض التدابير التي يجب مراعاتها

تتمثل الخطوة الأولى في تجهيز وتنظيم مساحة مناسبة للعمل من المنزل لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية واليك بعض النصائح:

أولاً لا تفترض ان الموظف الجديد سيستطيع إعداد مساحة مناسبة للعمل في منزله.

ثانياً لا بد من الإدارة او الشركة او قسم تكنولوجيا المعلومات أن تجري اختباراً عن بعد للتأكد من ان الشبكة الظاهرية (VPN) واتصال Wi-Fi وأمن النظام يعمل بشكل جيد.

ثالثاً ضع في اعتبارك الحاجة الى امتلاك معدات مكتبية مثل السماعات التي تعمل على تقليل الضوضاء ومستلزمات الطباعة والإضاءة الذكية وغيرها من الأثاث المريح فقد تحتاج الشركة الى وضع اساسيات لتوفير هذه العناصر او مطالبة الموظفين بشرائها.

رابعاً يمكنك مشاركة الموظفين حول كيفية إنشاء بيئة عمل فعالة بطريقة جيدة لتشجيع الموظفين على التفكير في المساحة التي سيعدونها والروتين اليومي المعتاد بما في ذلك وقت العمل وفترات الراحة.

يمكن ان يكون اليوم الأول من العمل عن بعد تجربة غير عادية لصاحب العمل او الموظف، فيحتاج كل منهم الى بذل المزيد من الجهد للبقاء على اتصال أكثر وقت ممكن، فيجب على المشرف المباشر تحديد عدد المرات التي يرغبون فيها من التواصل مع الموظفين. ومن الضروري تحديد الأهداف طويلة وقصيرة المدى بسرعة سيساعد ذلك الموظفين الجدد على فهم كامل لكيفية مساهمة جهودهم في عمليات الشركة ونجاحها.

قد يواجه الموظفون عند العمل عن بعد صعوبة في الاتصال بفريق العمل فمن الضروري للشركات إعداد نظام يتم فيه اختيار أحد الموظفين الكبار لمساعدتهم في الأشهر الأولى والإجابة عن اسئلتهم.

فقد تكيفت بعض الشركات بسرعة مع العمل عن بعد منذ بداية الوباء، ومن المهم للشركة ان تضع سياسة عمل عن بعد إذا لم يكن لديها سياسة. فوفقًا لمقال نشرته شركة Distribute Consulting، وهي شركة متخصصة في استشارات العمل عن بُعد، فإن وجود قواعد وسياسات واضحة يمكن الوصول إليها يمكن أن يجعل الانتقال إلى العمل عن بُعد أسهل للموظفين الجدد.

فيما يلي قائمة لما يجب ان تحتويه سياسة العمل عن بعد:

·         ملخص موجز لسياسة العمل عن بعد يمكن الرجوع إليها بسرعة وسهولة.

·         دليل للمصطلحات والمختصرات المستخدمة بشكل شائع في سياسة العمل عن بعد.

·         البروتوكول الإداري الذي ينص بوضوح على الإجراءات القانونية الواجبة التنفيذ عند الحاجة لتغيير ترتيب العمل عن بعد.

·         السياسات الخاصة بالإشراف على الأصول الثابتة للشركة لإبلاغ الموظفين الجدد بمن يقوم بتقييم الأصول التي يتم إرسالها للموظفين وشروط هذه الأصول وما الى ذلك.

·         جدول يوم عمل الشركة، ليشمل ساعات عمل الموظفين والإجازات التي تراعيها الشركة وأي إرشادات حول موعد عودة الموظفين الى العمل.

·         سياسات أمن المعلومات لضمان سلامة وسرية المعلومات التي تحتفظ بها الشركة.

·         التوقعات الخاصة ببيئة عمل الموظف، مثل متطلبات تشغيل الكاميرا أثناء الاجتماعات والتحكم في الضوضاء.

·         تفاصيل حول المسؤولية والتأمين ذات الصلة بتعويض الموظف أثناء العمل عن بعد، وكذلك كيفية تأمين أصول الشركة في حالة الخسائر.

·         توجيهات حول استخدام قنوات الاتصال مثل التوقعات الخاصة باستخدام منصات مختلفة لأنواع معينة من الاتصال، بما في ذلك الإعلانات الرسمية المهمة من داخل الشركة.

·         فرص التعلم والتطوير التي توفرها الشركة، وكيف يمكن للموظفين متابعة هذه الموارد والاستفادة منها.

·         دليل شامل لجهات الاتصال يقوم بتحديد من الموظف الذي يجب الوصول اليه في حالة حدوث مشكلة في الاتصال او البرامج او الأجهزة.

فبعد أشهر من الاضطرابات الناجمة عن COVID-19 تتساءل بعض الشركات هل هناك حاجة الى العمل في المكتب حتى عندما ينحسر الوباء. إذا تحقق هذا الاتجاه السائد سيكون هناك مجموعة جديدة من سياسات التشغيل ودليل تشغيلي واضح يسهل الوصول اليه عن العمل عن بعد سيكون مرجعاً لا غنى عنه.