المحاسب جيد في الأرقام. جيد حقًا في الأرقام. إذن، ما هي الأرقام التي تستخدمها لإدارة ممارستك؟
يقدم معظم المحاسبين نصائح رائعة لعملائهم حول كيفية استخدام الأرقام والبيانات لإدارة أعمالهم والتحكم فيها. ومع ذلك فإن العديد من المحاسبين لا يستخدمون أي شيء مماثل لأنفسهم. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن للمحاسبين القيام بها بسهولة لأنفسهم.
مؤشرات الأداء الرئيسية اليومية Daily KPIs
مؤشرات الأداء الرئيسية، أو KPIs، تكون من رقمين إلى ثلاثة أرقام يمكن النظر إليها يوميًا لمعرفة كيف تسير الأمور وهذا العمل يسير على الهدف. كل عميل لديه عدد من الأرقام التي تمنحه فكرة عن سير الأمور. بالنسبة للمحاسبين، يمكنك الحصول على فواتير اليوم السابق، والتحصيلات، والساعات الخاضعة للرسوم (إذا حصلت على كشوفات يومية)، عدد القوائم المالية قيد التنفيذ، وعدد المرتجعات الممتدة، والنقد المستلم، والنقد المصروف، ورصيد دفتر الشيكات، رصيد دفتر الشيكات، وربما الذمم الدائنة المتأخرة (يجب ألا يكون هناك أي منها)، والحسابات المستحقة، وعدد إشعارات مصلحة الضرائب التي نصحك بها العملاء، وأي شيء آخر تراه مهمًا لممارستك.
أسبوعيا
هذا لتقارير أكثر تفصيلا. ربما إجمالي الساعات الخاضعة للرسوم وغير القابلة للتغيير لكل شخص في الأسبوع السابق (إذا كنت تستخدم الجداول الزمنية) وقائمة الذمم المدينة التي فات موعد استحقاقها.
أي شيء لم يتم دفعه في غضون 20 يومًا من الفاتورة هو متأخر؛ لك أو للآخرين، قد يستغرق الأمر 90 يومًا؛ في كلتا الحالتين، حدد المقياس الخاص بك. أو ربما تكون قائمة بالعملاء الجدد وتوقع العملاء المحتملين بتاريخ الاتصال الأول والرسوم المحتملة وآخر تاريخ تم الاتصال به ومن قام به.
شهريا
يمكن أن يكون هذا بيان الأرباح والخسائر والميزانية العمومية في موعد لا يتجاوز اليوم الثاني من الشهر، وفترة زمنية، وإجمالي الفواتير المرسلة، وجدول الذمم المدينة القديمة، ونسخة من التسوية المصرفية وكشف الحساب المصرفي.
نصف سنويا
يمكن أن يكون هذا فترة زمنية مقارنة بالفواتير والتحصيل. كحد أدنى، يجب الحصول على ذلك كل ستة أشهر، ولكن إذا كان بإمكان برنامجك إنشاء هذه المعلومات، فراجعها شهريًا أو ربع سنوي. ربما يمكنك الحصول على إجمالي الأعمال والضرائب والخدمات الخاصة للعملاء مقارنة بالسنوات الخمس الماضية، وأي شيء آخر قد يقدم أو يشير إلى اتجاه ما. إن الحصول عليها على أساس أقل تواترا لن يؤدي إلى فوائد تتناسب مع المدخلات لتوليدها.
سنويا
إلى جانب جميع المعلومات الواضحة، قم بإعداد ميزانية العام المقبل وقارن مبالغ العام الماضي بالمبالغ الفعلية واكتشف سبب الاختلافات. مهما كان ما تقرر القيام به، ضع في اعتبارك أن الغرض من ذلك هو توفير بيانات ذات مغزى من شأنها أن تساعد في إدارة ممارساتك والتحكم فيها بشكل أفضل.
