يوجد نظامين للمحاسبة عن المخزون هما: الجرد الدوري والجرد المستمر، ويختلف كل منهما عن الآخر في المعالجة المحاسبية عن المخزون – معيار المحاسبة المصري (2) - ، وسيتم توضيح كل من النظامين مع بيان أثرهما على المخزون.
نظام الجرد الدوري:-
بموجب هذا النظام يتم تحديد كميات وتكلفة المخزون في أول ونهاية كل فترة محاسبية. ويتم إثبات العمليات المتعلقة بالشراء في حساب يسمى (حساب المشتريات) ، ويضاف إجمالي حساب المشتريات خلال الفترة إلى تكلفة مخزون أول الفترة لتحديد تكلفة البضاعة المتاحة للبيع خلال الفترة، وفي نهاية الفترة يتم طرح تكلفة مخزون آخر الفترة من تكلفة البضاعة المتاحة للبيع للوصول إلى تكلفة البضاعة المباعة.
مع العلم أنه عند استخدام نظام الجرد الدوري، يتم تحديد تكلفة مخزون بضاعة آخر المدة عن طريق إجراء جرد فعلي للمخزون في نهاية الفترة للوصول إلى كمية وتكلفة هذا المخزون.
و يظهر ذلك من خلال المعادلة التالية:
تكلفة المخزون بضاعة أول الفترة (رصيد أول الفترة) xxx
+مشتريات الفترة (التي تم شرائها خلال الفترة) xxx
=إجمالي تكلفة البضافة المتاحة للبيع ( جرد فعلي للمخزون) xxxx
(-) تكلفة مخزون آخر الفترة (رصيد آخر الفترة) (xx)
= تكلفة البضاعة المباعة xxxx
نظام الجرد المستمر:-
بموجب هذا النظام يتم تسجيل كافة التغيرات التي تحدث في المخزون بصفة مستمرة في حساب المخزون، وذلك على النحو التالي:
1. تسجل مشتريات البضاعة المعدة للبيع - في حالة المنشآت التجارية - أو مشتريات المواد الخام اللازمة للإنتاج - في حالة المنشآت الصناعية - في الجانب المدين من حساب المخزون بدلاً من حساب المشتريات.
2. تسجل كافة المصروفات المرتبطة بالمشتريات في الجانب المدين من حساب المخزون بدلاً من تسجيلها في حسابات مستقلة.
3. يتم إثبات تكلفة البضاعة المباعة لكل عملية بيع على حدة عن طريق التسجيل في الجانب المدين من حساب تكلفة البضاعة وفي الجانب الدائن من حساب المخزون. ويلاحظ أن نظام الجرد المستمر يوفر سجلاً مستمراً للأرصدة لكل من حساب المخزون وحساب تكلفة البضاعة المباعة.
مثال علمي
بفرض توفرت البيانات التالية:-
60.000 ج.م تكلفة مخزون بضاعة أول الفترة
230.000 ج.م مشتريات خلال الفترة
في نهاية العام تم عمل جرد فعلي للمخزون و تبين:
40.000 ج.م تكلفة مخزون بضاعة آخر الفترة
المطلوب : حساب تكلفة البضاعة المباعة
الحل
تكلفة مخزون بضاعة أول الفترة (رصيد أول الفترة) + المشتريات خلال الفترة
= تكلفة البضاعة المتاحة للبيع (-) تكلفة مخزون بضاعة آخر المدة ( الجرد الفعلي) |
60.000 230.000
290.000 (40.000) |
= تكلفة البضاعة المباعة |
250.000 |